Chức Năng, Nhiệm Vụ Phòng Hành Chính Tổng Hợp
--- Bài mới hơn ---
Tên giao dịch quốc tế: Department of Administrative Affairs A. Chức năng
– Tham mưu, đẩy mạnh công tác cải cách hành chính; thực hiện công tác tổng hợp, thi đua, khen thưởng; văn thư, lưu trữ, pháp chế, cấp phát thư báo; quản lý, điều hành hoạt động của Bộ phận một cửa, các hoạt động lễ tân, phục vụ, các phương tiện vận tải.
– Đảm bảo thông tin liên lạc giữa Lãnh đạo Nhà trường với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài trường.
B. Nhiệm vụ 1. Công tác cải cách hành chính
– Tham mưu cho Nhà trường công tác cải cách hành chính; xây dựng kế hoạch thực hiện cải cách hành chính hàng năm. Ban hành các văn bản, biểu mẫu thực hiện công tác cải cách hành chính và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc trường thực hiện.
– Tham mưu đánh giá công tác cải cách hành chính của các đơn vị trực thuộc trường.
2. Công tác tổng hợp
– Lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, học kỳ và năm học; làm báo cáo công tác tháng, học kỳ, năm học, các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan khác.
– Chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp Hội đồng nhà trường, Hội nghị công chức, viên chức hàng năm, các hội nghị tổng kết chuyên đề, tổng kết năm học; Thư ký các cuộc họp của Hội đồng Nhà trường, các cuộc họp của Ban Giám hiệu, các buổi làm việc của lãnh đạo Nhà trường.
– Theo dõi, làm tốt công tác thông tin giữa Nhà trường và các đơn vị trong trường, giữa Nhà trường với cấp trên và các cơ quan ngoài trường.
– Theo dõi, chỉ đạo hoạt động của Văn phòng các khoa đào tạo, trường trực thuộc; phối hợp các hoạt động với Văn phòng Đảng uỷ , Công Đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên trường.
3. Công tác thi đua, khen thưởng
– Tham mưu cho Nhà trường trong việc tổ chức thực hiện Luật Thi đua – Khen thưởng và các văn bản hướng dẫn.
– Thường trực Hội đồng thi đua Trường; tham mưu cho Hiệu trưởng và Hội đồng thi đua Trường về tiêu chuẩn, tiêu chí, kế hoạch, chương trình các phong trào thi đua.
– Thu nhận và xử lý hồ sơ xét duyệt các danh hiệu thi đua, khen thưởng, các ý kiến phản ánh, các đề xuất trong công tác thi đua để phục vụ cho các cuộc họp của Hội đồng thi đua Trường.
– Thư ký các cuộc họp của Hội đồng thi đua Trường.
– Hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản để Hiệu trưởng quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận các danh hiệu thi đua và các hình thức khen thưởng bậc cao cho các tập thể, cá nhân.
4. Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế
– Tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành và bổ sung (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Vinh.
– Tham mưu ban hành các văn bản của Trường theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động.
– Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của Hiệu trưởng.
– Y sao các văn bản của Nhà trường ban hành (trừ văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm); sao lục các văn bản để phục vụ các hoạt động của Nhà trường.
– Xác nhận chữ ký của cán bộ, viên chức trong các văn bản được phép.
– Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Hiệu trưởng, chuyển công văn đến các đơn vị chức năng, các cá nhân (qua hệ thống quản lý hành chính điện tử eOffice) để thực hiện; theo dõi và báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị.
– Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi.
– Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu.
– Bảo quản, sử dụng con dấu của Trường, dấu của các đơn vị trong Trường và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật của Nhà nước.
– In các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận do Trường Đại học Vinh cấp.
5. Công tác quản lý, cấp phát thư báo và thông tin liên lạc
– Đặt mua các loại báo, tạp chí theo kế hoạch đã được Nhà trường phê duyệt hàng quý.
– Thực hiện việc tiếp nhận, bảo quản và chuyển công văn, tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín… đúng địa chỉ, chính xác, kịp thời.
– Làm tốt công tác thông tin, liên lạc từ Trường đến các đơn vị, cá nhân và ngược lại; công tác thông tin liên lạc giữa Trường và các cơ quan, đơn vị ngoài trường.
– Quản lý điều hành, theo dõi việc sử dụng hệ thống quản lý hành chính điện tử eOffice; thường trực của Ban Quản lý, Ban Biên tập website và email của Trường.
6. Công tác lễ tân, phục vụ
– Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Nhà trường; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động lớn của Nhà trường.
– Phối hợp tổ chức các hoạt động, lễ nghi tại Nhà truyền thống.
– Chuẩn bị và thực hiện công tác tiếp khách đến thăm và làm việc với Trường; xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng.
– Quản lý tài sản của Phòng được Nhà trường trang bị, tài sản các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, các phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường và các trang thiết bị Nhà trường giao cho Phòng quản lý.
– Nhân bản tài liệu, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các hoạt động, sự kiện của Nhà trường.
7. Quản lý, điều hành hoạt động của Tổ xe
– Quản lý, điều hành hoạt động của Tổ xe phục vụ cho các hoạt động của Ban Giám hiệu, các hoạt động đào tạo của Nhà trường.
– Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; thanh toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, các quy định của Nhà nước và của Nhà trường; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí trong vận hành xe.
8. Quản lý, điều hành hoạt động của Bộ phận một cửa
Quản lý, điều hành thực hiện, tiếp nhận, giải quyết các thủ tục hành chính, giải đáp các thông tin, yêu cầu, đề nghị và trả kết quả cho cán bộ, viên chức, học sinh, sinh viên, học viên, khách của Trường tại Bộ phận một cửa.
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
--- Bài cũ hơn ---
