Hướng Dẫn Chức Năng Mail Merge Trong Excel

--- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Về Cách Kéo Công Thức Trong Excel
  • Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Tự Động Fill Và Thủ Công Bằng Công Thức
  • Hướng Dẫn Cách Gộp Ô Trong Excel Không Bị Mất Dữ Liệu
  • Cách Chèn Và Bỏ Chèn Ngắt Trang Trong Excel Đơn Giản Mà Hiệu Quả
  • Hướng Dẫn Xóa Chữ Chìm, Chữ Page 1, Page 2 Trong Excel 2022, 2022, 201
  • Bạn đã học qua cách dùng các hàm và các kỹ thuật phức tạp trong excel, Hôm nay tôi hướng dẫn các bạn cách làm một ứng dụng nho nhỏ nhưng rất hữu ích, đặt biệt nó rất cần thiết đối với các bạn kế toán thường phải làm tem nhãn để dán lên tài sản cố định, hay các bạn nhân viên hành chính nhân sự phải in phiếu lương, thư mời…

    Ví dụ tôi có bản danh sách nhân viên nằm ở Sheet2 như sau:

    Và trên phiếu lương tôi cần xuất 3 thông tin xuất hiện đó là Mã Nhân Viên, Họ tên nhân viên và Phòng ban.

    Theo danh sách bên trên thì mỗi nhân viên ứng với 1 con số ở bên cột No. Như vậy Cách đơn giản nhất là dùng Hàm Vlookup để gọi thông tin của từng nhân viên dựa trên số thứ tự của nó tương ứng. do đó tôi thiết kế một cái nhãn ở một trang tính khác như sau:

    A B

    1 Số thứ Tự

    2

    3 Mã Nhân Viên =vlookup(B1,sheet2!A:D,4,0)

    4 Họ Và Tên =vlookup(B1,sheet2!A:E,5,0)

    5 Phòng Ban =vlookup(B1,sheet2!A:F,6,0)

    Mỗi khi bạn nhập các số từ 1 cho đến số cuối cùng trong bản danh sách trên thì mọi thông tin của nhân viên đó được gọi ra để bạn tiến hành in.

    Và lưu ý là số thứ tự trong cột A không được trùng nhau.

    Tuy nhiên cách làm như trên thì mỗi lần in chỉ hiện ra thông tin của một nhân viên trên một trang giấy như thế thì mất thời gian và tốn kém khi danh sách nhân viên, hay tài sản dài hàng trăm, hàng ngàn dòng.

    Lúc này đòi hỏi ta thiết kết lại trang in sao cho mối lần in là nhiều nhất (tùy theo khổ giấy in đặc biệt là loại giấy có thiết kế và định dạng sẵn có keo dán.

    Ở đây tôi in trên nền giấy in sẵn A5 với bốn nhãn nên tôi thiết kế trang in tương ứng như sau:

    Cũng theo cách làm trên mỗi khi ta nhập một giá trị tương ứng với số thứ tự trong cột A của sheet2 vào ô D3 thì các nhãn sẽ tự động điền thông tin của 4 nhân viên có số thứ tự liền kề với giá trị của ô D3.

    Như vậy thay vì in 1 lần 1 người như ở cách làm thứ 1, lúc này một lần in ta có thể in được 4 người. Nếu khổ giấy của bạn có thể in nhiều hơn thì bạn chỉ việc copy cả ba dòng chứa mã nhân viên, Họ Tên và phòng ban rồi dán xuống bên dưới. hoặc bên phải. Sau đó chỉnh sửa lại giá trị Lookup_value của hàm Vlookup thành D3+4; D3+5 v.v.

    Đến đây thì ứng dụng hoàn thành 90% rồi. Sở dĩ như vậy vì nếu bạn làm việc cho công ty lớn, mỗi phòng ban có nhiều người, Nếu in theo thứ tự từ 1~ hết nhân viên trong công ty sau đó mới bọc nhãn ra, sắp xếp lại rồi bàn giao cho từng phòng. Làm như thế này cũng rất mất thời gian phân loại và sắp xếp sau khi in.

    Lúc này bạn nghĩ đến việc làm sao để in theo phòng ban để không phải sắp xếp các bản in?

    Cách thứ nhất,

    rất đơn giản đó là bạn chuyển sang Sheet2 chứa danh sách nhân viên, ta thiết lập chức năng Data Filter ở dòng thứ 1 rồi dùng chức năng Sort để sắp sếp cột Phongban theo thứ tự Alphabet, và sau đó đánh số lại cột No (Cột A), Lúc này ta có thể in theo từng phòng ban rồi.

    Cách thứ 2:

    Như bạn thấy ở danh sách nhân viên bên trên tôi có thêm cột P.ban_No được đánh số thứ tự theo số người trong mỗi phòng ban. Đây là điểm mấu chốt của cách 2, Vậy làm sao để đánh số thứ tự theo từng phòng ban? Ta dùng Hàm IF để thực hiện việc đánh số tự động.

    Để Hàm Vlookup tìm kiếm chính xác và không bị lỗi thì ta phải thiết lập Data Validation cho cột phòng ban ở danh sách nhân viên (Sheet2) và ô D1 của trang in

    Lưu ý lúc này Lookup_Array là vùng từ cột C:F, và công thức hàm bên trên ta có thể lấy vùng tham chiếu từ C:F áp dụng cho tất cả các công thức trên.

    Tối ưu thêm kết quả in:

    Theo thiết lập trên thì ta đã hoàn chỉnh được chức năng in tự động giống với Merge Mail rồi, tuy nhiên sẽ có vấn đề phát sinh trong quá trình in, ví dụ như trang in bị rách một phần, làm cho chất lượng của một vùng nào đó của kết quả in bị xấu hoặc bị mất, lúc này ta muốn in lại một nhân viên bất kỳ mà không phải dò tìm nhân viên đó ở vị trí nào trong danh sách.

    Giả sử như cột A đã được đánh số theo thứ tự từ 1 ở dòng số 2 thì, ta sẽ định vị được vị trí của nhân viên là kết quả của Hàm Match trừ đi 1 đơn vị. từ đó ta dùng hàm Vlookup để trả về số thứ tự của nó trong mỗi phòng ban, nó thuộc phòng ban nào.

    Ta đặt công thức ở cột C2 như sau: =Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:B,2,0)&” “&Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:F,6,0)

    lúc này mỗi khi nhập mã nhân viên vào ô D2 thì C2 sẽ hiện ra vị trí của nhân viên đó ở phòng ban nào. Căn cứ vào đó ta sẽ nhập lại tùy chọn ở ô D1 và D3 và in lấy kết quả.

    Thêm một ý tưởng nữa là chúng ta sẽ dự báo số lần in cho mỗi một phòng ban và số lần in còn lại để giúp ta chuẩn bị giấy in tốt hơn.

    Dự báo số trang in (ô D4) : Ta dùng Hàm CountIF để đếm số nhân viên căn cứ vào giá trị của ô D4 (Phòng ban) sau đó chia số nhân viên trong mỗi lần in

    C4=countif(sheet2!D:D,Sheet1!D1)

    D4=C4/ 4

    Dự báo số trang in còn lại (ô D5) ta dùng Hàm And để kết hợp với Hàm IF để xuất ra các hướng dẫn cho người in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • 14 Mẹo Tiết Kiệm Thời Gian Khi Dùng Microsoft Excel
  • Cách Dùng Và Bỏ Split Cell Trong Excel 2010 Chi Tiết Nhất
  • Thi Mos Excel Và Cách Sử Dụng Split Để Chia Cắt,sắp Xếp Hiển Thị Các Sổ Tính Hiệu Quả Trong Bài Thi
  • Cách Mở Nhiều Bảng Tính Cạnh Nhau Trong Excel 2013
  • Sắp Xếp Nhiều Cửa Sổ Làm Việc Trên Excel Cùng Lúc
  • Mail Merge: Chức Năng Trộn Thư Rất Hữu Ích Của Microsoft Word.

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word
  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2013 (Phần 9): Sử Dụng Line And Paragraph Spacing
  • Cách Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo Trong Word
  • Vô Hiệu Hóa Chức Năng Thông Báo Update Của WordPress
  • Theme Là Gì? Chức Năng Của Theme WordPress
  • Mail Merge: chức năng trộn thư rất hữu ích của Microsoft Word.

    Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm… mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng.

    Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.

    Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

    Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.

    Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

    + Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

    2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.

    5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.

    6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.

    – Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.

    – Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).

    – Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).

    7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.

    8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK

    9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.

    Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.

    Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.

    Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

    Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003
  • Kỹ Thuật Trộn Thư Cao Cấp Trên Ms Word2003
  • Công Việc Nhẹ Nhàng Hơn Khi Biết Chức Năng Các Phím Từ F1
  • Sao Chép Cắt Dán, Viết Hoa Khi Bắt Đầu Câu Mới, Autotext. Trộn Văn Bản Trong Word
  • Xử Lý Cột Trong Word, Thao Tác Làm Việc Với Cột Trong Văn Bản Word
  • Dùng Mail Merge Trong Outlook 2022 Gửi Mail Hàng Loạt

    --- Bài mới hơn ---

  • Having Seconds Thoughts? Here’s How To Recall An Email In Outlook
  • Auto Follow Up Emails In Outlook
  • Tạo Rule Để Di Chuyển Và Lưu Trữ Email Tới Thư Mục Khác Trong Outlook
  • 7 Cách Để Lọc, Phân Loại Và Tìm Kiếm Email Hiệu Quả
  • Sử Dụng Outlook Express Để Gửi Và Nhận Email
  • Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2022 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.

    : hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa

    Tình huống thực tế

    Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.

    Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.

    Chức năng Mail Merge trong Outlook 2022 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

    Các bước chuẩn bị

    • Một file word chứa nội dung gửi email
    • Một file excel chứa thông tin khách hàng
    • Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường

    Ví dụ như sau:

    : những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail

    Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook 2022

    Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu

    Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings

    Chọn Start Mail Merge

    Chọn E-Mail Messages

    Chọn Select Recipients

    Chọn Use an Exiting List

    Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng

    Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu

    Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung

    Tô chọn nội dung muốn thay đổi

    Bước 3: Match Fields

    Bước 4: kiểm tra nội dung trước khi gửi

    Chọn Preview Results

    Bước 5: hoàn thành và gửi

    Chọn Finish & Merge

    • Edit inpidual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
    • Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện

    Thông tin Merge email:

    • To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email
    • Subject line: tiêu đề thư
    • Mail format:
      • plain text: mail ko có định dạng

    Bấm OK để bắt đầu gửi

    Kiểm tra thành quả

    Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi

    Đăng nhập Gmail để kiểm tra.

    Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2022. Cũng đơn giản mà phải không nào.

    Bài cùng chuyên mục:

    --- Bài cũ hơn ---

  • Thiết Lập Các Chức Năng Trong Outlook Express Thu Dien Tu Doc
  • Tải Xuống Microsoft Outlook 2007
  • Microsoft Outlook Là Gì? Kiến Thức Tổng Quan Và Chi Tiết Về Microsoft Outlook
  • Ứng Dụng Email Yêu Thích Của Bạn, Outlook Mobile, Sẽ Có Thêm Chức Năng Bảo Vệ Doanh Nghiệp Và Quản Lý Thiết Bị Di Động Mới
  • Tải Xuống Microsoft Outlook 2010 Microsoft Office
  • Mail Merge: Automatically Generate And Send Personalized Emails

    --- Bài mới hơn ---

  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007
  • Tạo Rule Trong Outlook, Phân Loại Và Lọc Email Trong Microsoft Outlook
  • Chuyển Email Tự Động Vào Một Thư Mục Trong Outlook
  • Hướng Dẫn Cách Đổi Tên Thư Mục Archive Trong Outlook 2022
  • Mở Và Tìm Các Mục Trong Tệp Dữ Liệu Outlook (.pst)
  • A mail merge allows you to send personalized messages to a large group of people at once without them knowing who else you have sent it to. This is a great way to have bulk messages look more personal, send everybody their own information (like a logon name and password) or send out Christmas cards.

    There are various ways to do a mail merge and there are various tools available to further simply the process or add even more options. This guide gives an overview of these methods and walks you through a couple of examples to do your own mail merge.

    Although you can also do a mail merge to a document or directly to a printer, in our examples we will use an email as the output. The process for the other output options is very similar and this guide can also be used for that.

    Mail Merge from Outlook

    Starting a Mail Merge from within Outlook is the easiest method if all the people who you want to include are already in a Contacts folder in Outlook.

    In this mail merge example we will send a select amount of contacts an email and ask them whether their contact information is correct.

    Important!

    Before continuing, please verify with your ISP or mail admin first if there are any restrictions in how many emails you may send within an hour or in total on a day. Some have put a restriction on that but as long as you stay under a 100 it’s very likely you won’t run into any issues and there is probably no need to contact your ISP.

    If there is a limit set, then you can use a Mail Merge tool with scheduling functionality to work around these limits and send out the mail merge is smaller batches.

    1. Select the Contacts folder containing the contacts that you want to send an email to (pss CTRL+3 to quickly switch to your Contacts folders).
    2. Select the contacts that you want to email to or apply a filter to your view so that only the contacts that you want to address are visible. Quick methods to apply a filter are;
      • Sort or group your Contacts folder by Category or another field in 2 easy steps.
        1. Change your Arrangement.
    3. Open the Mail Merge dialog in Outlook:
    4. Verify if the correct options are set for contacts;
      • “All contacts in current view” if you filtered your view so that only the contacts that you want to address are visible.
      • “Only selected contacts” if you manually selected the contacts from the Contacts folder that you want to address.
    5. At the bottom of the dialog set the “Merge options” to;
    6. Press OK and wait for Word to start.
    7. A new document will open. Select the Mailings tab on the Ribbon.

      The Mail Merge tab in the Ribbon of Word as part of a Microsoft 365 subscription.

    8. Now it is time to start writing your message with variables. This sounds more difficult than it is;
      1. Insert a greeting line by pssing the “Greeting Line” button
      2. Select the greeting line that you want and which greeting line to use when no proper information is found from the contact information.
        • Note that you can type freely in the format fields. So instead of selecting “Dear ” you can also type “Hello “.
        • Please be aware that you need to type a space at the end of the word in order not to have it “stick” to the name of the addressee.
      3. Press OK to close the dialog and then pss ENTER to start a new line in the document.
      4. Here type the following;

        “Please verify your contact details that we have on file and either confirm it to us or provide us updated information.”

      5. Press ENTER again to start a new line and insert the address by pssing the “Address Block” button.
      6. As we’ve already addressed the person, we remove their name from the address block by disabling the option “Insert recipient’s name in this format:”

        As we only address inpiduals in our example we also disable the option “Insert company name”.

      7. Press OK to close the dialog and pss ENTER to start a new line.
      8. Now we’re going to include the home telephone number by pssing the “Insert Merge Field” button.
      9. From the dialog that pops up select Home_Phone and then pss Insert.
      10. Press Close to close the dialog and pss ENTER to start another new line.
      11. Your document should now look something like this.

    9. Before sending, it is best to pview your results first by pssing the “Preview Results” button.
    10. You can use the arrow buttons in the toolbar to browse through all the personalized emails.
    11. Now it is time to send the messages; Press the Finish & Merge button and select “Send E-mail Messages…”.
    12. Pressing OK will directly start sending the emails.

    Tool Tip!

    If you need to send along an attachment with your mail merge or also want to address people via the CC or BCC address line, then you can use the Mail Merge Toolkit add-in from MAPILab.

    If you decide to order use 4PM76A8 to get a discount.

    Mail Merge from Word with Outlook as source

    Starting your mail merge from Word is also possible. The end-result is the same as starting it in Outlook. The main difference is the dialog box that you use to select the correct contacts but more about that later.

    In this example we again send a selected amount of contacts an email but we’ll skip the letter writing as it is similar to the example above.

    1. The Task Pane panel will open on the right side of the document to choose the document type.

      Here select “E-mail messages”.

      Using the Mail Merge Wizard in Word to create a mail merge.

    2. As you can have multiple Contacts folders in Outlook we need to select the actual folder which we will be using by pssing “Choose Contacts Folder”.

      Bringing up this dialog could take a while and could also cause a mail profile prompt from Outlook.

    3. After selecting the Contact folder of your choice you could be psented with the “Choose Profile” dialog from Outlook. If you don’t know this dialog, there is probably one selection in the drop down list anyway or set to the correct default so simply pss OK.
    4. Word now opens the “Mail Merge Recipients” dialog where you can specify which contacts to send to.

      This dialog offers various selecting and filtering options. This dialog can be a bit slow when you have a lot of contacts as it refreshes the screen after ptty much every action. However, the “Find duplicates…” feature is quite handy especially, when you want to use the entire Contacts folder for your mail merge.

      The Mail Merge Recipients allows you to refine your selection of Contacts.

    5. After selecting the recipients, the next step is to write your message. The Mail Merge Wizard already shows you some variables you can use. Writing of the message can be done in the same way as in the example indicated above.
    6. The next step allows you to pview all the emails you’ll eventually be sending.
    7. In Step 6 you can pss “Electronic Mail…” to set the final options before mailing your message
        Note that it is the same dialog as we had in our pvious example but now you still need to fill in some details;

        • To: Email_Address
        • Subject line: Your personal information
    8. After setting the options, pssing OK will direct start sending the emails.

    Mail Merge from Word with another source

    When you want to send out personal emails via Outlook but the information itself isn’t in Outlook, but for instance in Excel, Access, a SQL query, a csv-file, etc., then you can start your mail merge from within Word as well.

    The process is similar as doing a mail merge from within Word with Outlook as the source, with an additional step to match the merge fields.

    1. Start the mail merge from Word again as indicated above until you reach the screen with Step 3 in the Mail Merge Wizard.
    2. In Step 3 select “Use an existing list”.
    3. Select the location of the document containing the information. This can be Excel sheets, Access Databases, Database Queries, Text Documents and many other sources as long as it is in a structured format Word can work with.
        Depending on the file type you selected you might need to put in the delimiters; the characters that are used to separate the columns and rules.
    4. After you have selected the file and optionally filtered your contacts to address, continue to Step 4.
    5. When you reach Step 4, it is a good time to match the fields from your source to Mail Merge fields to be able to use the pdefined blocks such as “Greeting Line”.

      For instance, when you have an Excel sheet that contains the columns Name, Email Address, Usernames and Passwords, you’d want to match the Name field to the “Last Name” merge field.

      1. Press the Match Fields button.
      2. You’ll now get a dialog with standard Merge Fields in Word which can be used in standardized templates.
      3. Expand the drop down list next to “Last Name” and set it to the column in your source document (in our case an Excel sheet) containing that information (in our case the column “Name”).
      4. Match up other fields if you need and pss OK to close the dialog.
    6. You can now continue with the mail merge as indicated in the process above.
    7. When you get to the dialog to send the messages, you must set the “To:” field to the column that contains the list of email addresses to send to.

    Mail Merge with 3rd party tools

    Below is a list of 3rd party mail merge tools which you can use in addition to the Word Mail Merge or as a replacement of it. I won’t discuss their start to finish processes but will highlight their unique features.

    Mail Merge Toolkit by MAPILab

    • Fully integrates with the Mail Merge Wizard providing you with more sending options.
    • Mail merge with attachments or even a different attachment for each recipient.
    • Optionally set CC and BCC recipients.
    • Allows customization of the Subject too.

    Send Inpidually by Sperry Software

    • Easy to use.
    • Automatically creates inpidual emails from addresses you have put in the To field.
    • Has its own merge fields already mapped to contact details which can be used in a message.
    • Supports a simple txt-file as the source for the mail merge with an email address on each inpidual line.

    Send Personally by MAPILab

    • Easy to use.
    • Automatically creates inpidual emails from addresses you have put in the To field.
    • Has its own merge fields already mapped to contact details which can be used in a message.
    • Allows for an exclusion list.

    Merge Tools by Doug Robbins (Word MVP)

    • Installation via a Word Startup template (dotm-file).
    • Merge to e-mail messages either with or without attachments, with the documents created by the merge being sent as either Word or PDF attachments or as the body of the e-mail message.
    • Many to One type merges, which can be used for creating documents such as invoices where there are multiple records in the data source that have common data in one of the fields.
    • Merging to a document that will include a chart that is unique to each record in the data source.
    • Video tutorial by Kevin Stratvert (ex-Microsoft employee).

    --- Bài cũ hơn ---

  • Trộn Thư Và Gửi Email Tự Động Đến Nhiều Người Với Mail Merge Trong Gmail
  • Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word
  • Hướng Dẫn Tạo Lịch, Đặt Phòng Họp Qua Phần Mềm Microsoft Outlook
  • Tìm Kiếm Email Outlook Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước Và Hơn Thế Nữa
  • Sử Dụng Thư Mục Tìm Kiếm Để Tìm Các Thư Hoặc Mục Outlook Khác
  • Soạn Mail Merge Trong Word Mailmeger Doc

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Sử Dụng Text Box Trong Word 2010
  • Tùy Biến Thanh Công Cụ Toolbar Hiển Thị Ngoài Giao Diện Word 2003, 200
  • Hướng Dẫn Vẽ Sơ Đồ, Mô Hình Bằng Word 2007/2010 12/2020
  • Sử Dụng Giọng Nói Để Ra Lệnh Và Soạn Thảo Văn Bản Trong Microsoft Office Bằng Dictate
  • Microsoft Thử Nghiệm Ứng Dụng Khẩu Lệnh Dictate Trong Office
  • Công nghệ thông tin

    Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word

    07/08/2007 14:48

    5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế (xem hình 3).

    6. TRong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới (xem hình 4).

    – Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name. – Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm). – Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 5).

    Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. 7. TRong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính (thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng việt, xem hình 6).

    8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK (xem hình 7).

    9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close. Bước 4. Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một. Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẫu tin REcord (xem hình 8).

    Bước 5. Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

    Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công! Trần đại Minh Trí

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 28): Cách Trộn Văn Bản, Trộn Thư Mail Merge
  • Cách Gộp Và Tách Ô Cho Các Table, Bảng Biểu Trong Word 2003, 2007, 201
  • Hiện Bản Dịch Ngay Phía Dưới Văn Bản Word, Dịch Văn Bản Trong Word
  • Cách Dịch Văn Bản Trực Tiếp Trong Word
  • Cách Dùng Tính Năng Dịch Nhanh Trong Word 2022 Không Cần Dùng Từ Điển
  • Những Cách Gửi Mail Hàng Loạt Trong Outlook, Mail Merge 2022

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cài Rules Trong Outlook 2010
  • Tạo Rule Trong Outlook Nhanh Chóng, Đơn Giản, Dễ Thực Hiện
  • Hướng Dẫn Cách Thu Hồi Email Đã Gửi Trong Outlook Và Gmail – Mmo Journey
  • Bạn Biết Gi Về Protein?
  • Top 15 Sữa Whey Protein Cho Nữ Tăng Cơ Giảm Mỡ Số 1 Tại Việt Nam
  • Tiết giảm chi phí sản xuất là một trong những việc khiến các nhà quản trị phải “đau đầu” vì nó là nhân tố lớn nhất quyết định lợi nhuận và giá thành sản phẩm.

    Động cơ cho các hành động tiết giảm chi phí không chỉ đơn thuần là việc phải “thắt lưng buộc bụng” trong giai đoạn khó khăn

    Các quyết định được xây dựng trên nền tảng của hành vi đạo đức giúp tạo ra hiệu ứng tích cực lâu dài cho công ty.

    12/01/2021

    Nếu phải gửi mail cho 1000 khách hàng trong đó mỗi email khi gửi đi bạn phải điền một số thông tin khách hàng với chức vụ và loại hình dịch vụ mà họ sử dụng, sẽ khiến bạn mất nhiều nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế chức năng gửi mail hàng loạt kết hợp từ Outlook và Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

    Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Mail Merge trong Outlook 2022, 2022, 2022, 2022 hay phiên bản 2022 mới nhất sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

    Các bước chuẩn bị

    Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau: 

    Một file word chứa nội dung gửi email

    Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường 

    Một file excel chứa thông tin khách hàng 

    Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook

    Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu 

    Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab mailings

    Chọn Start Mail Merge

    Chọn Email Messages

    Chọn Select Receipients 

    Chọn Use an Exiting List 

    Hãy trỏ đường dẫn đến file excel 

    Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng 

    Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu. 

    Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung 

    Tô chọn nội dung muốn thay đổi

    Bước 3: Match Fields

    Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook.

    Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi

    Để kiểm tra nội dung trước khi gửi bạn hãy chọn Preview Results 

    Bước 5: Hoàn thành và gửi

    Chọn Finish & Merge

    • Edit inpidual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt 

    • Send email messages: Gửi mail hàng loạt 

    • Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện 

    Thông tin Merge email

    • To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện

    • Subject line: tiêu đề thư 

    • Mail format:

               html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái 

               plain text: mail không có định dạng

    Bấm OK để bắt đầu gửi 

    Kiểm tra thành quả 

    Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail

    Mail sẽ tự động gửi hết 

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Các Bước Gửi Mail Hàng Loạt Trong Outlook, Mail Merge 2022
  • 8 Điểm Khác Biệt Của Office 2022
  • Top 5 Thủ Thuật Sử Dụng Outlook 2022 Hiệu Quả
  • Tổng Hợp Các Bí Quyết Sử Dụng Outlook Mail Từ A – Z
  • Phần Mềm Quản Lý Email Của Microsoft
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007

    --- Bài mới hơn ---

  • Tạo Rule Trong Outlook, Phân Loại Và Lọc Email Trong Microsoft Outlook
  • Chuyển Email Tự Động Vào Một Thư Mục Trong Outlook
  • Hướng Dẫn Cách Đổi Tên Thư Mục Archive Trong Outlook 2022
  • Mở Và Tìm Các Mục Trong Tệp Dữ Liệu Outlook (.pst)
  • Hướng Dẫn Cách Phục Hồi Thư Đã Xóa Hoặc Lưu Trữ Trên Ms Outlook
  • Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

    Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.

    1. Mail Merge căn bản

    a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)

    Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

    1 Những tài liệu ban đầu.

    2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

    3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

    Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

    b. Tài liệu chính?

    Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

    1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

    2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

    c. Thông tin người nhận

    Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

    Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v…

    Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

    d. Bộ tài liệu khi hoàn tất

    Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.

    Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

    • Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).
    • Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

    2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận

    a. Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge

    Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

    Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

    b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận

    Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận.

    Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.

    Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

    2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

    Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

    Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

    c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

    Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

    • Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.
    • Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
    • Thông tin về nhân viên của bạn.

    Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge.

    Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

    Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

    d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge

    Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).

    Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

    e. Tìm hiểu Merge field

    Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

    “Tiêu Đề” “Họ Tên”

    “Địa Chỉ Tên Đường”

    “Thành Phố”, “Bang” “Mã Quốc Gia”

    Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

    f. Thực hiện mail merge

    Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

    Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

    Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

    g. Mail Merge Wizard

    Để thực hiện trộn thư, chọn

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

    h. Cách tạo tài liệu chính

    Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

    Chọn

    nếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn.

    Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

    i. Kết nối đến danh sách người nhận

    Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

    Chọn

    nếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

    Chọn

    nếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

    Chọn

    nếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

    Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

    j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

    Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

    Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

    1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

    k. Sắp xếp tài liệu chính

    Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:

    • Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.
    • Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

    l. Xem lại mail merge

    Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin.

    Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

    m. Hoàn tất việc merge

    Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

    n. Mail merges sử dụng Ribbon

    Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

    Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mail Merge: Automatically Generate And Send Personalized Emails
  • Trộn Thư Và Gửi Email Tự Động Đến Nhiều Người Với Mail Merge Trong Gmail
  • Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word
  • Hướng Dẫn Tạo Lịch, Đặt Phòng Họp Qua Phần Mềm Microsoft Outlook
  • Tìm Kiếm Email Outlook Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước Và Hơn Thế Nữa
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Xem Toàn Bộ Cấu Trúc Văn Bản Word Bằng View Outline
  • Chọn Những Vật Thể Khác Nhau Trong Word
  • 2 Cách Sao Chép Dữ Liệu Từ Excel Sang Word Giữ Nguyên Định Dạng
  • Cách Liên Kết Dữ Liệu Word Và Excel Thật Là Đơn Giản Dễ Dàng
  • Hướng Dẫn Điều Chỉnh Định Dạng Trang Với Page Setup
  • Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

    Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

    Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

    Tại Step 1: Letters

    Tại Step 2: Use the current document

    Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

    Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

    Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

     

    Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

    Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

    Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

    Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

    Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

    Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

    Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit inpidual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

    Bước 10: Chọn Save 

    Lời kết

    Thông tin liên hệ 

    Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

    Email: [email protected]

    Hotline: 0914 444 343

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dùng Tính Năng Trộn Thư
  • Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Trong Microsoft Word
  • Cách Sử Dụng Thesaurus Trong Microsoft Word
  • Sử Dụng Multilevel List Để Tạo Mục Lục Tự Động Trong Word 9
  • Làm Cách Nào Để Hiển Thị Hoặc Ẩn Ngắt Phần Trong Word?
  • Hướng Dẫn Các Bước Gửi Mail Hàng Loạt Trong Outlook, Mail Merge 2022

    --- Bài mới hơn ---

  • Những Cách Gửi Mail Hàng Loạt Trong Outlook, Mail Merge 2022
  • Hướng Dẫn Cài Rules Trong Outlook 2010
  • Tạo Rule Trong Outlook Nhanh Chóng, Đơn Giản, Dễ Thực Hiện
  • Hướng Dẫn Cách Thu Hồi Email Đã Gửi Trong Outlook Và Gmail – Mmo Journey
  • Bạn Biết Gi Về Protein?
  • Các bước chuẩn bị

    Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau: 

    • Một file word chứa nội dung gửi email
    • Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường 
    • Một file excel chứa thông tin khách hàng 

    Bizfly cung cấp giải pháp Bizfly Email Marketing & Automation giúp doanh nghiệp tự động gửi Email Marketing hàng loạt theo kịch bản có sẵn giúp tiếp cận x3 khách hàng tiềm năng cho tổ chức. Để lại thông tin và các chuyên gia của Bizfly có thể tư vấn cụ thể cho bạn.

    Bizfly Email – Giải pháp gửi Email Marketing tự động theo kịch bản có sẵn giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tối ưu

    Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook

    Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu 

    Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab mailings

    • Chọn Start Mail Merge
    • Chọn Email Messages
    • Chọn Select Receipients 
    • Chọn Use an Exiting List 

    Hãy trỏ đường dẫn đến file excel 

    Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng 

    Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu. 

    Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung 

    Tô chọn nội dung muốn thay đổi

    Khám phá ưu đãi MUA 1 TẶNG 1 khi sử dụng phần mềm Email Marketing của Bizfly NGAY HÔM NAY

    XEM THÊM TẠI ĐÂY

    Bước 3: Match Fields

    Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook.

    Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi

    Để kiểm tra nội dung trước khi gửi bạn hãy chọn Preview Results 

    Bước 5: Hoàn thành và gửi

    Chọn Finish & Merge

    • Edit inpidual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt 
    • Send email messages: Gửi mail hàng loạt 
    • Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện 

    Thông tin Merge email

    • To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
    • Subject line: tiêu đề thư 
    • Mail format: html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái. plain text: mail không có định dạng

    Bấm OK để bắt đầu gửi 

    Kiểm tra thành quả 

    Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail

    Mail sẽ tự động gửi hết 

    --- Bài cũ hơn ---

  • 8 Điểm Khác Biệt Của Office 2022
  • Top 5 Thủ Thuật Sử Dụng Outlook 2022 Hiệu Quả
  • Tổng Hợp Các Bí Quyết Sử Dụng Outlook Mail Từ A – Z
  • Phần Mềm Quản Lý Email Của Microsoft
  • Hướng Dẫn Quản Lý Cuộc Họp Trên Ứng Dụng Outlook
  • Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Tạo Khung Trong Word 2010, 2013, 2007 Siêu Dễ
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010
  • Các Phím Tắt Trong Word 2010 (Phần 1)
  • 360 Phím Tắt Đáng Giá Trong Word 2007, 2010, 2013, 2022
  • Các Phím Tắt Trong Microsoft Word 2010
  • Tính năng trộn thư trong word cực kỳ hữu ích nhưng nhiều bạn vẫn chưa biết tới và sử dụng tạo thuận lợi cho công việc. Trong bài viết này VOH sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm Mail Merge trong word 2013 và word 2022.

    Cách làm Mail Merge trong word 2013

    Trộn thư (Mail Merge) là tính năng được tích hợp trong Microsoft Word. Với những thao tác đơn giản bạn sẽ giảm thời gian, công sức chèn danh sách thông tin từ bảng excel vào trong các văn bản word.

    Hướng dẫn cách làm Mail Merge với word 2013:

      Bước 2: Bạn sẽ thấy Mail Merge có ở bên phải Word với thông tin

      • Step 1: Letters
      • Step 2: Use the current document
      • Step 3: Use an existing list trong danh sách đã có trước. Bạn vào lựa Type a new list lập danh sách mới, nhấn nút Next: Write your letter.
      Bước 3: Trong Select Data Source thì bạn chọn danh sách đã có sẵn mở Open.
      Bước 5: Trong Mail Merge Recipients thì lựa dữ liệu cần chèn với việc đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu. Bạn chèn tất cả thì đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source rồi nhấn nút OK.
      Bước 7: Bạn di chuột vào nơi cần chèn dữ liệu rồi nhấn More items. Xuất hiện Insert Merge Field thì chọn trường dữ liệu với nội dung cạnh con dấu chuột và nhấn nút Insert chèn vào đó.

    Hoàn thành việc chèn danh sách thì bạn sẽ có bảng dưới. Bạn nhấn Next: Preview your letters.

      Bước 9: Bạn xem lại thông tin thì vào Edit inpidual letters và nhấn OK tại Merge to New Document.

    Cách làm Mail Merge trong word 2022

    Các bước làm Mail Merge trong word 2022:

      Bước 4: Bạn thêm danh sách thông tin học sinh, phụ huynh, lớp…Bản word sẽ tự động thêm vào giấy mời.

    Bạn chọn Next: Write your letter.

      Bước 6: Chọn next pvious để thông tin đứng đúng vị trí rồi chọn Next: Complete the merge.

    Bạn muốn in thư thì chọn Print để in, nếu không muốn thì đóng Mail Merge.

    Nguồn ảnh: Internet

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge
  • Cách Thụt Lề Văn Bản Với Indents Và Tabs Trên Word 2022
  • Creating First Line And Hanging Indents
  • Sử Dụng Các Công Cụ Trên Thanh Thước Trong Word
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100