Top 17 # Xem Nhiều Nhất Thực Trạng Và Giải Pháp Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử / 2023 Mới Nhất 12/2022 # Top Like | Photomarathonasia.com

Tìm Giải Pháp Cho Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử / 2023

GD&TĐ – Ngày 5/10, Cục văn thư lưu trữ tổ chức Hội thảo “Quản lý lưu trữ điện tử của các cơ quan Nhà nước”.

Mô hình hệ thống quản lý dữ liệu

Tham dự Hội thảo khoa học có ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; ông Ngô Phan Hải – Cục trưởng Cục Kiểm soát Thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ; ông Nguyễn Thành Phúc – Cục trưởng Cục trưởng Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông và gần 150 đại biểu, báo cáo viên là cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ.

Trong bối cảnh hiện nay, quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản. Tuy nhiên, nhiệm vụ này đang gặp nhiều khó khăn trong thực tế triển khai tại các cơ quan nhà nước.

Kết quả khảo sát 264 công chức, viên chức đến từ 132 cơ quan nhà nước cũng cho thấy 85% các cơ quan, tổ chức nhà nước đang lúng túng khi đối mặt với việc quản lý cả văn bản giấy và văn bản điện tử, tình trạng quản lý văn bản, tài liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu, kém.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là thiếu các nghiên cứu cơ bản, thiếu định hướng chiến lược, lộ trình cụ thể, đầu tư trang thiết bị… cho việc quản lý tài liệu điện tử”.

Ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu khai mạc Hội thảo

Phát biểu khai mạc, ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết: Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nước, lịch sử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ đang được ghi lại dưới định dạng điện tử, dạng số.

Đặc biệt, kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh Chính phủ điện tử là khối lượng tài liệu điện tử khổng lồ cần được xử lý, lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để bảo quản, bảo vệ cho thế hệ sau.

Để quản lý khối tài liệu điện tử đó, cần có những đổi mới về quan điểm, lý luận, pháp lý và các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hệ thống lý luận, hệ thống pháp lý và các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hiện hành tại Việt Nam chưa đáp ứng được những yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện tại ở các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử chưa đủ các chức năng, tính năng để bảo vệ an toàn và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử.

Ông Nguyễn Thành Phúc – Cục trưởng Cục trưởng Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông phát biểu tại Hội thảo

Hội thảo đã nhận được rất nhiều những ý kiến góp ý và trao đổi, nhìn chung những góp ý tập chung vào các vấn đề như: Sự cần thiết của Đề án; Mục tiêu tổng quan và mục tiêu cụ thể của Đề án; Các nội dung cơ bản của Đề án; Các giải pháp công nghệ triển khai đề án; Lộ trình thực hiện Đề án…

Bên cạnh đó các ý kiến cũng đề nghị Ban xây dựng Đề án tiếp thu và bổ sung hoàn thiện các nội dung như: xem xét rút ngắn lộ trình của Đề án, vị trí của Đề án trong Khung kiến trúc của Chính phủ điện tử, phạm vi của Đề án…

Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” / 2023

Thực hiện Kế hoạch số 146/KH-BNV ngày 11 tháng 01 năm 2018 của Bộ Nội vụ, ngày 05/10/2018 vừa qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo xin ý kiến của các bộ, ngành trung ương, một số tỉnh thành phố trực thuộc trung ương và doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin về Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước”, trong đó có Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.

Trong bối cảnh hiện nay, quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản. Tuy nhiên, kết quả khảo sát 264 công chức, viên chức đến từ 132 cơ quan nhà nước cho thấy 85% các cơ quan, tổ chức nhà nước đang lúng túng khi đối mặt với việc quản lý cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Tình trạng quản lý văn bản, tài liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu, kém.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là thiếu các nghiên cứu cơ bản, thiếu định hướng chiến lược, lộ trình cụ thể, đầu tư trang thiết bị… cho việc quản lý tài liệu điện tử. Chính vì vậy, việc xây dựng một Đề án quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay là cần thiết và cấp bách.

Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước” ra đời với mục tiêu hoàn thiện hệ thống pháp lý và quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; tiến tới thực hiện văn thư điện tử năm 2025, lưu trữ số năm 2030; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu số quốc gia và bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử.

Đề xuất giải pháp công nghệ phần mềm và chuẩn dữ liệu để thực hiện Đề án, tại Hội thảo, SAVIS đã có bài trình bày về Giải pháp lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data tuân thủ theo ISO 14721:2012 – Tiêu chuẩn đặc tả kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới áp dụng như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Pháp, Hoàng gia Anh…. Đây là giải pháp được vinh danh là sản phẩm tiêu biểu của ngành phần mềm, dịch vụ CNTT Việt Nam tại lễ trao Danh hiệu Sao Khuê 2018.

Hiện tại, SAVIS là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA và các tổ chức Lưu trữ truyền hình Quốc tế như AMWA và FIMS.

Dẫn nguồn báo ICT đưa tin về sự kiện:

http://ictvietnam.vn/tieu-diem/giai-phap-cong-nghe-cho-de-an-%E2%80%9Cquan-ly-tai-lieu-luu-tru-dien-tu-cua-cac-co-quan-nha-nuoc%E2%80%9D.htm

Giải Pháp Quản Lý Lưu Trữ Và Số Hóa Tư Liệu Efile / 2023

Giải pháp quản lý lưu trữ và số hóa tư liệu eFile  là  giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa tổng thể hoạt động quản lý lưu trữ của một đơn vị. Đây là phần mềm tích hợp đầu tiên của Việt Nam cho lĩnh vực này. eFile gồm nhiều phân hệ tương ứng với các nhóm nghiệp vụ của một cơ quan thực hiện quản lý lưu trữ. Tính năng nổi bật

Quản lý tài liệu lưu trữ:

Hỗ trợ lưu trữ nhiều loại tài liệu khác nhau

Tùy biến trường tin, khung nhập tin biên mục tài liệu động

Thiết đặt cấp độ mật và phân quyền truy cập tài liệu lưu trữ

Quản lý việc thống kê, mượn trả tài liệu… bằng mã vạch

Kiểm soát và tự động thông báo các tài liệu đến thời hạn hủy, nộp lưu về trung tâm lưu trữ

Xây dựng kho lưu trữ động với hàng triệu tài liệu

Quản lý phân quyền linh hoạt tài khoản người dùng theo chức năng

Khai thác dữ liệu

Truy cập khai thác mọi lúc, mọi nơi qua kết nối Internet

Hỗ trợ khai thác trên nhiều loại thiết bị

Tùy biến thay đổi ngôn ngữ giao diện

Phân quyền truy cập tài liệu lưu trữ của người dùng

Giao diện tìm kiếm động

Tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm toàn văn

Số hóa nhận dạng tài liệu

Tự động số hóa, nhận dạng và chuyển tài liệu từ dạng JPG, GIF, TIFF… sang định dạng PDF, Word, Excel…

Khả năng số hóa, nhận dạng có độ chính xác hơn 90%

Trạm soát lỗi chính tả được thiết lập theo yêu cầu

Báo cáo – thống kê

Biểu mẫu báo cáo đa dạng đầy đủ cho các nghiệp vụ

Thiết lập các báo cáo theo nhu cầu

Khả năng tích hợp

Tự động liên kết với hệ thống số hóa nhận dạng

Tích hợp hệ thống với phần mềm thư viện điện tử Libol, phần mềm quản lý văn bản Foldio…

Phân hệ chính

Phân hệ Thu thập

Phân hệ Biên mục – Chỉnh lý

Phân hệ Lưu thông

Phân hệ tra cứu trực tuyến

Phân hệ Tài nguyên số hóa

Phân hệ Quản lý

Khách hàng

Cục văn thư lưu trữ nhà nước; Bộ Ngoại Giao; Tổng cục Thuế; Tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí.

Đối tác

Giải thưởng

Giải thưởng Sao khuê năm 2006, 2012

Giao diện

Giải pháp quản lý lưu trữ và số hóa tư liệu eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa tổng thể hoạt động quản lý lưu trữ của một đơn vị. Đây là phần mềm tích hợp đầu tiên của Việt Nam cho lĩnh vực này. eFile gồm nhiều phân hệ tương ứng với các nhóm nghiệp vụ của một cơ quan thực hiện quản lý lưu trữ.Cục văn thư lưu trữ nhà nước; Bộ Ngoại Giao; Tổng cục Thuế; Tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí.Giải thưởng Sao khuê năm 2006, 2012

Download Brochure

Lập Hồ Sơ Và Nộp Hồ Sơ, Tài Liệu Vào Lưu Trữ Cơ Quan: Vai Trò, Thực Trạng Và Một Số Giải Pháp / 2023

Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) nói chung có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức đã hình thành văn bản, giấy tờ và những văn bản, giấy tờ đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng kịp thời các yêu cầu tra cứu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ đầy đủ, khoa học. Ảnh: Internet

Luật Lưu trữ quy định: Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

Để từng bước thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác VTLT nói chung, việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng nhằm từng bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của người đứng đầu và chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật về công tác VTLT của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Thực hiện một số giải pháp sau:

– Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ và các quy định của nhà nước về công tác VTLT nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

– Căn cứ kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ để đánh giá và bình xét thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không thực hiện nghiêm công tác này.

– Có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho người làm công tác VTLT; tăng cường cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ.

– Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ VTLT phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ phải hết sức cụ thể, rõ ràng, đồng thời quan tâm đến chế độ đãi ngộ, phụ cấp, chế độ độc hại của ngành Lưu trữ cũng là điều cần thiết.

Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Trong mỗi cơ quan, tổ chức nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ. Công việc này giúp lãnh đạo và công chức, viên chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Bên cạnh đó sẽ giảm bớt ngân sách nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm của địa phương.

Thi đua lập thành tích chào Đại hội Đảng bộ các cấp, tiến tới Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước, mỗi cơ quan, tổ chức cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác VTLT để xây dựng những giải pháp phù hợp đưa công tác VTLT đi vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu và nhiệm vụ đề ra của Đảng: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”./.