Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word

--- Bài mới hơn ---

  • Trộn Thư Và Gửi Email Tự Động Đến Nhiều Người Với Mail Merge Trong Gmail
  • Mail Merge: Automatically Generate And Send Personalized Emails
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007
  • Tạo Rule Trong Outlook, Phân Loại Và Lọc Email Trong Microsoft Outlook
  • Chuyển Email Tự Động Vào Một Thư Mục Trong Outlook
  • Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…

    Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:

    • Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.
    • Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng “tên field”.
    • Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

    2. Tạo danh sách nguồn dữ liệu

    Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.

    Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.

    Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).

    Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:

    Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn “Danh_xưng” “Họ_tên” đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field “Danh_xưng” thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.

    4. Tóm tắt các bước soạn thư hàng loạt bằng Mail Merge trong Microsoft Word

    Với Word 2010 cùng thanh công cụ Ribbon và tab Mailings, bạn chỉ cần làm 5 bước đơn giản:

    Bước 1: Start Mail Merge và chọn dạng nội dung cần thực hiện.

    Bước 2: Chuẩn bị danh sách người nhận (nguồn dữ liệu) tại Select Recipients.

    Bước 3: Soạn nội dung cơ bản và Insert Merge Field.

    3 bước đầu đã được trình bày trong phần 2 và 3 của bài.

    Bước 4: Preview Results để kiểm tra kết quả của mỗi thư được trộn và định dạng, chỉnh sửa lần cuối.

    Thay đổi Recipient bằng cách nhập số thứ tự hoặc chọn mũi tên qua lại đồng thời kiểm tra lỗi trong quá trình trộn thư bằng chức năng Auto Check for Errors.

    Bước 5: Finish & Merge để hoàn tất quá trình trộn thư.

    Chọn Edit Inpidual Documents để xuất file mới với kết quả là các thư đã trộn.

    Chọn Print Documents để in các thư đã trộn.

    Chọn Send E-mail Messages để gửi email.

    Trong lần đầu thực hiện Mail Merge, để đảm bảo in ấn và gửi mail thành công, bạn nhập thông tin của chính bạn như một Recipient (1 hàng trong nguồn dữ liệu) và hoàn tất trộn thư chỉ với thông tin của bạn để kiểm tra (Nhập records là số thứ tự Recipient của bạn). Nếu kết quả hoàn hảo thì bạn có thể an tâm trộn thư hàng loạt để gửi mail hay in giấy chứng nhận, thư từ.

    Nguồn bài: tổng hợp.

    Trung Tâm Tin Học – ĐH Khoa Học Tự Nhiên

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Tạo Lịch, Đặt Phòng Họp Qua Phần Mềm Microsoft Outlook
  • Tìm Kiếm Email Outlook Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước Và Hơn Thế Nữa
  • Sử Dụng Thư Mục Tìm Kiếm Để Tìm Các Thư Hoặc Mục Outlook Khác
  • Tìm Kiếm Thư Và Mọi Người Trong Outlook.com
  • Làm Thế Nào Để Tìm Thấy Thiếu Email Trong Ms Outlook (Đó Là Email Của Tôi?)
  • Cách Để Sử Dụng Merge Cells Trong Bài Thi Mos Excel

    --- Bài mới hơn ---

  • Tất Tần Tật Các Phím Tắt Gộp Ô Trong Excel Mà Bạn Nên Biết
  • Windows Features Của Windows 10 Có Những Tính Năng Gì?
  • Tính Chất Của Bảng Cân Đối Kế Toán
  • Nội Dung, Ý Nghĩa Của Phương Pháp Tổng Hợp Cân Đối Kế Toán
  • Phong Cách Ngôn Ngữ Chính Luận
  • Kết hợp các ô sử dụng merge cells

    Excel cho người sử dụng ba chức năng hợp nhất ô bao gồm:

    1. Merge & Center

    Với chức năng này, người sử dụng sẽ tiến hành kết hợp các ô từ các hàng và các cột đã chọn lại thành một ô, đồng thời căn giữa dữ liệu từ ô đầu tiên của danh sách hợp nhất.

    1. Merge Across

    Sử dụng Merge Across cho phép kết hợp các ô trong cùng một dòng của vùng đã chọn lại với nhau và giữ lại ô dữ liệu đầu tiên của từng dòng.

    1. Merge Cells

    Merge Cells kết hợp các ô từ các hàng và cột thuộc vùng đã chọn lại với nhau, sau đó giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên trong vùng mà không định dạng dữ  liệu như Merge & Center.

    Sự khác biệt giữa 3 chức năng merge

    Để tiến hành nối ô, tại thẻ Home, trong nhóm Alignment, chọn mũi tên drop-down và chọn kiểu nối ô phù hợp. Lưu ý kiểm tra dữ liệu trước khi nối ô nhằm tránh trường hợp các dữ liệu bị mất hoặc thiếu sót.

    Chia tách các ô đã hợp nhất sử dụng merge cells

    Để chia tách những ô đã hợp nhất ta vào thẻ Home. Trong nhóm Alignment, chọn mũi tên drop-down của Merge & Center và chọn Unmerge Cells.

    Đánh giá bài viết này

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Hàm Today Trong Excel?
  • Cách Sử Dụng Hàm Today Trong Excel
  • Cách Sử Dụng Hàm Trim Trong Microsoft Excel
  • Cách Dùng Hàm Sumifs Trong Excel
  • Hướng Dẫn Cách Dùng Hàm Sumproduct Trong Excel Qua Ví Dụ
  • Cách Tạo Phím Tắt Merge Cell Trong Excel

    --- Bài mới hơn ---

  • Chức Năng Đặt Tên Trong Excel (Define Name)
  • Cách Dùng Tên (Define Name) Cho Vùng Dữ Liệu Trong Excel
  • Đặt Tên Cho 1 Ô, 1 Mảng Dữ Liệu, … Sử Dụng Name Trong Excel
  • Cách Đặt Tên Cho Ô Hoặc Vùng Dữ Liệu Trong Excel (Define Name)
  • Hướng Dẫn Cách Tạo Ghi Chú Trong Một Ô Hoặc Một Vùng Ô Trên Excel
  • 1. Sử dụng phím tắt Merge Cell

    Merge Cell là một chức năng gộp ô trong Excel. Với chế độ mặc định, chức năng này đã được cài đặt nằm trong mục Alignment thuộc ribbon Home của thanh công cụ. Vì vậy khi các bạn sử dụng thì có thể mở Home ra để tìm kiếm chức năng này ở đây.

    Các bạn ấn phím Alt trên bàn phím để có thể hiển thị các phím tắt mở ribbon.

    Khi bấm phím Alt xong các bạn sẽ thấy các nút bấm hướng dẫn trên màn hình Excel.

    Tiếp đó các bạn cần phải bấm phím H để lựa chọn ribbon Home trên thanh công cụ.

    Trong trường hợp này các bạn cần chọn Merge & Center là phím tắt M.

    Với phím tắt A tiếp theo là lựa chọn Merge Cells mà các bạn cần.

    2. Tạo phím tắt Merge Cell trên thanh công cụ

    Ngoại trừ chức năng Merge Cell được đặt mặc định ở ribbon Home ra, các bạn có thể tùy chỉnh để tạo chức năng phím tắt này ở các vị trí khác trên các thanh công cụ.

    Để làm được việc này các bạn cần mở ribbon File trên thanh công cụ ra.

    Các bạn chuyển sang phần Customize Ribbon.

    Các bạn có thể dễ dàng đổi tên nhóm bằng cách chọn nhóm đó và bấm Rename.

    Sau khi gán xong các bạn chọn OK để xác nhận lại cài đặt vừa thay đổi.

    Ngoài việc tạo phím tắt trong thanh công cụ, các bạn còn có thể tạo phím tắt Merge Cell trên Quick Access Toolbar nằm phía góc trên cùng bên trái của giao diện Excel.

    Để làm được việc này các bạn cũng cần phải mở ô cửa sổ chức năng Excel Options lên. Cách mở ô cửa sổ này đã được ThuThuat123 hướng dẫn ở phần trên ( FileOptions).

    Tiếp theo các bạn chuyển sang phần Quick Access Toolbar.

    Với mục Choose commands from, các bạn có thể lựa chọn All Commands hoặc Home Tab đều được vì mục Merge Cell sẽ có trong cả hai lựa chọn này.

    Cuối cùng bấm OK để xác định cài đặt đã thay đổi.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể
  • Cách Làm Mail Merge ( Trộn Thư) Bằng Excel, Word Cho Kế Toán
  • Cách Trộn Thư Dùng Bảng Excel
  • Tạo Thư Tự Động Từ Dữ Liệu Excel Sang Word
  • Sử Dụng Mail Merge Trong Excel Mà Không Cần Mở Word
  • Phương Pháp Gọi Phím Tắt Merge Cell Trong Excel Các Phiên Bản

    --- Bài mới hơn ---

  • Biểu Tượng Chìm Trong Word
  • Microsoft Word 2010 Sự Khác Biệt (Ngày 14
  • Giới Hạn Chỉnh Sửa Trong Word
  • Hướng Dẫn Khóa Văn Bản Trong Microsoft Word
  • Xoá Bỏ Formatting Trong Word
  • Cách gọi phím tắt merge cell trong excel

    Nếu bạn lục tìm trong danh sách phím tắt có sẵn của Excel, hẳn bạn sẽ tốn công vô ích bởi không có sẵn phím tắt riêng cho chức năng này. Tuy nhiên Excel hỗ trợ cho chúng ta một tính năng rất hữu ích giúp bạn có thể sử dụng hầu hết các công cụ trên thanh công cụ bằng phím tắt. Đó là sử dụng phím ALT.

    Gọi danh sách phím tắt bằng phím Alt

    Cách gọi phím tắt merge cell trong excel 1

    Khi bấm phím ALT trên bàn phím

    trên thanh công cụ của Excel sẽ xuất hiện các phím tắt đại diện cho từng thẻ, từng nhóm, từng chức năng:

    Cách gọi phím tắt merge cell trong excel 2

    Gọi phím tắt merge cell

    Công cụ Merge cell nằm trong nhóm Alignment, trong thẻ Home. Vì vậy chúng ta sẽ bấm phím H để chọn thẻ Home trước.

    Tiếp đó bấm phím M

    Cách gọi phím tắt merge cell trong excel 3

    Danh sách các chức năng có trong Merge & Center sẽ xuất hiện gồm:

    Cách gọi phím tắt merge cell trong excel 4

    • Merge & center: trộn các ô, nội dung được đưa vào giữa vùng ô trộn (trộn ô đồng thời đưa nội dung vào giữa ô)
    • Merge Across: trộn các ô trên cùng 1 hàng (nếu vùng có nhiều hàng thì sẽ có mỗi hàng 1 ô được trộn)
    • Merge Cells: trộn tất cả các ô trong vùng thành 1 ô (nhiều hàng nhiều cột về cùng 1 ô, chỉ trộn ô mà không đưa vào giữa)
    • Unmerge Cells: bỏ chức năng trộn ô trong 1 ô đã được trộn từ trước đó.

    Như vậy ta có tổ hợp phím tắt như sau:

    • Merge & center: Alt + H + M + C
    • Merge Across: Alt + H + M + A
    • Merge Cells: Alt + H + M + M
    • Unmerge Cells: Alt + H + M + U

    Khá thú vị phải không nào. Như vậy chúng ta đồng thời biết được các phim tắt dùng cho việc trộn ô và cả phím tắt cho việc bỏ chức năng trộn ô nữa.

    Các bạn có thể tìm hiểu thêm các bài viết cùng chủ đề tại:

    Merge gộp nhiều cells có nội dung giống nhau trong cột

    Hướng dẫn sử dụng Merge Cells trong bài thi MOS Excel

    Cách gộp hai hoặc nhiều ô trong Excel mà không mất dữ liệu

    Hướng dẫn gộp ô trong Excel với chức năng Merge Cells

    Hướng dẫn cách tự động trộn ô và căn lề giữa nhiều dữ liệu khác nhau trong Excel

    Đánh giá bài viết này

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Track Changes Trong Word 2010 – 2022 (Update 2022)
  • Sử Dụng Tính Năng “track Changes” Trong Word Để Theo Dõi Chỉnh Sửa Văn Bản
  • Ứng Dụng Track Changes Trong Ms Word Để Góp Ý, Chỉnh Sửa Văn Bản
  • Hướng Dẫn Sử Dụng Track Changes Trong Word
  • Page Break Và Section Break Trong Word
  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2013 (Phần 9): Sử Dụng Line And Paragraph Spacing
  • Cách Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo Trong Word
  • Vô Hiệu Hóa Chức Năng Thông Báo Update Của WordPress
  • Theme Là Gì? Chức Năng Của Theme WordPress
  • Cách Gộp Nhiều File Word Thành 1 File Duy Nhất
  • Tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là một trong những tính năng được người dùng yêu thích. Nó hiệu quả khi tạo nhãn, mẫu thư, email hoặc báo cáo tùy chỉnh. Khi biết cách sử dụng nó, bạn có thể tiết kiệm được nhiều giờ làm việc.

    Tuy nhiên, một trong những phiền phức của Mail Merge là nó không thể định dạng chính xác số từ bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán hàng trong bảng tính Excel là 100 nhưng sang Word nó lại biến thành 99.99999999996. Để khắc phục lỗi này, chúng ta có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản thay đổi cách hai file liên kết với nhau. Mặc dù cách cuối cùng ít người biết nhưng nó có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc không còn hoạt động trong Word 2022.

    1. Sử dụng “Number Switch” trong Word

    Chúng ta sẽ thực hiện cách đầu tiên là chỉnh sửa tài liệu Word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

    { MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }

    { MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00

    { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15

    { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00

    { MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26

    Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “#” đối với số và “@” đối với ngày tháng.

    Lưu ý: Chỉ được sử dụng dấu ngoặc kép trong mã ngày, không sử dụng cho mã số.

    Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge

    Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

    { MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }

    2. Sửa đổi bảng tính Excel

    Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột sử dụng công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel thành định dạng text bạn muốn xuất hiện trong Mail Merge.

    Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm khi thấy chúng.

    Ví dụ: Các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”)TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi số và ngày tháng thành dạng text (trong trường hợp này chuyển đổi sẽ thành “$12,345.67” and “12/01/10”.

    Mẹo: Bạn nên định dạng ô chứa những công thức này ở dạng khác (in nghiêng, bôi đậm, màu khác) để biết những số này chỉ ở dạng text đơn giản. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, những số này không được sử dụng để tính toán nhưng trong Excel 2022, bạn có thể sử dụng chúng trong tất cả các công thức ngoại trừ hàm tổng như SUM và AVERAGE. Ưu điểm của việc định dạng ngày tháng và số ở dạng text là khi chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge không bị lộn xộn.

    Lưu ý: “0” và “#” đóng vai trò như placeholder (ký tự giữ chỗ) cho số nhưng “0” buộc số 0 ở đầu hoặc cuối, “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu nó không phải là số 0 đứng đầu hoặc cuối. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu không bị cắt bỏ đi trong các mã bưu điện New Jersey.

    Những mã cho số, ngày tháng, thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số Custom của Excel. Tuy nhiên, có một điểm khác nhau giữa cách hoạt động của những code này trong Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng M hoặc m cho tháng hoặc phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để xác định đơn vị bạn đang sử dụng nhưng Word không được thông minh như vậy, bạn cần sử dụng chữ cái viết hoa cho tháng, và viết thường cho phút. Ngoài ra, Excel có thêm mã “MMMMM” cho kết quả chữ viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

    Lưu ý: Khi chuyển đổi những số này ở dạng text, chúng không được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu muốn, bạn cần chuyển đổi lại một lần nữa sử dụng hàm VALUE.

    Hàm ROUND

    Thay vì hàm TEXT, một số người dùng thích sử dụng hàm ROUND để bỏ bớt số lượng thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ làm tròn các số lên hoặc xuống đến vị trí thập phân bạn chỉ định. Ưu điểm là số làm tròn không phải ở dạng text, bạn vẫn có thể sử dụng chúng để tính toán. Hàm ROUND có thể hoạt động tốt trong Mail Merge nhưng ít khi sử dụng chúng vì:

    • Hàm ROUND sẽ bỏ ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng nghìn (dấu phẩy).
    • Hàm ROUND sẽ bỏ các số 0 ở cuối.
    • Đôi khi hàm ROUND hiển thị sai vị trí thập phân khi chuyển đổi sang Mail Merge. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí thập phân trong khi hàm Round chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.

    Trong một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị sai số trong Mail Merge ví dụ thay vì 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

    3. Sử dụng liên kết DDE

    Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.

    Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

    Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2022. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2022 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2022 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.

    Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

    Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

    Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.

    Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

    Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mail Merge: Chức Năng Trộn Thư Rất Hữu Ích Của Microsoft Word.
  • Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003
  • Kỹ Thuật Trộn Thư Cao Cấp Trên Ms Word2003
  • Công Việc Nhẹ Nhàng Hơn Khi Biết Chức Năng Các Phím Từ F1
  • Sao Chép Cắt Dán, Viết Hoa Khi Bắt Đầu Câu Mới, Autotext. Trộn Văn Bản Trong Word
  • Cách Dùng Chức Năng Replace Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Tính Năng Track Changes Trong Word
  • Sử Dụng Tính Năng So Sánh Tài Liệu Trong Word 2010
  • Lưu Văn Bản Tự Động Khi Soạn Thảo Bằng Word 2003, 2007, 2010, 2013
  • Cách Thiết Lập Tự Động Lưu Cho File Word Và Excel Cach
  • Đổi Thời Gian Lưu Tự Động Trên Word, Auto Save Word 2022, 2013, 2010,
  • 1. Cách dùng chức năng replace trong word

    Chức năng replace là một chức năng khá phổ biến và rất được ưa dùng, tuy không có vai trò quan trọng như một số các chức năng khác nhưng replace khiến cho bạn phải hài lòng bởi vì sự tiện lợi của nó. Không chỉ có việc thay thế các từ hay dùng mà còn sử dụng để đổi vị trí các từ.

    Thay thế từ

    3. Cách dùng chức năng replace trong word

    Chọn thay thế tất cả Replace all và tất cả các từ UniCA sẽ được thay đổi thành UNICA theo ý bạn muốn.

    Đảo vị trí các từ

    4. Cách dùng chức năng replace trong word

    Thực hiện các thao tác như trên hình khi nhấn vào Replace all bạn sẽ thấy xuất hiện hộp thoại và nhấn vào No.

    Như vậy việc thay thế hay đảo vị trí các từ thật đơn giản chỉ cần sử dụng chức năng replace trong word thì mọi việc trở nên thật dễ dàng. Ngoài ra chức năng còn được kết hợp với các chức năng khác để thực hiện những công việc nâng cao hơn khó hơn. Nhưng Replace đã rất là hữu ích khi sử dụng chức năng chính của nó, đây là một trong những tính năng được dùng rất phổ biến. Bởi không cần những đến thao tác các bước trên màn hình mà có thể sử dụng phím tắt để tìm một cách nhanh chóng hơn, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để trực tiếp thay thế không chỉ ở word mà còn có thẻ sử dụng được cả những công cụ tạo văn bản khác.

    Cách sử dụng tính năng Replace để đảo vị trí các từ trong Word

    Tính năng Replace trong Word các bạn thường biết đến với chức năng thay thế từ để tìm kiếm và thay thế từ trong Word. Ngoài chức năng mà các bạn thường sử dụng ra thì Replace cón có tính năng đảo vị trí từ trên Word.

    Bước 1: Chọn từ cần bôi đen. Bước 2: Mở cửa sổ Find and Replace bằng cách ấn tổ hợp Ctrl + H. Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Find anh Replace, trong thẻ Replace các bạn nhấn More để mở rộng tùy chọn. Bước 4: Các bạn thiết lập một tùy chỉnh:

    – Đánh dấu chọn các tùy chọn Use Wildcards.

    – Trong ô Replace With các bạn nhập 2 1 giữa 2 và 1 là dấu cách.

    Bước 5: Sau khi thiết lập xong, các bạn chọn Replace All để đảo vị trí các từ.

    Khi xuất hiện các thông báo, bạn có muốn mở rộng trên toàn văn bản không thì bạn chọn No để từ chối.

    Chắc chắn bạn nào cũng muốn thành thạo về word để tạo ra những file word chuyên nghiệp, nhưng vấn đề thời gian tài chính chất lượng là những lo ngại của bạn, giới thiệu cho bạn khóa học LÀM CHỦ WORD 2022 TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO của UNICA giải đáp cho bạn toàn bộ những vấn đề của bạn.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Bỏ Pass Trong Protect Document Protect Document Trong Word Doc
  • Bảo Mật File Word 2013, 2010, 2007
  • Đề Tài Thảo Luận ” Các Chức Năng Tự Động Trong Soạn Thảo Của Phần Mềm Microsoft Word “
  • Tổng Quan Về Microsoft Word
  • Cách Căn Lề Trong Word Chuẩn Khổ Giấy, Căn Chỉnh Lề Văn Bản Trong Word
  • Soạn Mail Merge Trong Word Mailmeger Doc

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Sử Dụng Text Box Trong Word 2010
  • Tùy Biến Thanh Công Cụ Toolbar Hiển Thị Ngoài Giao Diện Word 2003, 200
  • Hướng Dẫn Vẽ Sơ Đồ, Mô Hình Bằng Word 2007/2010 12/2020
  • Sử Dụng Giọng Nói Để Ra Lệnh Và Soạn Thảo Văn Bản Trong Microsoft Office Bằng Dictate
  • Microsoft Thử Nghiệm Ứng Dụng Khẩu Lệnh Dictate Trong Office
  • Công nghệ thông tin

    Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word

    07/08/2007 14:48

    5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế (xem hình 3).

    6. TRong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới (xem hình 4).

    – Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name. – Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm). – Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 5).

    Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. 7. TRong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính (thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng việt, xem hình 6).

    8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK (xem hình 7).

    9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close. Bước 4. Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một. Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẫu tin REcord (xem hình 8).

    Bước 5. Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

    Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công! Trần đại Minh Trí

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 28): Cách Trộn Văn Bản, Trộn Thư Mail Merge
  • Cách Gộp Và Tách Ô Cho Các Table, Bảng Biểu Trong Word 2003, 2007, 201
  • Hiện Bản Dịch Ngay Phía Dưới Văn Bản Word, Dịch Văn Bản Trong Word
  • Cách Dịch Văn Bản Trực Tiếp Trong Word
  • Cách Dùng Tính Năng Dịch Nhanh Trong Word 2022 Không Cần Dùng Từ Điển
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Xem Toàn Bộ Cấu Trúc Văn Bản Word Bằng View Outline
  • Chọn Những Vật Thể Khác Nhau Trong Word
  • 2 Cách Sao Chép Dữ Liệu Từ Excel Sang Word Giữ Nguyên Định Dạng
  • Cách Liên Kết Dữ Liệu Word Và Excel Thật Là Đơn Giản Dễ Dàng
  • Hướng Dẫn Điều Chỉnh Định Dạng Trang Với Page Setup
  • Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

    Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

    Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

    Tại Step 1: Letters

    Tại Step 2: Use the current document

    Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

    Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

    Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

     

    Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

    Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

    Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

    Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

    Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

    Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

    Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit inpidual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

    Bước 10: Chọn Save 

    Lời kết

    Thông tin liên hệ 

    Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

    Email: [email protected]

    Hotline: 0914 444 343

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dùng Tính Năng Trộn Thư
  • Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Trong Microsoft Word
  • Cách Sử Dụng Thesaurus Trong Microsoft Word
  • Sử Dụng Multilevel List Để Tạo Mục Lục Tự Động Trong Word 9
  • Làm Cách Nào Để Hiển Thị Hoặc Ẩn Ngắt Phần Trong Word?
  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • 360 Phím Tắt Đáng Giá Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022
  • Các Phím Tắt Trong Microsoft Word 2010
  • Tính năng trộn thư trong word cực kỳ hữu ích nhưng nhiều bạn vẫn chưa biết tới và sử dụng tạo thuận lợi cho công việc. Trong bài viết này VOH sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm Mail Merge trong word 2013 và word 2022.

    Cách làm Mail Merge trong word 2013

    Trộn thư (Mail Merge) là tính năng được tích hợp trong Microsoft Word. Với những thao tác đơn giản bạn sẽ giảm thời gian, công sức chèn danh sách thông tin từ bảng excel vào trong các văn bản word.

    Hướng dẫn cách làm Mail Merge với word 2013:

      Bước 2: Bạn sẽ thấy Mail Merge có ở bên phải Word với thông tin

      • Step 1: Letters
      • Step 2: Use the current document
      • Step 3: Use an existing list trong danh sách đã có trước. Bạn vào lựa Type a new list lập danh sách mới, nhấn nút Next: Write your letter.
      Bước 3: Trong Select Data Source thì bạn chọn danh sách đã có sẵn mở Open.
      Bước 5: Trong Mail Merge Recipients thì lựa dữ liệu cần chèn với việc đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu. Bạn chèn tất cả thì đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source rồi nhấn nút OK.
      Bước 7: Bạn di chuột vào nơi cần chèn dữ liệu rồi nhấn More items. Xuất hiện Insert Merge Field thì chọn trường dữ liệu với nội dung cạnh con dấu chuột và nhấn nút Insert chèn vào đó.

    Hoàn thành việc chèn danh sách thì bạn sẽ có bảng dưới. Bạn nhấn Next: Preview your letters.

      Bước 9: Bạn xem lại thông tin thì vào Edit inpidual letters và nhấn OK tại Merge to New Document.

    Cách làm Mail Merge trong word 2022

    Các bước làm Mail Merge trong word 2022:

      Bước 4: Bạn thêm danh sách thông tin học sinh, phụ huynh, lớp…Bản word sẽ tự động thêm vào giấy mời.

    Bạn chọn Next: Write your letter.

      Bước 6: Chọn next pvious để thông tin đứng đúng vị trí rồi chọn Next: Complete the merge.

    Bạn muốn in thư thì chọn Print để in, nếu không muốn thì đóng Mail Merge.

    Nguồn ảnh: Internet

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge
  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word
  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • 360 Phím Tắt Đáng Giá Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022
  • Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2022

    Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2022, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

    Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

    Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

    Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.

    Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

    Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

    Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

    Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

    Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

    Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

    Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

    ​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

    Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

    Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

    Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

    Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: “AddressBlock”).

    Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

    Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

    Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

    Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

    Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

    Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

    Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

    Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge
  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 6): Sử Dụng Indents Và Tabs
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100