Chức Năng Format Painter

Khi bạn muốn định dạng văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể làm thủ công, bằng cách tự chọn phông chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh lề và các thuộc tính khác, nhưng mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn nếu định dạng với “Styles” (nằm ở thẻ Home). Một style là một tập hợp của các định dạng mà bạn có thể dùng đi dùng lại. Bạn có thể sử dụng và thay đổi style đã được thiết lập trong Word, và bạn cũng có thể tự tạo style của riêng mình.

Việc sử dụng style trong Word có một số lợi thế như sau:

• Tính nhất quán. Tất cả các tiêu đề, tiêu đề phụ, đoạn văn và bảng biểu chắc chắn sẽ được định dạng chính xác.
• Tốc độ. Việc dùng một style sẽ nhanh hơn việc định dạng từng phần riêng biệt. Và nếu cần thay đổi một số định dạng – như cỡ chữ chẳng hạn – bạn chỉ cần thay đổi trong phần thiết lập của style, tất cả những đoạn trong văn bản gắn với style đó sẽ thay đổi định dạng.
• Điều hướng. Style là những dấu trang tự động. Khi bạn kích hoạt Khung điều hướng (Navigation Pane), bạn chỉ cần nhấp chuột vào tiêu đề và tiêu đề phụ trong khung để đi đến các vị trí trong tài liệu.

Áp dụng style dành cho đoạn văn có sẵn

Word có hai loại style cơ bản:

• Style Đoạn văn (Paragraph Style): Các style này áp dụng ít nhất cho một đoạn hoàn chỉnh, và có định dạng đoạn văn (căn lề chữ, thụt lề…) và định dạng ký tự (phông chữ, màu sắc…).
• Style Ký tự (Character Style): Các style này có thể áp dụng đối với ít nhất là một chữ cái, và chỉ chứa các định dạng ký tự.

Trước khi áp dụng bất kỳ style nào, bạn hãy vào thẻ “View” và kích hoạt Khung điều hướng. Thao tác này giúp hiển thị các đầu mục có sẵn để điều hướng trong suốt tài liệu.

Navigation Pane chia sẻ không gian với Khung Search and Thumbnail

Quay trở lại thẻ Home, và để ý phần Style bên phải (Nếu cửa sổ làm việc hẹp, phần này sẽ chỉ là một icon). Đưa chuột đến tiêu đề lớn (không cần bôi đen) – “Background of Nucor Corporation” – chọn Heading 1 trong khu vực Style. Tiêu đề không những được định dạng, còn xuất hiện trong Khung điều hướng. Bạn có thể trở lại phần này bất kể lúc nào bằng cách nhấp vào tiêu đề “Background of Nucor Corporation” trong Khung điều hướng.

Lưu ý:

– Style Title không hiển thị trong Khung điều hướng, nhưng style Heading sẽ xuất hiện ở dưới khung này.

– Các phím tắt cho Heading 1, 2 và 3 là Ctrl-Alt-1, 2 và 3 (Windows) hoặc Command-Option-1, 2 và 3 (Mac)

Mỗi tiêu đề đã được định dạng sẽ xuất hiện trong khung Navigation, nằm dưới Heading 1.

Sửa đổi Style Đoạn văn có sẵn

Đây là khi sự tiện dụng của Style được phát huy. Để thay đổi định dạng của tất cả các chữ đã được định dạng là Heading 3, bạn không cần phải chọn từng dòng văn bản và áp dụng các định dạng riêng biệt. Cách đơn giản nhất là định dạng lại một trong số chúng, sau đó sử dụng nó để cập nhật style. Thao tác này sẽ thay đổi tất cả các tiêu đề khác được gắn tag là Heading 3.

Chọn một dòng được định dạng Heading 3 (“Weak demand from the steel market”) rồi thay đổi font chữ, kích thước và màu sắc theo ý bạn. Ngoài ra, chèn một tab left-justified (theo mũi tên), nhấp vào một vị trí bạn muốn trên thước kẻ như khu vực khoanh đỏ. Trỏ chuột đến tiêu đề, nhấn Tab, tiêu đề sẽ lùi vào theo tab bạn đã đặt (xem hình):

Như bạn thấy đấy, tất cả tiêu đề được định dạng Heading 3 đều thay đổi đồng loạt. Khi bạn trỏ chuột đến bất kì dòng nào và nhấn nút Tab, dòng đó sẽ lùi vào đúng vị trí bạn đã chọn ở trên

Nếu bạn muốn thực hành một lần nữa, cập nhật style của Heading 2.

Nếu bạn muốn định dạng một cụm từ lặp lại nhiều lần trong một đoạn văn, hãy sử dụng Style Ký tự. Bạn có thể làm điều này với bảng điều khiển Styles.

Ở góc dưới bên trái của bảng điều khiển, nhấp chuột vào New Style.

Trong hộp thoại New Style, đặt tên là “Bôi đen”, trong Style Type chọn Character, sau đó chọn OK.

Tên style bây giờ được liệt kê trong bảng điều khiển và trong phần Styles (cạnh style Heading 1 đã xuất hiện thêm style “Bôi đen”).

Áp dụng: Chọn “is one of the largest steel producers” như trong ảnh, sau đó chọn style “Bôi đen” để áp dụng style này.

Chuyển sang file mới tên “SAGA KTKD”. Chú ý rằng văn bản của nó ở dạng thô và chưa định dạng. Bôi đen hoặc trỏ chuột đến đoạn văn bản cần định dạng.

Bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép và dán định dạng giữa các tài liệu

Chuyển sang tài liệu “SAGA KTKD”, sử dụng tổ hợp phím Ctrl-Shift-V (Windows) hoặc Command-Shift-V (Mac) để áp dụng định dạng cho văn bản mới (Nếu không dùng phím tắt, bạn có thể thấy con chuột tự động đổi thành hình ảnh một cái chổi quét, bạn có thể “quét” đoạn văn bản cần được định dạng với style Heading 3). Lặp lại quá trình với Heading 1, Heading 2 và các style khác.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt cho Format Painter: Ctrl-Shift-C (Windows) hoặc Command-Shift-C (Mac) để copy định dạng từ được văn bản gốc, rồi sử dụng Ctrl-Shift-V (Windows) hoặc Command-Shift-V (Mac) như hướng dẫn trên.

Kết luận

Bây giờ bạn có thể thấy lý do tại sao style lại tuyệt vời: việc áp dụng style nhanh hơn là áp dụng nhiều thuộc tính định dạng, khả năng xảy ra lỗi do con người sẽ thấp hơn nhiều, và văn bản được điều hướng tự động (bạn có thể “nhảy” đến bất kì phần nào trong văn bản nhờ Khung điều hướng). Ngoài ra, khi bạn thay đổi hình thức của một style, tất cả các văn bản được định dạng với style đó sẽ ngay lập tức thay đổi. Và cách đơn giản nhất để sử dụng style đã sửa đổi hoặc tùy chỉnh trong một tài liệu khác là dán định dạng.

Thao tác Copy và Paste là hai thao tác vô cùng phổ biến trong Excel, đặc biệt với nhân viên kế toán. Tuy nhiên, khác với Paste thông thường, Excel còn chứa những hàm định dạng nên để copy mà vẫn giữ nguyên được những thông tin đó thì cần đến Paste Special. Có những chức năng vô cùng dễ thao tác và hiệu quả nhưng nhiều kế toán lại không hề biết đến.

Nhiều người không biết rằng Paste Speacial có thể thực hiện được chức năng tính toán như cộng, trừ, nhân, chia.

Chú ý, Paste Special cũng có thể thực hiện các phép tính có nhiều giá trị. Thao tác cũng sẽ như trên, nhưng sẽ copy một dãy giá trị, chứ không copy một giá trị như hướng dẫn bên trên.

2. Copy mà không thay đổi chiều rộng của cột

– Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy và ấn + C để sao chép dữ liệu vào Clipboard.

– Bước 3: Chọn ô trên cùng bên trái của dòng mục tiêu.

4. Dùng kết quả đã tính toán thay thế công thức

– Bước 2: Tại nhóm Clipboard, chọn vào menu Paste dạng drop-down.

– Bước 3: Lựa chọn Values.

Sử dụng Paste Special sẽ giúp khắc phục những sự bất tiện mà cách lam từ Format Painter mang đến. Cụ thể các bước như sau:

– Bước 2: Kích vào bên trong cột hoặc dòng bạn muốn định dạng. Có 2 cách như sau:

• Nhấn + Spacebar để chọn toàn bộ hàng

– Bước 3: Khi đã có cột hoặc hàng đã chọn, kích vào Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard.

6. Copy định dạng biểu đồ

7. Bỏ qua các ô có giá trị trống

– Bước 2: Lựa chọn ô bên trên phía bên trái ở dãy mục đích.

– Bước 3: Tại menu Paste dạng drop-down, chọn Paste Special.

Bạn mất nhiều công sức và thời gian để tạo ra danh sách Data Validation và muốn áp dụng sang ô hoặc dãy khác. Hãy sử dụng phím Paste Special thay vì phải thực hiện lại toàn bộ quá trình phức tạp đó.

– Bước 2: Chọn ô mục tiêu cần paste.

– Bước 3: Chọn Paste Special tại menu Paste dạng drop-down.

9. Xóa những định dạng không cần thiết từ văn bản trên Web

Nếu chỉ thực hiện thao tác Copy văn bản từ Web, rất dễ gặp phải tình trạng văn bản giữ nguyên định dạng gốc, định dạng có phần không phù hợp với giao diện Excel. Paste Special sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

– Bước 1: Copy đoạn văn bản từ Web.

– Bước 2: Trong phần mềm Excel, kích vào vị trí mà bạn muốn insert đoạn văn bản.

Để có thể quy chiếu nhiều ô, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bài viết hy vọng đã giúp các bạn hình dung rõ hơn về chức năng và cách sử dụng Paste Special trong phần mềm Excel. Những thao tác này sẽ giúp kế toán doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.