Xem 12,474
Cập nhật nội dung chi tiết về Sử Dụng Chức Năng Data Validation Trong Excel mới nhất ngày 29/05/2022 trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến nay, bài viết này đã thu hút được 12,474 lượt xem.
--- Bài mới hơn ---
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ()
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 2
Hình 1: Chọn vùng cần kiểm soát và thực hiện chức năng Data validation
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ()
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 4 Hình 4: Chọn kiểu phạm vi nhập liệu
a. Between (not between):
Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ngoài một vùng xác định). Ví dụ
điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến 31, các thứ trong
tuần,
– Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu.
– Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu.
– Ingnore blank: bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống.
– Clear All: huỷ bỏ
Giá trị giới hạn có thể cố định (không thay đổi được) hoặc không cố định (có thể thay đổi
được) tuỳ vào mục đích sử dụng.
Hình 5: Phạm vi nhập liệu
– Giới hạn cố định: là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Trong hình 5, giá trị nhập nhỏ nhất
bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi như hình 6
(thông báo lỗi mặc định của Excel). Chúng ta có thể thay đổi nội dung thông báo đó theo mục
đích sử dụng cụ thể ở mục 1.3.
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ()
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 6
công thức và sử dụng hàm của bạn. Nếu bạn khai thác công thức và sử dụng hàm tốt, khả
năng kiểm soát số liệu sẽ tốt hơn, linh hoạt hơn. Điều đó thể hiện ở phần ví dụ.
b. Equal to (not equal to):
Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được
khai báo trong Value. Giá trị xác định có thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay
đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương tự như ở mục a ở
trên).
c. Greater than (Greater than or equal to):
Chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Giá trị
giới hạn đó được khai báo trong Minimum. Giá trị giới hạn có thể cố định bằng cách nhập trực
tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức (cách thực hiện tương
tự như ở mục a ở trên). Ngược với trường hợp này là less than (less than or equal to).
Hình 9: Giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu
d. Less than (less than or equal to):
Chỉ cho phép nhập giá trị nhỏ hơn (hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn nào đó. Trường
hợp này ngược lại ở mục c ở trên.
1.1.2. Decimal:
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân (hình 3). Cách thực
hiện tương tự đối với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh được
những sai sót do quy định về số thập phân Quốc tế và Việt Nam (dấu chấm và phẩy).
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ()
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 8
Trong cửa sổ Data validation (hình 11), chức năng In-cell dropdown cho phép khi chọn
vào ô sẽ hiện nút danh sách thả xuống để lựa chọn phần tử trong đó (hình 12).
Hình 12: Danh sách được thả xuống để chọn khi bấm vào nút dropdown
b. Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính:
Bạn có thể nhập danh từ một vùng sẵn có trong bảng tính bằng cách bấm vào nút (hình
13). Sau đó chọn vùng danh sách, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Việc lựa chọn
như trường hợp đầu tiên.
Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải cùng nằm trong cùng một sheet với những ô
cần thể hiện. Điều đó là hạn chế nếu ta khai thác vùng danh sách này ở sheet khác. Vậy cách
khắc phục hạn chế này như thế nào? Bằng cách tạo Name cho vùng (K2:K15) là chúng ta có
thể khắc phục nhược điểm này. Khi đó trong Source sẽ thể hiện tên vùng (hình 14).
Hình 13: Khai báo danh sách từ vùng trong bảng tính
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuong)
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 10
1.1.5. Text length:
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả
khoảng trắng, dấu, ). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole
number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong 1
khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất, Ví dụ như
trong hình 16, chỉ cho phép nhập mã hàng có chiều dài 6 ký tự.
Hình 16: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự
Hình 17: Khai báo mã hàng có chiều dài 6 ký tự
1.2. Chức năng Input Message
Chức năng Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô
đó, từ đó định hướng cho công việc nhập liệu. Tất nhiên khi thực hiện chức năng này thì bạn
đã thiết lập chế độ Settings cho các ô đó. Để hiển thị thông tin nhập liệu cho khối ô nào đó,
đầu tiên ta bôi đen khối ô đó (C6:C15 trong hình 17). Bước thực hiện như hình 1, 2 và chuyển
sang Input Message (hình 17). Cửa sổ Input Message gồm các nội dung sau:
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ()
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 12 Hình 19: Cửa sổ Error Alert
Hình 20: Thông báo Stop khi nhập liệu không đúng
Hình 21: Thông báo Warrning khi nhập liệu không đúng
Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu một cách khá tổng quát về chức năng Data validation. Chức
năng cho phép kiểm soát tốt những dữ liệu nhập, đặc biệt là khi thực hiện với CSDL. Chức
năng này giúp Excel trở nên gần gũi hơn với phần mềm Access (chuyên về CSDL).
Để hiểu rõ hơn khả năng áp dụng Data validation, chúng ta sẽ đi vào các ví dụ cụ thể ở
mục tiếp theo.
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ()
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 14
Hình 24: Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ()
Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn chúng tôi tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 16 Hình 27: Sử dụng Custom để quản lý giới hạn nhập liệu
Sau đó thiết lập thông báo lỗi trong Error Alert, kiểu Warning. Khi nhập quá giới hạn trên,
thông báo sẽ hiện ra và bạn tuỳ chọn cách xử lý (hình 28).
Hình 28: Thông báo lỗi khi chi tiêu vượt quá giới hạn
2. Kết luận
– Data validation là chức năng rất hay và linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu nhập trong bảng
tính. Khả năng kiểm soát dữ liệu kèm theo thông báo hỗ trợ giúp người sử dụng đưa ra biện
pháp xử lý thích hợp.
– Kết hợp sự định dạng, trang trí bảng tính, thiết kế giao diện, khai thác và sử dụng hàm cùng
với Data validation sẽ giúp chúng ta có một bảng tính hoàn chỉnh, đẹp, khả năng ứng dụng cao.
Đó cũng là xu hướng tất yếu với những ai xây dựng các sản phẩm ứng dụng trong Excel.
– Với khả năng này, Excel đã trở nên gần gũi hơn với CSDL vì có khả năng kiểm soát dữ liệu
nhập. Việc khai thác CSDL trong Excel bằng hàm, công thức và các chức năng nâng cao khác
đã giúp nhiều người sử dụng Excel làm CSDL.
Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong ([email protected])
Tài liệu tham khảo chính và một số nội dung lấy từ: http://www.contextures.com
--- Bài cũ hơn ---
Bạn đang đọc nội dung bài viết Sử Dụng Chức Năng Data Validation Trong Excel trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!
