Top 11 # Xem Nhiều Nhất Excel Mất Chức Năng Filter Mới Nhất 3/2023 # Top Like

Trong Excel, khi bạn đã tạo xong một bảng dữ liệu nhưng khi in ra thì chỉ muốn in theo một điều kiện nhất định mà không phải in toàn bộ cả bảng. Khi đó bạn cần sử dụng chức năng Advance Filter của Excel để lọc dữ liệu ra trước khi in. Bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng chức năng Advance Filter lọc dữ liệu trên bảng tính.

Khi thao tác trên bảng tính Excel, thao tác lọc dữ liệu theo điều kiện rất quan trọng và không thể thiếu. Ở bài viết trước chúng ta đã được tìm hiểu cách Lọc dữ liệu trùng nhau trong bảng tính thì ở bài viết này các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel.

Trước tiên để dùng chức năng Advance Filter thì bảng dữ liệu của bạn phải theo các yêu cầu sau:

1. Chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.2. Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề bảng dữ liệu.3. Không merge bất cứ ô nào của bảng dữ liệu.

Khi sử dụng Advance Filter thì bạn sẽ phải dùng tới một bảng phụ làm điều kiện so sánh để lọc dữ liệu từ bảng dữ liệu chính của các bạn. Và yêu cầu của bảng phụ này phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, cho nên bạn phải copy tiêu đề cột dữ liệu bạn cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc trong bảng phụ. Và Advance Filter chỉ có thể lọc 1 lần 2 điều kiện cho 1 cột dữ liệu. Các bạn có thể theo dõi ví dụ dưới để nắm bắt trực quan hơn về chức năng Advance Filter.

Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau:

Đầu tiên bạn cần phải tạo một bảng phụ dùng để lọc dữ liệu.

Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô bảng dữ liệu chính. Vào Data → Advance

– Filter the list, in-place: lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Các dữ liệu không phù hợp sẽ bị mất đi.– Copy to another location: lọc dữ liệu và copy chúng trong một khu vực khác.

Chú ý :Ngoài ra các bạn cũng cần biết thêm về các ký tự đặc biệt khi lọc 1. Ký tự *: ví dụ ở cột Name. Bạn muốn lọc tất cả các ký tự có bắt đầu bằng chữ M thì bạn sẽ nhập điều kiện lọc là M*. Tức là lọc chuỗi ký tự bắt đầu bằng chữ M, ký tự * đại diện cho các ký tự còn lại trong chuỗi. 2. Ký tự ?: tương tự như ký tự * nhưng nó chỉ đại diện cho một ký tự duy nhất. Ví dụ bạn lọc M? tức là lọc chuỗi gồm 2 ký tự bắt đầu bằng M. 3. Ký tự ~: để loại bỏ 2 ký tự đặc biệt trên khi lọc dữ liệu. Ví dụ trong bảng dữ liệu của bạn có chuỗi là M*D, khi bạn lọc nếu nhập điều kiện như vậy thì nó sẽ lọc tất cả các chuỗi có bắt đầu bằng M và kết thúc bằng D.

Nguồn: chúng tôi – Sưu tầm từ Tải Miễn Phí

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.

Sắp xếp

Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:

• Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp

• Kích nút Sort & Filter trên tab Home

• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Tùy chỉnh sắp xếp

Để sắp xếp nhiều hơn một cột:

• Kích nút Sort & Filter trên tab Home

• Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên

• Kích Add Level

• Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp

• Kích OK

Lọc dữ liệu

Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc:

• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc

• Trên tab Home, kích Sort & Filter

• Kích nút Filter

• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên

• Kích Text Filter

• Kích Words bạn muốn lọc

• Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút

Sort & Filter

• Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút

• Kích Clear

Đối với bảng tính chứa nhiều thông tin theo nhiều chủng loại khác nhau, thì việc giới hạn hiển thị (lọc)các dữ liệu sẽ giúp ta tìm thấy được thông tin cần thiết nhanh hơn, chính xác hơn. Để thiết lập chức năng Filter trong excel, chúng ta làm theo các bước sau:

Chú ý: Sau khi gọi bộ lọc chúng ta có thể thực hiện chức năng Sort dữ liệu rất dễ dàng.

Sau khi bộ lọc bật lên, nếu muốn lọc cho cột nào thì chỉ cần clich chuột trái vào biếu tượng nút bấm, và hộp thoại Filter sẽ xuất hiện. Khi checkbox Selec ALL được tick thì không có dữ liệu nào được lọc. Nếu bạn muốn xem 1 mục hàng thì ta tiến hành Uncheck tất cả các checkbox của các item khác, chỉ để lại mục hàng mà bạn muốn hiển thị.

Ví dụ, Khi tôi chỉ tick vào mục hàng Banana, thì tất cả các dòng hàng có chứa chữ Banana sẽ được hiển thị.

Theo mặc định, data filter sẽ nhóm tất cả các mục giống nhau thành một nhóm. chức năng này có phân biệt khoảng trống nhưng không phân biệt chữ in hoa hay chữ in thường. do đó các từ giống nhau nhưng khác nhau về kiểu in hoa hoặc in thường đều được xếp cùng một nhóm

Ví dụ:Dòng 1: AppleDòng 2: appleDòng 3: ApplesDòng 4: applesDòng 5: apple s

Khi tiến hành filter thì chúng sẽ nhóm thành 3 nhóm là Apple, Apples và apple s.

Vậy nếu a muốn tất cả ba nhóm trên đều được hiển thị thì làm cách nào?Đối với cột dữ liệu có chứa ít số nhóm thì ta có thể chọn thủ công là đánh dấu tick vào nhóm cần hiển thị rồi bấm OK.Tuy nhiên đối với cột có chứa hàng 100 hoặc hàng nghìn nhóm thì việc làm thủ công như trên sẽ mất khá nhiều thời gian.

Và lúc này chúng ta chú ý hướng dẫn của hộp thoại này như sau:

Use “?” to represent any single c-haracterUse “*” to represent any series c-haracters.

ở bài học cách dùng Hàm Countif thì đã có hướng dẫn ý nghĩa của dấu ? và dấu * trong điều kiện đếm. thì trong điều kiện lọc thì 2 ký tự đặt biệt này cũng có chức năng tương tự như vậy.

Dấu “?” đại diện cho một ký tự trong chuỗi. Và dấu “*” đại diện cho một chuỗi các ký tự.

ví dụ ta muốn lọc các dòng có chứa 2 ký tự bất kỳ cộng với ký tự “PL” với điều kiện Begins With thì ta thiết lập trong hộp thoại Customs Autofilter là ??pl* thì nó sẽ lọc và hiển thị những dòng có chứa 2 ký tự đầu tiên là bất kỳ và 2 ký tự tiếp theo là “pl” và những ký tự theo sau (không cần biết là bao nhiêu ký tự.) sẽ được dấu * đại diện.

Chức năng Advanced Filters: có chức năng lọc và hiển thị các nhóm dòng hàng tại cột đang thiết lập bộ lọc nếu tick vào tùy chọn Filter the list, In-place. giống như cách filter bên trên. Tuy nhiên ở mục này còn có tùy chọn là sau khi lọc các nhóm và xuất ra vị trí khác.

Ngoài công cụ lọc dữ liệu là Filter thì Excel còn hỗ trợ công cụ lọc nâng cao là Advanced Filter. So với cách lọc dữ liệu bằng Filter thì Advanced Filter có nhiều ưu điểm hơn. Advanced Filter giúp bạn lọc dữ liệu theo các tiêu chí cài đặt sẵn, điều chỉnh tiêu chí ngay tại các Cell.

Vì vậy, thành thạo công cụ Advanced Filter thì nó sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc sử dụng Excel để quản lý dữ liệu.

Cách sử dụng lọc dữ liệu – Advanced Filter trong Microsoft Excel

1

Cách tạo Advanced Filter

2

Hướng dẫn thực hiện lọc dữ liệu bằng  Advanced Filter

👉 Lưu ý:được sử dụng khi bạn đã lọc dữ liệu. Nút này cho phép bạn xóa kết quả lọc để đưa bảng dữ liệu về ban đầu.

Sau khi chọn Advanced, thì bạn sẽ được của sổ Advanced Filter. Trong cửa sổ này bao gồm các trường sau:

Filter the list, in-place: tức là kết quả lọc sẽ Fill ngay tại bảng tính, tương tự với lọc dữ liệu theo kiểu Filter.

Copy to another location: kết quả lọc sẻ được copy tới địa chỉ khác theo chỉ định trong trường (5).

Criteria range: vùng tiêu chí lọc. Lưu ý: bao gồm cả Tên cột và tên cột phải giống với tên cột của bảng cần lọc dữ liệu. Excel sẽ so sánh theo Tên cột để lọc giá trị.

Copy to: chỉ định vị trí sẽ hiển thị kết quả lọc nếu bạn chọn Copy to another location (2).

Unique records only: nếu kết quả lọc có nhiều hàng giống nhau thì chỉ lấy 1 hàng.

Ví dụ Thực hiện lọc với 1 hàng tiêu chí  ( phép AND)

Chọn Filter the list, in-place.

List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37

Criteria range: chọn điều kiện lọc: $C$3:$I$4. Trong Advanced Filter các bạn có thể liệt kê tất cả các Tên cột của bảng dữ liệu cần lọc, những tiêu chí không muốn lọc thì để ô giá trị ngay bên dưới rỗng. Excel chỉ lấy các tiêu chí lọc khi có giá trị khác rỗng để tìm kiếm.

Kết quả sẽ được Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD.

Trong Excel, các tiêu chí trong 1 hàng là phép AND (Và), tức là tc_1 AND tc_2 AND tc_3…Excel không lấy các kết quả nếu không thỏa hết các tiêu chí.

Ví dụ thực hiện lọc với 2 hàng tiêu chí (phép OR)

Chọn Filter the list, in-place.

List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37

Criteria range: chọn tiêu chí lọc: $C$3:$I$

5 

(Data là tên sheets).

👉 Kết quả sẽ được như sau: Tất cả các hàng thỏa điều kiện ( Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD) OR (Tên thiết bị là pc AND Tình trạng là Đang SD).

⇒ Như vậy, lọc giữa các hàng với nhau là phép OR (hợp), tức là tc_h1 OR tc_h2 OR ….

3

Lọc với các tiêu chí chứa dấu so sánh.

Mặc định là so sánh bằng, và bạn có thể thêm vào các dấu so sánh sau:

<: nhỏ hơn

<=: nhỏ hơn hoặc bằng.

💡 Lưu ý: sử dụng điều kiện so sánh khi cột được định dàng là số, ngày tháng. Kết quả trả về không chính xác nếu sử dụng ở cột định dạng Text.

4

Lọc dữ liệu qua tiêu chí xử lý trung gian

Ví dụ Thêm một tiêu chí có tên là Tình trạng = [True/False]

Đầu tiên, mình dùng hàm “=OR(I10=”Kho”)” để trả về kết quả TRUE hoặc FALSE.

Thực hiện lọc Advanced Filter như các ví dụ trên với tiêu chí Tình trạng = [True/False]

👉 Kết quả sẽ được tất cả các hàng có giá trị là Kho trong cột Tình trạng. Vậy kết quả lọc này có nghĩa là khi lọc các giá trị của cột Tình trạng sẽ so sánh với hàm “=OR(I10=”Kho”)” nếu là TRUE thì sẽ được lọc đưa ra bảng dữ liệu lọc.