Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge

--- Bài mới hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022 Các Bước Thực Hiện
  • 12 Mẹo Hữu Ích Khi Sử Dụng Microsoft Word
  • Tạo Và Sử Dụng Các Macro Tự Động Trong Word 2010
  • Hướng Dẫn Sử Dụng Navigation Pane Trong Word 2010
  • Sử Dụng Hiệu Quả Navigation Pane Trong Word 2010
  • Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới… nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.

    Cách trộn thư trong Word 2013

    Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh

    Và file dữ liệu excel như sau:

    Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn

    Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.

    Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

    Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại

    Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu

    Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

    Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient

    Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn

    Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn

    Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook

    Type a new list: Tạo ra danh sách mới

    Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.

    Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK

    Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

    Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp

    Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài

    Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi

    Validate adress: Xác nhận địa chỉ

    Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.

    Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.

    Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.

    Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter

    Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

    Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

    Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.

    Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

    Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra

    Edit inpidual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

    Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 26): Tạo Đồ Họa Smartart
  • Cách Tạo Công Thức Tính Toán Trong Bảng Của Ms Word 2003
  • #24 Thủ Thuật Hay Trong Microsoft Word
  • Tổng Hợp Một Số Thủ Thuật Hay Trong Microsoft Word
  • Tra Cứu Các Từ Trong Từ Điển Đồng Nghĩa
  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word
  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • 360 Phím Tắt Đáng Giá Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022
  • Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2022

    Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2022, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

    Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

    Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

    Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.

    Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

    Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

    Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

    Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

    Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

    Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

    Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

    ​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

    Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

    Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

    Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

    Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: “AddressBlock”).

    Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

    Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

    Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

    Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

    Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

    Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

    Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

    Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge
  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 6): Sử Dụng Indents Và Tabs
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007

    --- Bài mới hơn ---

  • Tạo Rule Trong Outlook, Phân Loại Và Lọc Email Trong Microsoft Outlook
  • Chuyển Email Tự Động Vào Một Thư Mục Trong Outlook
  • Hướng Dẫn Cách Đổi Tên Thư Mục Archive Trong Outlook 2022
  • Mở Và Tìm Các Mục Trong Tệp Dữ Liệu Outlook (.pst)
  • Hướng Dẫn Cách Phục Hồi Thư Đã Xóa Hoặc Lưu Trữ Trên Ms Outlook
  • Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

    Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.

    1. Mail Merge căn bản

    a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)

    Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

    1 Những tài liệu ban đầu.

    2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

    3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

    Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

    b. Tài liệu chính?

    Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

    1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

    2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

    c. Thông tin người nhận

    Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

    Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v…

    Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

    d. Bộ tài liệu khi hoàn tất

    Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.

    Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

    • Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).
    • Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

    2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận

    a. Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge

    Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

    Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

    b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận

    Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận.

    Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.

    Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

    2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

    Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

    Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

    c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

    Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

    • Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.
    • Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
    • Thông tin về nhân viên của bạn.

    Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge.

    Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

    Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

    d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge

    Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).

    Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

    e. Tìm hiểu Merge field

    Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

    “Tiêu Đề” “Họ Tên”

    “Địa Chỉ Tên Đường”

    “Thành Phố”, “Bang” “Mã Quốc Gia”

    Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

    f. Thực hiện mail merge

    Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

    Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

    Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

    g. Mail Merge Wizard

    Để thực hiện trộn thư, chọn

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

    h. Cách tạo tài liệu chính

    Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

    Chọn

    nếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn.

    Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

    i. Kết nối đến danh sách người nhận

    Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

    Chọn

    nếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

    Chọn

    nếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

    Chọn

    nếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

    Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

    j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

    Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

    Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

    1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

    k. Sắp xếp tài liệu chính

    Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:

    • Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.
    • Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

    l. Xem lại mail merge

    Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin.

    Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

    m. Hoàn tất việc merge

    Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

    n. Mail merges sử dụng Ribbon

    Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

    Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mail Merge: Automatically Generate And Send Personalized Emails
  • Trộn Thư Và Gửi Email Tự Động Đến Nhiều Người Với Mail Merge Trong Gmail
  • Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word
  • Hướng Dẫn Tạo Lịch, Đặt Phòng Họp Qua Phần Mềm Microsoft Outlook
  • Tìm Kiếm Email Outlook Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước Và Hơn Thế Nữa
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022
  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word
  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • Trộn thư, trộn văn bản ( Mail Merge) là một tính năng rất hữu ích mà Microsoft cũng cấp cho người dùng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng tính năng trộn thư trong word đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ. Khi bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định cho nhiều người, thay vì bạn phải viết, nhập nội dung cho mỗi trang gửi cho một người thì bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định cùng với danh sách người nhận rồi sử dụng tính năng Mail Merge trên Word là sẽ thành công.

    Hướng dẫn trộn thư trên Word

    Cách trộn thư trong Word 2022

    * Các bước cần chuẩn bị:

    – Máy tính cài sẵn chương trình Word 2022.

    – Các bạn cần có một mẫu văn bản mời họp và tạo sẵn một file Excel là danh sách mời họp.

    Đến bước này bạn cần thêm danh sách tên học sinh, tên phụ huynh, lớp… để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI. Nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới.

    Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong bạn nhấn OK.

    Bạn nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

    Ví dụ tại dòng Kính mời (ông/bà) bạn chọn trường Họ tên phụ huynh, dòng Phụ huynh học sinh bạn chọn trường Họ tên học sinh, tại dòng Học lớp bạn chọn trường Lớp.

    Nếu bạn muốn in thư thì bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.

    Như vậy là bạn đã Trộn thư trong Word 2022 thành công. Từ giờ trở đi nếu bạn cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn… mà cần gửi tới nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như chúng tôi vừa hướng dẫn ở trên là sẽ thành công. Việc làm này giúp bạn rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 6): Sử Dụng Indents Và Tabs
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2013 (Phần 8): Sử Dụng Indents Và Tabs
  • Sử Dụng Mail Merge Trong Excel Mà Không Cần Mở Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Tạo Thư Tự Động Từ Dữ Liệu Excel Sang Word
  • Cách Trộn Thư Dùng Bảng Excel
  • Cách Làm Mail Merge ( Trộn Thư) Bằng Excel, Word Cho Kế Toán
  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể
  • Cách Tạo Phím Tắt Merge Cell Trong Excel
  • Mail merge được định nghĩa là phương pháp tự động nhập dữ liệu từ một bảng tính bên ngoài vào một văn bản soạn thảo thông thường, sau đó người dùng có thể in trực tiếp văn bản đó ra. Kết quả là tạo ra được nhiều nội dung có tính cá nhân hóa cao mà không phải mất công soạn thảo.

    Thường thì để sử dụng chức năng này thì Word là công cụ được ưu tiên nhiều hơn. Trong Word người dùng có thể thực hiện Mail Merge thông qua dữ liệu được tạo từ một tệp Excel bên ngoài. Quy trình là khá đơn giản và hiệu quả, tuy vậy đôi khi bạn có thể không cần dùng đến Word mà chỉ cần dùng Excel mà thôi.

    Các lưu ý cơ bản:

    Để chạy Mail Merge trong Excel, yêu cầu phải có:

    • Dải ô tính chứa dữ liệu cần nhập. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Data”
    • Dải ô tính chứa văn bản. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Form”
    • Ô tính chứa số thứ tự hàng của giá trị “bản nháp hiện tại” (current record). Trong ví dụ này là ô C3
    • Công thức dựa trên hàm INDIRECT của Excel để truy xuất dữ liệu từ ô “bản nháp hiện tại”. Trong ví dụ này, các công thức trên nằm ở cột L
    • Các công thức nằm trong phần văn bản soạn thảo ở dưới, có tham chiếu tự động đến nội dung ô ở cột L. Ta sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra một bức thư cá nhân hoàn chỉnh.
    • Một macro lặp vòng quanh kho dữ liệu chung, cập nhật liên tục số bản nháp hiện tại và tự động in văn bản ra giấy.

    Ví dụ này có thể áp dụng cho nhiều mục đích sử dụng khác.

    Trong ví dụ này, ta thấy có một vài tính năng hữu ích khác:

    • Có thể xác định được bản nháp đầu tiên và bản nháp cuối cùng từ kho dữ liệu chung
    • Phím bấm hỗ trợ định vị toàn bộ các mục của bảng tính
    • Có lựa chọn xem trước khi in
    • Có phím “Help” để hướng dẫn phương pháp sử dụng.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Bật Macro Trong Excel; Sửa Lỗi Không Chạy Được Macro
  • Cách Bật Macro Trong Excel 2010, 2013, 2022 Cực Kỳ Đơn Giản
  • Hướng Dẫn Cách Tự Học Vba Hiệu Quả Với Chức Năng Record Macro
  • Giới Thiệu Về Macro Trong Excel (Windows)
  • 4 Ứng Dụng Thay Thế Microsoft Excel Giúp Bạn Nâng Cao Kỹ Năng Phân Tích Chỉ Trong Vòng 1 Tuần
  • Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003

    --- Bài mới hơn ---

  • Mail Merge: Chức Năng Trộn Thư Rất Hữu Ích Của Microsoft Word.
  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2013 (Phần 9): Sử Dụng Line And Paragraph Spacing
  • Cách Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo Trong Word
  • Vô Hiệu Hóa Chức Năng Thông Báo Update Của WordPress
  • Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:

    Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC

    Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.

    Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.

    Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.

    Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau

    + Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file DulieuMau

    Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013

    Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư

    Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào

    Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:

    Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.

    Trộn tài liệu (Mail Merge)

    Các Khái niệm:

    Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…

    Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

    Tập tin data source

    Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

    Tập tin main document

    Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh

    a.Form letter

    Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

    Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

    * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

    Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word

    Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

    Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

    Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

    Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.

    Nhấn OK.

    Nhấn Next qua bước 4.

    Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items

    Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

    Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

    Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

    Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

    b.Envelopes

    Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

    c. Labels

    Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1.

    d.Catologes

    Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

    Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.

    Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.

    Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.

    Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

    Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/

    Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

    Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau:

    Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

    Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

    Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

    Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

    Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

    Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

    Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý.

    Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

    Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

    Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

    Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

    Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

    Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

    Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

    Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

    Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

    Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.

    Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục

    + All: In toàn bộ tài liệu.

    + Current Page: In trang hiện thời.

    + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

    Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

    Copies: chỉ số bản cần in.

    Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:

    – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).

    – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Kỹ Thuật Trộn Thư Cao Cấp Trên Ms Word2003
  • Công Việc Nhẹ Nhàng Hơn Khi Biết Chức Năng Các Phím Từ F1
  • Sao Chép Cắt Dán, Viết Hoa Khi Bắt Đầu Câu Mới, Autotext. Trộn Văn Bản Trong Word
  • Xử Lý Cột Trong Word, Thao Tác Làm Việc Với Cột Trong Văn Bản Word
  • Mmo, Crypto, Coin, Token, Stock, Top 10 , Nckhspud, Skkn, : Một Số Câu Hỏi Câu Hỏi Tin Học Văn Phòng
  • Soạn Mail Merge Trong Word Mailmeger Doc

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Sử Dụng Text Box Trong Word 2010
  • Tùy Biến Thanh Công Cụ Toolbar Hiển Thị Ngoài Giao Diện Word 2003, 200
  • Hướng Dẫn Vẽ Sơ Đồ, Mô Hình Bằng Word 2007/2010 12/2020
  • Sử Dụng Giọng Nói Để Ra Lệnh Và Soạn Thảo Văn Bản Trong Microsoft Office Bằng Dictate
  • Microsoft Thử Nghiệm Ứng Dụng Khẩu Lệnh Dictate Trong Office
  • Công nghệ thông tin

    Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word

    07/08/2007 14:48

    5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế (xem hình 3).

    6. TRong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới (xem hình 4).

    – Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name. – Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm). – Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 5).

    Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. 7. TRong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính (thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng việt, xem hình 6).

    8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK (xem hình 7).

    9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close. Bước 4. Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một. Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẫu tin REcord (xem hình 8).

    Bước 5. Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

    Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công! Trần đại Minh Trí

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 28): Cách Trộn Văn Bản, Trộn Thư Mail Merge
  • Cách Gộp Và Tách Ô Cho Các Table, Bảng Biểu Trong Word 2003, 2007, 201
  • Hiện Bản Dịch Ngay Phía Dưới Văn Bản Word, Dịch Văn Bản Trong Word
  • Cách Dịch Văn Bản Trực Tiếp Trong Word
  • Cách Dùng Tính Năng Dịch Nhanh Trong Word 2022 Không Cần Dùng Từ Điển
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Xem Toàn Bộ Cấu Trúc Văn Bản Word Bằng View Outline
  • Chọn Những Vật Thể Khác Nhau Trong Word
  • 2 Cách Sao Chép Dữ Liệu Từ Excel Sang Word Giữ Nguyên Định Dạng
  • Cách Liên Kết Dữ Liệu Word Và Excel Thật Là Đơn Giản Dễ Dàng
  • Hướng Dẫn Điều Chỉnh Định Dạng Trang Với Page Setup
  • Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

    Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

    Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

    Tại Step 1: Letters

    Tại Step 2: Use the current document

    Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

    Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

    Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

     

    Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

    Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

    Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

    Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

    Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

    Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

    Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit inpidual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

    Bước 10: Chọn Save 

    Lời kết

    Thông tin liên hệ 

    Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

    Email: [email protected]

    Hotline: 0914 444 343

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dùng Tính Năng Trộn Thư
  • Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Trong Microsoft Word
  • Cách Sử Dụng Thesaurus Trong Microsoft Word
  • Sử Dụng Multilevel List Để Tạo Mục Lục Tự Động Trong Word 9
  • Làm Cách Nào Để Hiển Thị Hoặc Ẩn Ngắt Phần Trong Word?
  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • 360 Phím Tắt Đáng Giá Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022
  • Các Phím Tắt Trong Microsoft Word 2010
  • Tính năng trộn thư trong word cực kỳ hữu ích nhưng nhiều bạn vẫn chưa biết tới và sử dụng tạo thuận lợi cho công việc. Trong bài viết này VOH sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm Mail Merge trong word 2013 và word 2022.

    Cách làm Mail Merge trong word 2013

    Trộn thư (Mail Merge) là tính năng được tích hợp trong Microsoft Word. Với những thao tác đơn giản bạn sẽ giảm thời gian, công sức chèn danh sách thông tin từ bảng excel vào trong các văn bản word.

    Hướng dẫn cách làm Mail Merge với word 2013:

      Bước 2: Bạn sẽ thấy Mail Merge có ở bên phải Word với thông tin

      • Step 1: Letters
      • Step 2: Use the current document
      • Step 3: Use an existing list trong danh sách đã có trước. Bạn vào lựa Type a new list lập danh sách mới, nhấn nút Next: Write your letter.
      Bước 3: Trong Select Data Source thì bạn chọn danh sách đã có sẵn mở Open.
      Bước 5: Trong Mail Merge Recipients thì lựa dữ liệu cần chèn với việc đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu. Bạn chèn tất cả thì đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source rồi nhấn nút OK.
      Bước 7: Bạn di chuột vào nơi cần chèn dữ liệu rồi nhấn More items. Xuất hiện Insert Merge Field thì chọn trường dữ liệu với nội dung cạnh con dấu chuột và nhấn nút Insert chèn vào đó.

    Hoàn thành việc chèn danh sách thì bạn sẽ có bảng dưới. Bạn nhấn Next: Preview your letters.

      Bước 9: Bạn xem lại thông tin thì vào Edit inpidual letters và nhấn OK tại Merge to New Document.

    Cách làm Mail Merge trong word 2022

    Các bước làm Mail Merge trong word 2022:

      Bước 4: Bạn thêm danh sách thông tin học sinh, phụ huynh, lớp…Bản word sẽ tự động thêm vào giấy mời.

    Bạn chọn Next: Write your letter.

      Bước 6: Chọn next pvious để thông tin đứng đúng vị trí rồi chọn Next: Complete the merge.

    Bạn muốn in thư thì chọn Print để in, nếu không muốn thì đóng Mail Merge.

    Nguồn ảnh: Internet

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge
  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Hướng Dẫn Chức Năng Mail Merge Trong Excel

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Về Cách Kéo Công Thức Trong Excel
  • Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Tự Động Fill Và Thủ Công Bằng Công Thức
  • Hướng Dẫn Cách Gộp Ô Trong Excel Không Bị Mất Dữ Liệu
  • Cách Chèn Và Bỏ Chèn Ngắt Trang Trong Excel Đơn Giản Mà Hiệu Quả
  • Hướng Dẫn Xóa Chữ Chìm, Chữ Page 1, Page 2 Trong Excel 2022, 2022, 201
  • Bạn đã học qua cách dùng các hàm và các kỹ thuật phức tạp trong excel, Hôm nay tôi hướng dẫn các bạn cách làm một ứng dụng nho nhỏ nhưng rất hữu ích, đặt biệt nó rất cần thiết đối với các bạn kế toán thường phải làm tem nhãn để dán lên tài sản cố định, hay các bạn nhân viên hành chính nhân sự phải in phiếu lương, thư mời…

    Ví dụ tôi có bản danh sách nhân viên nằm ở Sheet2 như sau:

    Và trên phiếu lương tôi cần xuất 3 thông tin xuất hiện đó là Mã Nhân Viên, Họ tên nhân viên và Phòng ban.

    Theo danh sách bên trên thì mỗi nhân viên ứng với 1 con số ở bên cột No. Như vậy Cách đơn giản nhất là dùng Hàm Vlookup để gọi thông tin của từng nhân viên dựa trên số thứ tự của nó tương ứng. do đó tôi thiết kế một cái nhãn ở một trang tính khác như sau:

    A B

    1 Số thứ Tự

    2

    3 Mã Nhân Viên =vlookup(B1,sheet2!A:D,4,0)

    4 Họ Và Tên =vlookup(B1,sheet2!A:E,5,0)

    5 Phòng Ban =vlookup(B1,sheet2!A:F,6,0)

    Mỗi khi bạn nhập các số từ 1 cho đến số cuối cùng trong bản danh sách trên thì mọi thông tin của nhân viên đó được gọi ra để bạn tiến hành in.

    Và lưu ý là số thứ tự trong cột A không được trùng nhau.

    Tuy nhiên cách làm như trên thì mỗi lần in chỉ hiện ra thông tin của một nhân viên trên một trang giấy như thế thì mất thời gian và tốn kém khi danh sách nhân viên, hay tài sản dài hàng trăm, hàng ngàn dòng.

    Lúc này đòi hỏi ta thiết kết lại trang in sao cho mối lần in là nhiều nhất (tùy theo khổ giấy in đặc biệt là loại giấy có thiết kế và định dạng sẵn có keo dán.

    Ở đây tôi in trên nền giấy in sẵn A5 với bốn nhãn nên tôi thiết kế trang in tương ứng như sau:

    Cũng theo cách làm trên mỗi khi ta nhập một giá trị tương ứng với số thứ tự trong cột A của sheet2 vào ô D3 thì các nhãn sẽ tự động điền thông tin của 4 nhân viên có số thứ tự liền kề với giá trị của ô D3.

    Như vậy thay vì in 1 lần 1 người như ở cách làm thứ 1, lúc này một lần in ta có thể in được 4 người. Nếu khổ giấy của bạn có thể in nhiều hơn thì bạn chỉ việc copy cả ba dòng chứa mã nhân viên, Họ Tên và phòng ban rồi dán xuống bên dưới. hoặc bên phải. Sau đó chỉnh sửa lại giá trị Lookup_value của hàm Vlookup thành D3+4; D3+5 v.v.

    Đến đây thì ứng dụng hoàn thành 90% rồi. Sở dĩ như vậy vì nếu bạn làm việc cho công ty lớn, mỗi phòng ban có nhiều người, Nếu in theo thứ tự từ 1~ hết nhân viên trong công ty sau đó mới bọc nhãn ra, sắp xếp lại rồi bàn giao cho từng phòng. Làm như thế này cũng rất mất thời gian phân loại và sắp xếp sau khi in.

    Lúc này bạn nghĩ đến việc làm sao để in theo phòng ban để không phải sắp xếp các bản in?

    Cách thứ nhất,

    rất đơn giản đó là bạn chuyển sang Sheet2 chứa danh sách nhân viên, ta thiết lập chức năng Data Filter ở dòng thứ 1 rồi dùng chức năng Sort để sắp sếp cột Phongban theo thứ tự Alphabet, và sau đó đánh số lại cột No (Cột A), Lúc này ta có thể in theo từng phòng ban rồi.

    Cách thứ 2:

    Như bạn thấy ở danh sách nhân viên bên trên tôi có thêm cột P.ban_No được đánh số thứ tự theo số người trong mỗi phòng ban. Đây là điểm mấu chốt của cách 2, Vậy làm sao để đánh số thứ tự theo từng phòng ban? Ta dùng Hàm IF để thực hiện việc đánh số tự động.

    Để Hàm Vlookup tìm kiếm chính xác và không bị lỗi thì ta phải thiết lập Data Validation cho cột phòng ban ở danh sách nhân viên (Sheet2) và ô D1 của trang in

    Lưu ý lúc này Lookup_Array là vùng từ cột C:F, và công thức hàm bên trên ta có thể lấy vùng tham chiếu từ C:F áp dụng cho tất cả các công thức trên.

    Tối ưu thêm kết quả in:

    Theo thiết lập trên thì ta đã hoàn chỉnh được chức năng in tự động giống với Merge Mail rồi, tuy nhiên sẽ có vấn đề phát sinh trong quá trình in, ví dụ như trang in bị rách một phần, làm cho chất lượng của một vùng nào đó của kết quả in bị xấu hoặc bị mất, lúc này ta muốn in lại một nhân viên bất kỳ mà không phải dò tìm nhân viên đó ở vị trí nào trong danh sách.

    Giả sử như cột A đã được đánh số theo thứ tự từ 1 ở dòng số 2 thì, ta sẽ định vị được vị trí của nhân viên là kết quả của Hàm Match trừ đi 1 đơn vị. từ đó ta dùng hàm Vlookup để trả về số thứ tự của nó trong mỗi phòng ban, nó thuộc phòng ban nào.

    Ta đặt công thức ở cột C2 như sau: =Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:B,2,0)&” “&Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:F,6,0)

    lúc này mỗi khi nhập mã nhân viên vào ô D2 thì C2 sẽ hiện ra vị trí của nhân viên đó ở phòng ban nào. Căn cứ vào đó ta sẽ nhập lại tùy chọn ở ô D1 và D3 và in lấy kết quả.

    Thêm một ý tưởng nữa là chúng ta sẽ dự báo số lần in cho mỗi một phòng ban và số lần in còn lại để giúp ta chuẩn bị giấy in tốt hơn.

    Dự báo số trang in (ô D4) : Ta dùng Hàm CountIF để đếm số nhân viên căn cứ vào giá trị của ô D4 (Phòng ban) sau đó chia số nhân viên trong mỗi lần in

    C4=countif(sheet2!D:D,Sheet1!D1)

    D4=C4/ 4

    Dự báo số trang in còn lại (ô D5) ta dùng Hàm And để kết hợp với Hàm IF để xuất ra các hướng dẫn cho người in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • 14 Mẹo Tiết Kiệm Thời Gian Khi Dùng Microsoft Excel
  • Cách Dùng Và Bỏ Split Cell Trong Excel 2010 Chi Tiết Nhất
  • Thi Mos Excel Và Cách Sử Dụng Split Để Chia Cắt,sắp Xếp Hiển Thị Các Sổ Tính Hiệu Quả Trong Bài Thi
  • Cách Mở Nhiều Bảng Tính Cạnh Nhau Trong Excel 2013
  • Sắp Xếp Nhiều Cửa Sổ Làm Việc Trên Excel Cùng Lúc
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100