Đã lỡ viết 4 chức năng của quản lý trong đó có chức năng lãnh đạo thì đành viết nốt chức năng lãnh đạo cho nó xong.
Khi quy mô quản lý ngày càng rộng, nhà quản lý càng ít có thời gian kiểm soát, kiểm tra vì vậy anh ta phải làm sao đó đển người thực hiện “tự nguyện” làm mà không phải làm trong sự “chống đối”. Mặt khác một người có động lực tốt sẽ mang lại kết quả vượt xa năng lực thực trong khi một người có động lực không đủ có thể tạo ra kết quả kém xa năng lực thực của anh ta.
Tính chu kỳ của động lực
Khi mới vào làm Kiên bị sức ép của thử việc cũng như còn sự phấn khích khi cái gì cũng mới nên động lực đã có sẵn thể hiện bằng sự nhiệt tình, hăng hái, thức đêm thức hôm. Sau một thời gian, nếu thực tế đúng hoặc hơn cả kỳ vọng Kiên càng thêm động lực làm việc; ngược lại nếu thực tế không bằng quá xa so với kỳ vọng thì động lực làm việc sẽ bị sụt giảm dần. Kiên sẽ tự động nghỉ việc trong thời gian thử việc hoặc vẫn nhận chính thức nhưng bắt đầu tìm cách nhảy việc.
Chủ nhật vừa rồi, Pháp đã thắng Croatia 4-2, lên chức vô địch WC kể từ France 98. Cả Pháp và Croatia không ai là không ham vô địch, họ có động lực rất mạnh mẽ muốn dành chiến thắng. Kết quả cuối cùng là do giới hạn của năng lực mỗi đội và sự may mắn mà không phải hai đội thiếu động lực. Động lực của họ là bậc cao nhất , khẳng định bản thân (5); giả sử họ đạt được họ sẽ được cả đất nước tôn trọng (4), có chân chắc trong một đội bóng danh giá (3), đảm bảo một tương lai tươi sáng (2) cùng mức thưởng hậu hĩnh (1).
Các công ty có hệ thống quản trị nhân sự tốt thường sẽ có lộ trình thăng tiến cho mỗi vị trí. Mỗi một vị trí sẽ biết rõ ràng tại sao anh ta đang ở vị trí hiện tại, làm thế nào và trong bao lâu để anh ta lên vị trí kế tiếp. Công ty sẽ chỉ cho anh ta điểm đến Hải Phòng bên cạnh chỉ từng mốc cụ thể trên đường từ Hà Nội.
Một nhà quản lý cấp độ 4 sẽ khơi dậy được động lực 3.0 trong người dưới quyền kết hợp với kỹ năng quản lý là vẽ cho họ một lộ trình rõ ràng.
Tôi chỉ muốn kết luận lại ở chức năng này rằng động lực tốt nhất là từ tự thân, người ngoài chỉ khơi gợi, không thể duy trì giúp động lực. Làm việc có động lực ngoài khiến hiệu quả công việc cao hơn còn khiến ta cảm thấy mình sống có ích hơn, thời gian trôi qua không tiếc nuối.
Một nhóm (Team) là một tập hợp con người có tổ chức cùng nhằm tới một mục tiêu nào đó. Công ty, phòng ban, đội tổ, đoàn thanh niên, hội phu nữ,…. đều là một nhóm; nhìn rộng ra thì một đất nước cũng là mọt nhóm, toàn bộ loài người cũng là một nhóm.
Một vài nhân viên bất mãn có thể hình thành lên một nhóm nhưng sẽ không được gọi là nhóm (team) nếu như thiếu sự tổ chức và cũng không có mục tiêu nào cả. Một nhóm bạn cấp 3 của bạn cũng không gọi là nhóm nếu như các bạn chỉ thỉnh thoảng tụ họp hàn huyên tâm sự. Tóm lại một đám người gọi là một nhóm (Team) khi:
Có sự tổ chức (phân công nhiệm vụ trong nhóm)
Có một mục tiêu chung
Một nhóm có những đặc điểm sau:
Bầu không khí của nhóm: Một nhóm bất kỳ giống như tính cách một con người tồn tại một bầu không khí tích cực hoặc tiêu cực. Tiêu cực là khi các thành viên trong nhóm nghi kỵ lẫn nhau, thiếu tin tưởng nhau, chê bai, trách móc,..tóm lại các thái độ tiêu cực của mỗi thành viên trong nhóm tạo thành bầu không khí chung của nhóm. Một người tích cực khi gia nhập nhóm sẽ chịu chung bầu không khí đó, hoặc anh ta rời bỏ nhóm hoặc sẽ hình thành tư duy tiêu cực tương tự nhóm. Ngược lại bầu không khí tích cực là khi mọi người tương trợ lẫn nhau, không có sự nghi kỵ bon chen những hành vi chơi xấu. Chúng ta có thể cảm nhận được bầu không khí của nhóm ngay khi bước chân vào nhóm.
Tâm trạng nhóm: Một người tiêu cực nhất cũng có lúc cảm thấy vui và ngược lại. Một nhóm có bầu không khí tích cực vẫn có thể rơi vào trạng thái tiêu cực ở một giai đoạn nào đó.
Lan truyền tin trong nhóm: Một tin cho dù vô lý khi được phát ngôn bởi một thành viên trong nhóm sẽ lan truyền tới tất cả mọi người và sẽ có một lượng người tin. Chúng ta thấy rõ điều này ở cộng đồng mạng, một tin cho dù vô lý cũng rất nhiều người quan tâm thậm chí là tin ngay lập tức.
Hỗ trợ trong nhóm: Các thành viên trong nhóm có những năng lực riêng biệt mang tính bổ sung cho nhau để hình thành lên sức mạnh nhóm. Đặc biệt đối với nhóm thành lập vì một mục tiêu không mang tính lặp đi lặp lại nào đó sẽ lấy những người phù hợp nhất của nhiều nhóm khác nhau để thực hiện một mục tiêu tương ứng.
Phát triển trong nhóm: Một thành viên trong một nhóm có được sự hỗ trợ của người khác cho phần năng lực mình còn thiếu từ đó sẽ học hỏi được để gia tăng năng lực.
Như vậy nhà quản lý bên cạnh tạo động lực cho mỗi cá nhân còn phải quan tâm tới một nhóm, có những hành vi lãnh đạo nhóm (mà không phải lãnh đạo cá nhân). Anh ta cần:
Tạo một bầu không khí tích cực trong nhóm. Một nhóm cần có đa số là người có tư duy tích cực, người có cấp bậc càng cao càng phải tích cực. Khi đa số là tích cực sẽ tạo nên một nhóm tích cự lôi kéo những người tiêu cực cũng có ý nghĩ tích cực.
Cảm nhận tâm trạng nhóm để phản ứng nhanh nhằm tránh nhóm rơi vào giai đoạn trầm cảm quá lâu.
Đặc điểm của nhóm chịu ảnh hưởng cực lớn của người quản lý nhóm. Các thành viên có xu hướng bắt chước trưởng nhóm vì vậy trưởng nhóm phải chú ý trở thành một hình mẫu phù hợp với mục tiêu của nhóm. Ngoài ra giống như chiến tranh, vị tướng nếu xông lên phía trước thì người lính cũng sẽ xông lên theo. Các công việc khó khăn đòi hỏi trưởng nhóm phải khởi xướng đi đầu nêu gương cho anh em theo.
Tuyển chọn thành viên nhóm cần dựa vào việc nhóm mình còn thiếu năng lực gì. Thay vì tuyển những người giống nhau thì nên tuyển những người khác nhau có thể bù đắp cho nhau.
Ủy quyền/ bắt buộc hướng dẫn lẫn nhau trong nhóm để bổ khuyết những năng lực mà mỗi thành viên còn thiếu (thay vì tự mình hướng dẫn). Trưởng nhóm nên thực hiện luân chuyển vị trí trong nhóm để học tập thực tế. Trong trường hợp cần thiết trưởng nhóm cũng là người huấn luyện để thúc đẩy năng lực các thành viên.
Điều hành cuộc họp nhóm sao cho tận dụng được sức mạnh tập thể nhưng không gây bất hòa trong nhóm.
Xử lý tình hình thiếu hụt nguồn lực: số lượng thành viên và năng lực của nhóm thường sẽ không đạt được tiêu chuẩn hoàn thành công việc đòi hỏi; nhà quản lý phải giỏi kỹ năng quản lý để sắp xếp tổ chức công việc được hiệu quả. Mặt khác anh ta phải tìm kiếm được các nguồn lực từ bên ngoài khi cần thiết như thành viên của nhóm khác hoặc phải thuyết phục cấp quản lý bổ sung thêm thành viên cho nhóm dựa trên tầm nhìn về khối lượng công việc trong tương lai.
Một người đang làm ở một công ty nghỉ việc ra tự doanh hoặc thất nghiệp sẽ có cảm giác tự do những ngày đầu sau đó sẽ cảm thấy hụt hẫng vì mình bị mất đi nhu cầu tham gia một nhóm. Thời tiền sử, tham gia một nhóm là có cái ăn, được an toàn, được thể hiện mình, được tôn trọng; vì vậy nhu cầu gia nhập nhóm có tận trong tiềm thức của mỗi chúng ta. Chúng ta luôn có xu hướng tụ lại thành một nhóm vì nó sẽ giúp ta thỏa mãn các nhu cầu của mình. Nhu cầu được là thành viên của một nhóm ở tận bậc 3 mà lị.
Bên cạnh nhóm chính thức được hình thành một cách rõ ràng theo cơ cấu tổ chức của công ty còn tồn tại nhóm phi chính thức. Nhóm phi chính thức được hình thành dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau trong đó mỗi thành viên tin rằng việc tham gia vào nhóm sẽ giúp mình đạt được nhu cầu nào đó.
Lý tưởng nhất một nhóm phi chính thức chính là một nhóm chính thức khi đó người trưởng nhóm vừa có quyền lực cứng vừa có quyền lực mềm.