Top 15 # Xem Nhiều Nhất Chức Năng Quản Trị Văn Phòng / 2023 Mới Nhất 12/2022 # Top Like | Photomarathonasia.com

Cụ Thể Hóa Chức Năng Tổ Chức Của Quản Trị Văn Phòng / 2023

4 Có thể nói, trong nhiều năm qua, hai khái niệm quản trị và quản lý đã được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam. Với nền tảng văn hóa phương Đông, truyền thống quản lý của Việt Nam gắn liền với sự cai trị của chính quyền phong kiến. Các quan niệm nho giáo về tề gia, trị quốc, bình thiên hạ đã đặt nền móng cho phương cách quản lý ở nước ta. Và khái niệm quản lý đã được sử dụng khá bổ biến ở Việt Nam như là cách gọi chung để chỉ toàn bộ hoạt động của nhà nước đối với xã hội, hay hoạt động của nhà quản trị cấp cao trong tổ chức. Trong khi đó, khái niệm quản trị xuất hiện muộn hơn cùng với sự xuất hiện của các tư tưởng quản lý phương Tây, mà trước hết là văn hóa Pháp. Trong tiếng Pháp và tiếng Anh, từ quản lý (management)và quản trị (administration) được phân biệt khá rõ, chủ yếu về đối tượng quản lý. Sự phân biệt giữa chúng được thể hiện trong bảng sau: Cấp độ Quản lý (management) Quản trị (administration) Vĩ mô (cấp nhà nước) chỉ hoạt động tổ chức, điều hành, kiểm soát, của tòan bộ bộ máy nhà nước nói chung, và trong nhiều trường hợp cả về lý luận lẫn thực chỉ hoạt động của hệ thống các cơ quan hành pháp, và vì thế, trong nhiều trường hợp còn được dịch là hành chính tiễn, thuật ngữ này gần nghĩa với khái niệm cai trị (governance) Vi mô (trong gắn với các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát, chỉ các hoạt động tổ chức, điều hành, kiểm soát, dựa trên hệ thống thủ từng tổ các đối tượng có thiên hướng chủ tục và quy trình đối với các đối chức) quan, định tính như con người (humans management), các vấn đề chiến lược (strategic management) tượng có tính khách quan và tương đối cụ thể, có thể định lượng như thông tin, tài chính, hành chính và hoạt động kinh doanh (bussiness administration) Tuy vậy, trong thời gian qua, sự tranh luận về cách sử dụng hai khái niệm này vẫn tiếp diễn. Sự tranh luận này xuất phát từ cách tiếp cận của các học giả Việt Nam đối với các lý thuyết quản lý cũng như thói quen dùng từ của cả học giả và dịch giả, trong đó nhiều vấn đề của quản lý đều được chuyển thành quản trị như: quản lý chiến lược được gọi là quản trị chiến lược, quản lý nhân lực được gọi là quản trị nguồn nhân lực. Đối với văn phòng, như cách tiếp cận ở trên, là một lĩnh vực hoạt động của tổ chức, cũng cần được quản trị. Những năm cuối 1980, đầu những năm 1990 là thời điểm xuất hiện của các xuất bản phẩm về quản trị văn phòng tại Châu Âu và Hoa Kỳ với tiêu đề sử dụng một thuật ngữ chung là quản lý văn phòng hành chính (administrative 4

6 – Trong một số trường hợp cụ thể, văn phòng còn thực hiện tổ chức bộ máy và nhân sự cho cơ quan, trong đó phụ trách thiết lập hệ thống tổ chức và thực hiện các thủ tục hành chính để quản lý đội ngũ nhân viên làm việc cho cơ quan. Đồng thời, với tư cách là một bộ phận đảm nhận chức năng điều phối trung tâm, văn phòng cũng là một tổ chức, bao gồm nhà quản trị văn phòng và các nhân viên dưới quyền để thực hiện nhiệm vụ được giao. Do vậy, văn phòng cũng phải được quản trị như quản trị một tổ chức. Cho nên, chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng tập trung vào hai vấn đề cơ bản: – Thiết lập cơ cấu bộ máy cho văn phòng; – Thiết lập cơ chế hoạt động cho bộ máy đó để đạt được mục tiêu; Hai vấn đề này đều được biểu hiện tập trung trong việc lựa chọn và áp dụng các mô hình tổ chức. Mỗi mô hình tổ chức văn phòng sẽ biểu hiện một cơ cấu có hệ thống với những đặc trưng về tính chuyên môn hóa và phân bổ quyền lực, đồng thời cũng cho thấy cách thức vận hành của cơ cấu ấy trên cơ sở chức năng và quyền hạn của các bộ phận. Bài viết này sẽ tập trung giới thiệu các mô hình như vậy. Các mô hình tổ chức văn phòng Cho đến nay, các học giả Việt Nam vẫn phân loại mô hình văn phòng dựa trên cơ quan, tổ chức mà nó trực thuộc, theo đó, có 6 loại văn phòng, bao gồm: Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước Văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội Văn phòng các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức dịch vụ công Văn phòng các đơn vị lực lượng vũ trang độc lập Văn phòng đại diện Văn phòng của các doanh nghiệp Cách phân loại này có ưu điểm là cho phép tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động của cơ quan quản lý nó, từ đó nhận biết được đặc điểm của văn phòng thông qua cách thức tổ chức của loại hình cơ quan mà văn phòng là bộ phận. Tuy nhiên, cách phân loại này chưa cho phép tiếp cận trực tiếp tổ chức của văn phòng, mà phải thông qua phân tích hoạt động của cơ quan để hiểu được nó. Hơn nữa, trong điều kiện biến đổi không ngừng của nền kinh tế – xã hội, việc phát sinh các loại hình cơ quan mới sẽ làm xuất hiện các loại hình văn phòng mới trong khi về một số phương diện, các loại hình văn phòng này có những đặc điểm chung. Ví dụ: văn phòng của các tổ chức chính trị và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có đặc điểm tương đối giống nhau về cơ cấu, ngân sách hoạt động và phương thức quản lý nhưng vẫn được coi là hai loại văn phòng khác nhau. Hoặc, hiện nay ở Việt Nam đã xuất hiện nhiều tổ chức phi chính phủ 6

7 (NGO), các quỹ hay trung tâm phát triển văn hóa giáo dục như JPF (Quỹ Nhật Bản), Trung tâm văn hóa Pháp Le space, dẫn đến sự hình thành của nhiều loại văn phòng mới nhưng cách thức tổ chức cơ cấu của chúng không có nhiều khác biệt. Cho nên, tôi hướng đến cách phân loại văn phòng dựa trên các mô hình tổ chức. Cách phân loại văn phòng này sẽ tiếp cận trực tiếp một số loại cấu trúc văn phòng để phân tích hoạt động của cấu trúc đó về hai vấn đề là: sự chuyên môn hóa và sự phân quyền. Chọn các mô hình cấu trúc tổ chức của Harold Koontz, Cyril O Donnel, Heinz Weihrich làm cơ sở lý thuyết và những phân tích thực tế tổ chức của hơn 20 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, chúng tôi khái quát các mô hình tổ chức văn phòng ở Việt Nam như sau: 3.1. Mô hình chức năng LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Hình 1. Mô hình văn phòng chức năng Mô hình chức năng thể hiện sự chuyên môn hóa các bộ phận của văn phòng theo các chuyên môn cụ thể. Trong mô hình này, lãnh đạo văn phòng sẽ chia sẻ quyền quản lý với những lãnh đạo bộ phận chuyên môn trong văn phòng và thực hiện thẩm quyền của mình qua nhà quản lý chuyên môn. Ưu điểm lớn nhất của mô hình này là quản lý văn phòng chuyên sâu theo từng lĩnh vực hoạt động, sử dụng được nhà quản lý là chuyên gia, giảm bớt công việc cho lãnh đạo văn phòng. Các bộ phận chuyên môn trong mô hình này vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, vừa thực hiện tham mưu về chuyên môn thông qua lãnh đạo bộ phận chuyên môn. Song, trong những nhiệm vụ phức tạp, cần sử dụng nhân viên của nhiều bộ phận chuyên môn, văn phòng sẽ gặp khó khăn để phối hợp hoạt động của các bộ phận, thậm chí nhân viên văn phòng có thể chịu sự chỉ đạo của nhiều lãnh đạo thuộc các chuyên môn khác nhau. Nếu không có biện pháp điều hành hợp lý thì khả năng hòan thành nhiệm vụ đó không cao. Mô hình chức năng được áp dụng chủ yếu cho văn phòng với tư cách là bộ phận trong cơ quan. Mô hình văn phòng này phổ biến ở các doanh nghiệp có quy mô không 7

8 quá lớn, bộ phận điều hành của một số tổ chức phi lợi nhuận, các cơ quan hành chính nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp có chuyên môn sâu. LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách khối hành chính PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách khối nghiên cứu, tổng hợp PHÒNG Hành chính Tổ chức PHÒNG Quản trị- Tài vụ PHÒNG Tiếp Công dân PHÒNG Tổng hợp PHÒNG Nội chính PHÒNG Văn xã Hình 2. Lược đồ tổ chức bộ máy văn phòng UBND cấp tỉnh Ở một số trường hợp khác, mô hình chức năng không được thể hiện dưới dạng thuần túy. Các chức năng cơ bản của văn phòng lại được chia tách và sáp nhập từng phần với các chức năng khác trong tổ chức. Ví dụ: quản lý cơ sở vật chất được sáp nhập với chức năng tài chính tại vụ – kế hoạch, chức năng điều hành kiểm soát được sáp nhập với chức năng tổng hợp tham mưu. Khi đó, bộ phận văn phòng chỉ đảm nhiệm chức năng duy nhất là chức năng hành chính. Với tình huống đó, quản trị văn phòng đồng thời là quản trị tổ chức Mô hình trực tuyến LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN KIÊM NHIỆM: kế toán, hành chính, lễ tân Hình 3. Mô hình văn phòng trực tuyến Mô hình này thể hiện sự quản lý và điều hành trực tiếp của lãnh đạo đối với nhân viên văn phòng, không phân quyền quản lý cho cá nhân khác. Mô hình này cho thấy sự tập trung hóa cao, trong đó cá nhân lãnh đạo chỉ huy và chịu trách nhiệm trực tiếp. Đồng thời, nhân viên tiếp nhận mệnh lệnh và báo cáo kết quả trực tiếp cho lãnh đạo. Mô hình này cho phép thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên được truyền đạt và tiếp nhận nhanh chóng, khả năng giải quyết công việc độc lập của nhân viên được nâng 8

9 cao, hạn chế bớt những rò rỉ hoặc gây nhiễu thông tin và đảm bảo việc kiểm soát của lãnh đạo với cấp dưới. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của môn hình này là tình trạng độc đoán, nhiều trường hợp có thể gây ra sự cô lập và kiêm nhiệm nhiều chức năng của nhân viên văn phòng, thiếu tính chuyên môn hóa. Mô hình này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ ở Việt Nam. Trong đó, lãnh đạo doanh nghiệp cũng là lãnh đạo văn phòng, không thành lập bộ phận văn phòng để đảm nhận các nhiệm vụ của bộ phận điều hành trung tâm như đã đề cập ở trên. Nhân viên văn phòng phải thực hiện kiêm nhiệm nhiều chuyên môn và các công việc hành chính văn phòng chỉ là một trong số đó Mô hình trực tuyến chức năng LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN A BỘ PHẬN B BỘ PHẬN C BỘ PHẬN D BỘ PHẬN E BỘ PHẬN G Nhân viên Hình 4. Mô hình văn phòng trực tuyến chức năng Mô hình trực tuyến chức năng là sự kết hợp giữa hai mô hình trực tuyến và chức năng. Mô hình này phản ảnh sự điều hành gián tiếp của lãnh đạo cấp trưởng đối với các bộ phận và nhân viên thừa hành thông qua các lãnh đạo cấp phó hoặc trưởng bộ phận nhỏ hơn. Nhà quản trị – lãnh đạo cấp trưởng chia sẻ công việc và quyền hạn quản trị, điều hành văn phòng với các lãnh đạo khác là chuyên gia theo từng lĩnh vực, đồng thời sử dụng đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn sâu để thực hiện chức năng tham mưu. Tính chức năng của mô hình được thể hiện ở sự chuyên môn hóa ở nhiều cấp độ tổ chức của văn phòng. Sự lãnh đạo trực tiếp của lãnh đạo cấp phó hay trưởng bộ phận và việc báo cáo, chịu trách nhiệm của nhân viên dưới quyền với lãnh đạo trực 9

10 tiếp là đặc trưng rõ nét của tính trực tuyến. Mô hình văn phòng này được áp dụng cho các văn phòng có quy mô lớn với khối lượng khổng lồ các thông tin chuyên ngành đa dạng và phức tạp. Điển hình cho mô hình tổ chức này là Văn phòng Chính phủ. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG VỤ TỔNG HỢP VỤ PHÁP LUẬT VỤ KINH TẾ NGÀNH VỤ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH VỤ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CỤC QUẢN TRỊ Hình 5. Lược đồ tổ chức bộ máy văn phòng chính phủ Văn phòng Chính phủ có tên gọi là văn phòng nhưng lại là một cơ quan ngang bộ trực thuộc hệ thống hành chính hành pháp. Về chức năng, Văn phòng Chính phủ thực hiện vai trò tham mưu, tổng hợp và giúp Chính phủ và lãnh đạo chính phủ chỉ đạo, điều phối hoạt động của Chính phủ và hệ thống cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, không thực hiện chức năng quản lý nhà nước [8]. Vì thế, Văn phòng Chính phủ vẫn đảm bảo chức năng hành chính tổ chức điều hành nhưng ở quy mô trung ương của hệ thống cơ quan nhà nước Mô hình ma trận Trong mô hình ma trận, lãnh đạo văn phòng chia sẻ quyền quản lý với các lãnh đạo chức năng trên cơ sở sự chuyên môn hóa sâu của các bộ phận trong văn phòng. Các nhân viên văn phòng không chỉ thực hiện công việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo chuyên môn mà còn làm việc theo các dự án cụ thể của cơ quan. Theo đó, vai trò hỗ trợ và chức năng hành chính của văn phòng trong cơ quan được củng cố trên cơ sở điều phối hoạt động của các nhân viên hành chính dự án. Biến thể khác của mô hình này là các hành chính bộ phận trong các bộ phận chuyên môn. Theo đó, ngòai một văn phòng trung tâm, ở mỗi bộ phận chuyên môn cũng phân công một nhân viên hành chính để hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động của phòng chuyên môn. Nhân viên này vừa chịu sự quản lý trực tiếp của phòng chuyên môn, vừa hợp tác làm việc với văn phòng trung tâm để thực hiện nhiệm vụ. Mô hình này được áp dụng với những cơ quan, tổ chức có quy mô, cơ cấu phức tạp và phương pháp quản lý hiện đại, thường phổ biến với các doanh nghiệp áp dụng công nghệ quản lý của nước ngòai hoặc doanh nghiệp nước ngoài. 10

11 LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ HỒ SƠ BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN A HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN B HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN C Hình 6. Mô hình văn phòng ma trận Về cơ bản, quy mô quản lý càng lớn, trình độ quản lý càng cao thì mô hình tổ chức văn phòng càng phức tạp. Trên thực tế, các văn phòng có thể áp dụng cùng lúc nhiều loại cơ cấu ở nhiều cấp độ tổ chức khác nhau và ở những thời điểm khác nhau. Văn phòng càng có quy mô lớn với nhiều cấp tổ chức thì càng có nhiều mô hình được sử dụng. Hơn nữa, tùy vào từng điều kiện mà các mô hình được áp dụng linh hoạt. Chẳng hạn, các ngân hàng lớn ở Việt Nam đang áp dụng mô hình ma trận nhưng theo hướng thiết lập hành chính bộ phận trong các phòng chuyên môn. Trong đó, các hành chính bộ phận có mối liên hệ thiếu chặt chẽ với các cơ cấu chức năng của văn phòng, chịu sự quản lý tòan diện của bộ phận sử dụng nhân viên hành chính đó. Một số doanh nghiệp khác sử dụng mô hình này một cách linh hoạt cho các dự án xây dựng, theo đó cơ cấu ma trận chỉ được thiết lập khi xuất hiện các dự án và tự động giải thể sau khi dự án kết thúc, trở về với cơ cấu chức năng. Các mô hình kể trên là những kiểu cơ cấu cứng của văn phòng và do nhà quản trị văn phòng lựa chọn hoặc áp dụng. Cơ cấu cứng này có vai trò quan trọng trong việc xác lập hoạt động của văn phòng trong một hệ thống đồng nhất. Tuy vậy, với tư cách là một hệ thống con trong hệ thống lớn hơn, văn phòng chịu sự chi phối và tương tác chặt chẽ với toàn bộ kết cấu của tổ chức. Cho nên, trong một số trường hợp, mặc dù mô hình được lựa chọn là phù hợp với văn phòng nhưng không phủ hợp khi đặt văn phòng trong mối tương quan với hệ thống lớn hơn, đặc biệt là về các dòng lưu chuyển thông tin và sự phân công phối hợp nhiệm vụ. Cho nên, xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng là nhiệm vụ khó khăn của nhà quản trị, đòi hỏi năng lực thiết kế tổng thể, không chỉ xem 11

12 xét hoạt động của bản thân văn phòng, mà còn phải phân tích và đánh giá nó trong nhiều mối quan hệ phức tạp và quy mô hơn. GHI CHÚ [1] PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005 [2] PGS. TS. Đào Xuân Chúc, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005 [3] Từ dùng của PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, sách chuyên khảo, Hà Nội, 2005 [4] Tầm quản lý là quy mô, số lượng những đầu mối trực thuộc trực tiếp do nhà quản lý điều khiển, Harold Koontz, Cyril O Donnel và Heinz Weihrich, Những vấn đề cốt yếu của quản lý, tái bản lần 3, bản dịch tiếng Việt năm 2004 [5] truy cập ngày [6] Marilyn Manning, PhD, and Patricia Haddock: Office Management, A productivities and Effectiveness Guide, truy cập ngày [7] PGS. TS.Nguyễn Hữu Tri, Lý thuyết tổ chức, 2013,tr10-11 [8] cập ngày

Quản Trị Hành Chính Văn Phòng / 2023

Mọi ý kiến đóng góp xin gửi vào hòm thư:[email protected]

Phân loại (1,5 điểm)

– Hành chính văn phòng là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích kiểm tra, thông tin sao cho các hoạt động đó có hiệu quả nhất.

– Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu ấn định trước.

– Soạn thảo các hồ sơ, công văn giấy tờ, các bản tường trình

– Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp, phân loại và thiêu huỷ hồ sơ.

– Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá cả…

– Thông đạt hay truyền thông dưới các hình thức thư từ, điện thoại, các văn bản tường trình, hội nghị, hội thảo,…

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành về Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Ngoại ngữ.

– Kinh nghiệm nghề nghiệp: Có sự hiểu biết chung về các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

– Kỹ năng:

– Sử dụng thành thạo MS office.

– Tiếng Anh: có thể biên dịch tài liệu; phiên dịch các cuộc họp có nội dung xã giao- giao tiếp thông thường

– Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.

– Có kỹ năng viết báo cáo; tổng hợp- cập nhật thông tin.

Khái niệm: (0,5 điểm)

– Kỹ năng giao tiếp tốt (với cả người Việt và người nước ngoài).

Công việc (1,5 điểm)

– Có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài.

– Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.

Là người có chuyên môn cao, có kinh nghiệm trong nghề nghiệp. Chức vụ của họ gồm: Thư ký chuyên ngành, chuyên viên xử lý thông tin. Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp.

– Trợ giúp nhà quản trị hoàn thành trách nhiệm

– Quản lý các hồ sơ về ngân sách, chi phí và hồ sơ tài chính khác

– Nghiên cứu và trích dẫn các thông tin dành cho các cuộc họp, các dự án, các bản tường trình.

– Giám sát, huấn luyện các nhân viên hành chính văn phòng

– Giúp lựa chọn các thiết bị hành chính văn phòng

– Duy trì các cuộc hẹn và lên lịch họp

– Tiếp khách

– Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến.

– Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác của nhà quản trị.

– Lên lịch trình thực hiện các dự án

– Quản lý các hệ thống lưu trữ hồ sơ

– Trả lời và chuyển tiếp các cuộc điện thoại đến

– Sắp xếp các cuộc điện thoại đi

– Đề xuất thiết bị và thủ tục mới

– Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ và các bản tường trình

– Sửa chữa các bản thảo

– Đánh máy các bản viết tay, bản thảo hoặc từ máy ghi âm

Ngoại hình, nhanh nhẹn, cẩn thận, biết cách soạn thảo văn bản, giao tiếp tốt,…

– Là những người có kỹ năng quản trị, trình độ học vấn chuyên ngành về công tác hàn chính văn phòng. Chức vụ của họ gồm: Trợ lý hành chính, trưởng phòng, giám đốc hành chính, trưởng phòng xử lý thông tin,…

– Nhà quản trị văn phòng hành chính là người hoạch định, tổ chức phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp sao cho có hiệu quả.

– Là một tri thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

– Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm và quyền hành

– Có khả năng dạy cho các nhân viên thuộc quyền

– Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới.

– Có tính gần gũi với mọi người

– Có óc khôi hài trong công việc

– Có phong cách lịch sự trong giao tiếp

– Biết kiềm chế bản thân

– Có óc sáng kiến, trí tưởng tượng và tài xoay sở

– Có lòng tự tin trong công việc

– Có óc phán đoán

– Có khả năng truyền đạt thông tin

Quản Rị Hành Chính Văn Phòng Phần: Tổng Quan Về Quản Trị Văn Phòng / 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƢ VIỆN – VĂN PHÒNG

Giáo trình:

QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phần:

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Lƣu hành nội bộ)

Thành phố Hồ Chí Minh, 2014

Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; là bộ phận tham mưu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành tổ chức. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này. 1.1. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức 1.1.1 Khái niệm Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị – xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi

chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự…. cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng…. đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập có thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị”, hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”. Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”. Ngoài ra, trên thực tế xã hội Việt Nam thì văn phòng còn có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… trong trường hợp này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ quan, tổ chức nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức trong xã hội. Ở trong các cơ quan, tổ chức này vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị. Quan niệm này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng. Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, của nhiều học giả đều nghiêng về cách hiểu văn phòng như là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần. Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như vậy. Chẳng hạn với các doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân). Chẳng hạn với một công ty với quy mô 200 công nhân, thì văn phòng sẽ phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty đó từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương bổng, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt động của công ty. Hay trong kỷ nguyên công nghệ thông tin như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động thương mại điện tử thì xuất hiện khái niệm “văn phòng ảo”. Lúc này các cách hiểu truyền thống rằng văn phòng có bàn ghế, có hồ sơ, tài liệu, có thiết bị máy móc… không còn phù hợp nữa. “Văn phòng ảo” cung cấp địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế… Văn phòng ảo thuần túy chỉ là một nơi trao đổi thông tin và thực hiện các giao dịch bằng các bức thư điện tử, sự trao đổi qua điện thoại… nhưng hoạt động của doanh nghiệp vẫn bình thường. Ngoài ra, ở các phòng chuyên môn trong một cơ quan, doanh nghiệp, để thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình thì phòng đó cũng cần có người thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ cho các cá nhân chuyên môn khác. Ví dụ như phòng Kỹ thuật của một công ty, các kỹ sư làm tốt các công việc thiết kế, thí nghiệm, chế tạo các sản phẩm kỹ thật thì cũng rất cần người hỗ trợ về công tác hành chính như nhận văn bản từ văn phòng công ty, soạn thảo văn bản cần thiết trình lãnh đạo hay chuẩn bị các công việc hành chính của phòng khi làm việc với các phòng ban khác. Ở một trường đại học, các khoa đào tạo đều có văn phòng khoa và ở đó có một bộ phận chuyên trách thực hiện

dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức. Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. 1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.2.3. Chức năng hậu cần. Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động – sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp). Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 1.1.3. Nhiệm vụ văn phòng

1.1.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo: – Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. – Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời. – Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này. – Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài. – Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó. – Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. 1.1.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần: – Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban. – Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện trong cơ quan, doanh nghiệp. – Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. – Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban. 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thành của một tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một cơ quan, tổ chức, đơn vị. Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo-điều hành, về chức năng-nhiệm vụ, về phân công-phối hợp, về quyền hạn của bộ máy cũng như của từng bộ phận trong bộ máy đó. Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xác lập các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của văn phòng của các cơ quan, tổ chức trong xã hội sẽ phụ thuộc vào loại hình, quy mô của của cơ quan, tổ chức đó. Chẳng hạn như đối với văn phòng của ủy ban nhân dân cấp huyện/quận gồm các bộ phận như hình 1.1.

Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND cấp huyện/quận (nguồn UBND huyện Thủy Nguyên, TP.Hải Phòng) Nhưng đối với một công ty thì cơ cấu tổ chức của văn phòng có những sự khác biệt:

Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB (nguồn: công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB) Mặc dù có những sự khác nhau, nhưng thông thường trong một văn phòng của một cơ quan, doanh nghiệp bao gồm các bộ phận chính như sau: 1.1.4.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước Đối với văn phòng của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp của nhà nước, thông thường bao gồm các bộ phận như sau: Chánh văn phòng (Trƣởng phòng)

Phó chánh văn phòng (Phó trƣởng phòng)

Bộ phận Tổng hợp

Bộ phận Văn thƣLƣu trữ

Bộ phận Kế toán

Bộ phận Quản trị

Phó chánh văn phòng (Phó trƣởng phòng)

Bộ phận Văn thƣLƣu trữ

Bộ phận Kế toán

– Bộ phận Quản trị – Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữa cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể. – Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm bảo giờ giấc giấc, an toàn lao động. – Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính, website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp. – Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài. Thực hiện công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo. Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng… Tìm kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Đồng thời văn phòng còn có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh như giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các dự án đầu tư… 1.1.5. Vị trí, mối quan hệ công tác của Văn phòng với các đơn vị khác. 1.1.5.1: Vị trí của văn phòng: Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác. Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp. Trong công tác quản lý cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các

1.2.5. Văn phòng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp). Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các đơn vị chuyên môn khác. Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức khác nhau. Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty Hàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…). Với công ty có quy mô nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính – Nhân sự). Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thì văn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công ty. Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động của công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ cơ bản sau: – Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ doanh nghiệp. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân. Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể. – Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân. – Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh. Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện. Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức. – Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp. – Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thi nâng bậc hàng năm. – Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.

quản lý điều hành và phục vụ cho mục đích của tư nhân. Tuy nhiên, dù hành chính công hay hành chính tư đều phải được xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện dựa trên quy định của pháp luật. 1.3.2. Đặc điểm của hành chính Hoạt động hành chính là hoạt động đặc biệt, nó tác động và ảnh hưởng tới toàn bộ tổ chức và những đối tượng tham gia vào quan hệ hay tổ chức đó. Chẳng hạn một người công dân cần chứng thực bằng cấp tiếng Việt của mình, công dân đó tới UBND cấp xã (phường) để thực hiện thủ tục chứng thực. Theo quy định, công dân sẽ photocopy từ bản chính ra thành nhiều bản theo nhu cầu và nộp cả bản chính và các bản photocopy tại bộ phận “một cửa”. Bộ phần này sẽ tiến hành các công việc nghiệp vụ theo quy định. Sau đó, công dân sẽ phải nộp một khoản phí theo quy định của pháp luật và nhận lại bản chính, các bản photocpy đã chứng thực sau khi UBND giữ lại một bản photocopy để lưu. Thủ tục hành chính này áp dụng trên toàn quốc, áp dụng cho tất cả các công dân khi tới UBND cấp xã (phường) thực hiện chứng thực bằng cấp tiếng Việt, không phân biệt. Hay tại một doanh nghiệp, khi một nhân viên nghỉ ph p theo quy định của Luật Lao động, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay chỉ cần nói một câu với cấp trên là: “mai tôi nghỉ ph p” là được nghỉ ph p. Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ ph p”, đơn đó được gửi tới cấp trên trực tiếp. Sau khi có ý kiến của cấp trên trực tiếp thì đơn được chuyển tới phòng Nhân sự. Bộ phận này cho ý kiến và trình lãnh đạo cơ quan/doanh nghiệp (hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho ý kiến cuối cùng. Như vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: “đơn → trình cấp trên trực tiếp (cho ý kiến) → gửi phòng Nhân sự (cho ý kiến) → trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ” được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp khi muốn nghỉ ph p. Đó chính là một thủ tục hành chính. Qua đó có thể thấy, hành chính (dù là hành chính công hay hành chính tư) đều có các đặc điểm cơ bản sau: –

Hành chính luôn gắn với hoạt động quản lý và điều hành.

Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý.

Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có tính chất liên tục và tương đối ổn định.

Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể.

Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau, kể cả biện pháp cưỡng chế.

Chính vì những đặc điểm trên, những người làm công tác hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng, nếu không thực hiện nghiêm túc các quy trình, quy định hoặc không nắm rõ các đặc điểm của công việc hành chính tại văn phòng các cơ quan, tổ chức sẽ làm ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của công tác quản lý, thậm chí sẽ gây ra những hậu quả không lường trước được. Ví dụ, một nhân viên văn thư, do nể nang đồng nghiệp đã bỏ qua quy định trong quản lý và sử dụng con dấu, để cho đồng nghiệp tự tay đóng dấu lên văn bản. Hậu quả có thể là văn bản đó được sử dụng cho mục đích cá nhân, mục đích trục lợi hoặc có thể đẩy cơ quan, doanh nghiệp vào vòng lao lý. Do đó, những người làm công tác hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng cần phải am hiểu, thành thạo nghiệp vụ hành chính, góp phần vào sự thành công, phát triển của cơ quan, tổ chức. 1.4. Quản trị

Frederick Winslow Taylor (1856-1915)

Quản trị (management) là một hoạt động đặc biệt. Hoạt động này xuất hiện cùng với sự phát triển của xã hội loài người, nhất là khi xuất hiện sự hợp tác và phân công trong lao động. Trong cuốn “Những nguyên lý quản lý theo khoa học” của Frederick Winslow Taylor (1856-1915), tác giả đã chỉ ra rằng việc tối ưu hóa quá trình sản xuất (qua hợp lý hóa lao động, xây dựng định mức lao động); tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân công chuyên môn hóa (đối với lao động của công nhân và đối với các chức năng quản lý); và cuối cùng là tư tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất) sẽ là những biện pháp thích hợp nhất để đem tới hiệu quả của tổ chức. Được coi là nguồn gốc của khoa học quản trị hiện đại và học thuyết này đã đi vào các lĩnh vực của cuộc sống ngày nay, trong đó có quản trị hành chính văn phòng.

Định hướng phát triển, hoạch định chiến lược, ban hành chính sách Tham mưu trong lĩnh vực chuyên môn, tổ chức thực hiện kế hoạch Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc nhân viên

Quản trị cấp cao (Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc) Quản trị cấp trung gian (trưởng phòng, quản đốc) Quản trị cấp cơ sở (tổ trưởng, nhóm trưởng, trưởng ca)

1.5. Quản trị hành chính văn phòng 1.5.1. Khái niệm Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới). Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ

Chức Năng Nhiệm Vụ Phòng Quản Trị Đời Sống / 2023

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ:

Chức năng

Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quy hoạch, xây dựng cơ bản, phát triển và sử dụng cơ sở vật chất trang thiết bị của Trường. Quản lý đất đai, quản lý các hoạt động mua sắm, quản lý tài sản trang thiết bị và theo dõi sử dụng hiệu quả các tài sản thiết bị của Trường phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập.

    Nhiệm vụ:

    Đầu mối xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và thực hiện kế hoạch xây dựng mới cơ sở vật chất theo quy hoạch đã được phê duyệt.

    Tổ chức quản lý chặt chẽ nhà cửa, kho tàng, đất đai, ao hồ, hàng rào, các công trình công cộng và cơ sở vật chất khác trong phạm vi khuôn viên trường quản lý.

    Xây dựng trình Hiệu trưởng phê duyệt và thực hiện kế hoạch sửa chữa các công trình và cơ sở vật chất khác phục vụ cho công tác quản lý giảng dạy, học tập và sinh hoạt của Trường.

    Thực hiện quản lý, kiểm tra và phối hợp cùng với các đơn vị tư vấn giám sát thi công các công trình từ mọi nguồn vốn xây dựng cơ bản và sửa chữa trong Trường theo quy định hiện hành.

    Mua sắm cấp phát vật tư, thiết bị, tài sản, phương tiện và dụng cụ làm việc phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập theo quy định hiện hành.

    Phối hợp với các đơn vị chức năng lập kế hoạch bố trí giảng đường phù hợp với kế hoạch đào tạo của Trường.

    Quản lý, điều hành việc sử dụng có hiệu quả hệ thống giảng đường. Đảm bảo đầy đủ giảng đường phục vụ cho giảng dạy học tập. Tổ chức thực hiện tốt các dịch vụ phục vụ giảng đường như nước uống, hệ thống ánh sáng, hệ thống âm thanh, vệ sinh…

    Báo cáo Hiệu trưởng tình hình sử dụng giảng đường theo học kỳ. Kiến nghị nhà Trường về việc bố trí, sắp xếp hệ thống giảng đường nhằm khai thác sử dụng có hiệu quả.

    Thường trực các hội đồng tư vấn về quản lý nhà đất, mua sắm và thanh lý trang thiết bị, đấu thầu xây dựng cơ bản, sửa chữa cơ sở vật chất kỹ thuật của trường, thường trực các ban Phòng cháy chữa cháy và phòng chống bão lụt của Trường.

    Tổ chức quản lý chăm sóc cây xanh trong khuôn viên Trường.

    Thực hiện quản lý, điều phối sử dụng các phương tiện làm việc, giảng dạy và học tập trong Trường. Quản lý và đảm bảo điện, nước cho làm việc và sinh hoạt trong phạm vi Trường được phân công. 

    Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.