Đề Xuất 5/2023 # Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” # Top 11 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” mới nhất trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Thực hiện Kế hoạch số 146/KH-BNV ngày 11 tháng 01 năm 2018 của Bộ Nội vụ, ngày 05/10/2018 vừa qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo xin ý kiến của các bộ, ngành trung ương, một số tỉnh thành phố trực thuộc trung ương và doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin về Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước”, trong đó có Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.

Trong bối cảnh hiện nay, quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản. Tuy nhiên, kết quả khảo sát 264 công chức, viên chức đến từ 132 cơ quan nhà nước cho thấy 85% các cơ quan, tổ chức nhà nước đang lúng túng khi đối mặt với việc quản lý cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Tình trạng quản lý văn bản, tài liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu, kém.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là thiếu các nghiên cứu cơ bản, thiếu định hướng chiến lược, lộ trình cụ thể, đầu tư trang thiết bị… cho việc quản lý tài liệu điện tử. Chính vì vậy, việc xây dựng một Đề án quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay là cần thiết và cấp bách.

Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước” ra đời với mục tiêu hoàn thiện hệ thống pháp lý và quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; tiến tới thực hiện văn thư điện tử năm 2025, lưu trữ số năm 2030; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu số quốc gia và bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử.

Đề xuất giải pháp công nghệ phần mềm và chuẩn dữ liệu để thực hiện Đề án, tại Hội thảo, SAVIS đã có bài trình bày về Giải pháp lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data tuân thủ theo ISO 14721:2012 – Tiêu chuẩn đặc tả kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới áp dụng như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Pháp, Hoàng gia Anh…. Đây là giải pháp được vinh danh là sản phẩm tiêu biểu của ngành phần mềm, dịch vụ CNTT Việt Nam tại lễ trao Danh hiệu Sao Khuê 2018.

Hiện tại, SAVIS là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA và các tổ chức Lưu trữ truyền hình Quốc tế như AMWA và FIMS.

Dẫn nguồn báo ICT đưa tin về sự kiện:

http://ictvietnam.vn/tieu-diem/giai-phap-cong-nghe-cho-de-an-%E2%80%9Cquan-ly-tai-lieu-luu-tru-dien-tu-cua-cac-co-quan-nha-nuoc%E2%80%9D.htm

Tìm Giải Pháp Cho Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử

GD&TĐ – Ngày 5/10, Cục văn thư lưu trữ tổ chức Hội thảo “Quản lý lưu trữ điện tử của các cơ quan Nhà nước”.

Mô hình hệ thống quản lý dữ liệu

Tham dự Hội thảo khoa học có ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; ông Ngô Phan Hải – Cục trưởng Cục Kiểm soát Thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ; ông Nguyễn Thành Phúc – Cục trưởng Cục trưởng Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông và gần 150 đại biểu, báo cáo viên là cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ.

Kết quả khảo sát 264 công chức, viên chức đến từ 132 cơ quan nhà nước cũng cho thấy 85% các cơ quan, tổ chức nhà nước đang lúng túng khi đối mặt với việc quản lý cả văn bản giấy và văn bản điện tử, tình trạng quản lý văn bản, tài liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu, kém.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là thiếu các nghiên cứu cơ bản, thiếu định hướng chiến lược, lộ trình cụ thể, đầu tư trang thiết bị… cho việc quản lý tài liệu điện tử”.

Ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu khai mạc Hội thảo

Phát biểu khai mạc, ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết: Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nước, lịch sử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ đang được ghi lại dưới định dạng điện tử, dạng số.

Đặc biệt, kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh Chính phủ điện tử là khối lượng tài liệu điện tử khổng lồ cần được xử lý, lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để bảo quản, bảo vệ cho thế hệ sau.

Để quản lý khối tài liệu điện tử đó, cần có những đổi mới về quan điểm, lý luận, pháp lý và các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hệ thống lý luận, hệ thống pháp lý và các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hiện hành tại Việt Nam chưa đáp ứng được những yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện tại ở các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử chưa đủ các chức năng, tính năng để bảo vệ an toàn và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử.

Ông Nguyễn Thành Phúc – Cục trưởng Cục trưởng Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông phát biểu tại Hội thảo

Hội thảo đã nhận được rất nhiều những ý kiến góp ý và trao đổi, nhìn chung những góp ý tập chung vào các vấn đề như: Sự cần thiết của Đề án; Mục tiêu tổng quan và mục tiêu cụ thể của Đề án; Các nội dung cơ bản của Đề án; Các giải pháp công nghệ triển khai đề án; Lộ trình thực hiện Đề án…

Bên cạnh đó các ý kiến cũng đề nghị Ban xây dựng Đề án tiếp thu và bổ sung hoàn thiện các nội dung như: xem xét rút ngắn lộ trình của Đề án, vị trí của Đề án trong Khung kiến trúc của Chính phủ điện tử, phạm vi của Đề án…

Một Số Kết Quả Nghiên Cứu, Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Phục Vụ Công Tác Quản Lý Nhà Nước Về Văn Thư, Lưu Trữ Và Tài Liệu Lưu Trữ

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nước “Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” mã số 48A.02.04. Đề tài đã tập trung phân tích đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ, yêu cầu phân loại, xử lý thông tin tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ.

Kế thừa kết quả nghiên cứu của đề tài, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiếp tục triển khai nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ:

– Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc quản lý văn bản đi – đến ở văn thư cơ quan;

– Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ;

– Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức lưu trữ;

– Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

– Nghiên cứu ứng dụng công nghệ CD-ROM vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (tài liệu Châu bản);

– Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ ;

– Nghiên cứu giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu ghi âm trên chúng tôi

– Giai đoạn 1996 – 2000, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với Trung tâm Tin học – Văn phòng Chính phủ, hoàn thiện chương trình quản lý văn thư và xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hành chính trên Lotus Notes.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành các văn bản quản lý và hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ:

– Văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ;

– Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ;

– Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09/8/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng Internet;

– Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07/3/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam trên Internet;

– Văn bản số 240/VTLTNN-TTTH ngày 27/4/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc chỉ đạo ứng dụng CNTT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học;

– Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

– Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

– Quyết định số 246/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc thành lập Ban Biên tập Website Văn thư, Lưu trữ Việt Nam;

– Quyết định số 247/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định tổ chức và hoạt động của Website Văn thư, Lưu trữ Việt Nam trên Internet;

– Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

II. Kết quả nghiên cứu và triển khai ứng dụng

Triển khai Công văn 608/LTNN-TTNC và Công văn số 139/VTLTNN-TTTH nói trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức nhiều lớp tập huấn cho các cơ quan lưu trữ trong phạm vi cả nước với hàng nghìn học viên và đã chuyển giao trực tiếp cho nhiều cơ quan, đơn vị (Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hoà Bình, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Lào Cai, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Nghãi, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Lạng Sơn, Phòng Lưu trữ TTXVN, Phòng Lưu trữ Tổng Cục Khí tượng Thuỷ văn, Phòng Lưu trữ Bộ Thương mại, Phòng Lưu trữ Bộ Lao động…).Ngoài ra để sinh viên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ tiếp cận với việc ứng dụng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, Trung tâm Tin học đã phối hợp với khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn trong việc đào tạo sử dụng phần mềm nói trên.

Triển khai các văn bản nói trên, từ nguồn kinh phí của các đề án, dự án, các đơn vị của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức triển khai thực hiện các nội dung công việc chủ yếu sau:

1- Xây dựng CSDL

CSDL Châu bản (309.384 trang ảnh); CSDL Địa bạ (300.000 trang ảnh); CSDLMộc bản (55.324 trang ảnh); CSDL văn bản pháp quy Phông Phủ Thủ tướng (55.000 trang ảnh); CSDL ghi âm (2.500 giờ); CSDL hồ sơ cán bộ đi B (70.000 hồ sơ); các CSDL thông tin cấp 2 (500.000 hồ sơ). Ngoài các CSDL về tài liệu lưu trữ, các CSDL phục vụ công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cũng đã được xây dựng: CSDL quản lý cán bộ, công chức (213 hồ sơ); CSDL quản lý thi đua, khen thưởng (2.363 biểu ghi); CSDL văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ (200 văn bản); CSDL Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ (1.512 biểu ghi); CSDL quản lý các bài tạp chí (1.615 bài và 7.715 trang nội dung bài); CSDL tư liệu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và khoa học kế cận (5.248 biểu ghi); CSDL quản lý văn thư; một số ấn phẩm chỉ dẫn, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ cũng đã được số hoá thành các ấn phẩm điện tử và phục vụ khai thác trên Website VTLT ….

Thực hiện Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN, để bảo đảm an toàn dữ liệu, Trung tâm Tin học đã triển khai tích hợp các CSDL tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, đến nay đã tích hợp được các CSDL: CSDL tài liệu Châu bản (309.384 trang ảnh); CSDL thông tin cấp 2 (400.000 hồ sơ); CSDL Địa bạ (300.000 trang ảnh) và toàn bộ các CSDL phục vụ công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

2- Xây dựng và triển khai phần mềm ứng dụng

Để đáp ứng các yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Trung tâm Tin học đã phối hợp với các đơn vị thuộc Cục và Công ty Tin học Tinh Vân triển khai:

– Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ (eFile). EFile sử dụng công nghệ chúng tôi cơ sở dữ liệu Oracle, được thiết kế để quản lý khối lượng dữ liệu lớn, đa dạng. Efile cho phép các cơ quan lưu trữ trao đổi dữ liệu với nhau thông qua các giao thức và cấu trúc dữ liệu theo chuẩn XML. EFile gồm nhiều phân hệ tương ứng với các quy trình nghiệp vụ của một cơ quan lưu trữ như quản lý thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng, báo cáo thống kê…. eFile đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác sử dụng với nhiều loại hình tài liệu: Hành chính, Xây dựng cơ bản, Phim ảnh, Ghi âm sự kiện, Châu bản, Địa bạ…và cho phép định nghĩa để quản lý các loại hình tài liệu mới;

– Phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành tác nghiệp. Phần mềm cơ bản đáp ứng được các chức năng quản lý các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư và có khả năng tích hợp dữ liệu với eFile;

– Các phần mềm quản lý các CSDL tương ứng tại mục 1 nói trên cũng đã được triển khai.

Ngoài ra,toàn thể cán bộ, công chức, viên chức khối cơ quan Cục và các đơn vị trực thuộc đã được cung cấp địa chỉ chúng tôi (*@archives.gov.vn) của cá nhân và đơn vị, phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin.

– Firewall thứ nhất (Internet Firewall) thực hiện bảo vệ hệ thống mạng LAN. Firewall này cũng thực hiện kiểm soát truy nhập vào ra hệ thống mạng thông qua gateway internet.

– Firewall thứ hai (Internal Firewall) dùng bảo vệ trong nội bộ hệ thống mạng. Internal firewall chia hệ thống LAN thành hai phần: public LAN dùng cho người dùng LAN thông thường và Internal LAN là vùng chứa các máy chủ và dữ liệu quan trọng. Với việc sử dụng Internal Firewall, thiết kế tăng được khả năng bảo vệ các dữ liệu quan trọng khỏi tấn công hoặc các phá hoại vô tình của người dùng trong mạng LAN.

Hệ thống lưu trữ:

– Tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia, sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu. Mỗi tủ đĩa có khả năng lưu trữ lớn và có thể mở rộng dung lượng lưu trữ theo yêu cầu sử dụng.

– Tại Trung tâm Tin học sử dụng thiết bị lưu trữ SAN (Storage Area Network) EVA3000. SAN là một mạng riêng gồm các thiết bị lưu trữ được liên kết với nhau và liên kết với máy chủ (hoặc một nhóm các máy chủ) đóng vai trò như các điểm truy nhập trong SAN.

Bên cạnh việc dùng SAN, tủ đĩa cứng làm thiết bị lưu trữ chính, tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học sử dụng tape storage để backup các dữ liệu với dung lượng lớn. Các dữ liệu lưu trên tape có nhược điểm là tốc độ truy cập chậm hơn so với trên ổ đĩa cứng nhưng bù lại, có thể lưu trữ được dung lượng lớn dữ liệuvới chi phí rẻ, cho phép bảo quản lâu dài. Ngoài các giải pháp lưu trữ nói trên, giải pháp lưu trữ khác phổ biến ở Việt Nam là thực hiện lưu trữ trên các đĩa CD, DVD cũng được lựa chọn tại Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học.

Hệ thống server:

Mỗi trung tâm lưu trữ Quốc gia đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho các chương trình ứng dụng.

Tại Trung tâm Tin học, các server được chia làm hai nhóm:

– Nhóm thứ nhất là các internal server nằm trong internal LAN (Application Server, Database Server, Storage Server) dùng cho mục đích lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu, phát triển ứng dụng.

– Nhóm thứ hai là các public server. Đây là các server thực hiện giao tiếp trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng. Các server loại này gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server.

Kết luận:

Hiện nay, với kết quả nghiên cứu và cơ sở hạ tầng về CNTT tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các đơn vị trực thuộc, có thể thực hiện các công việc quản lý và phục vụ khai thác sử dụng toàn bộ các CSDL tại mục 1 theo các hình thức sau:

– Triển khai quản lý văn bản đi, đến, hồ sơ công việc trên mạng LAN tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

– Triển khai các ứng dụng phục vụ công tác chuyên môn như: quản lý cán bộ; quản lý thi đua, khen thưởng; quản lý bài tạp chí; quản lý tư liệu nghiệp vụ,…

– Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức khối cơ quan Cục và các đơn vị trực thuộc có thể sử dụng địa chỉ chúng tôi *@archives.gov.vn để giao dịch, thông qua hệ thống mail server, đường truyền leased line do Trung tâm Tin học quản lý;

– Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức khối cơ quan Cục và các đơn vị trực thuộc Cục có chung trụ sở có thể truy cập Internet thông quan đường truyền ADSL do Trung tâm Tin học quản lý;

– Thông tin về các hoạt động tiêu biểu của ngành Văn thư, Lưu trữ; văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ; bài viết về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; bài, ấn phẩmcông bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; CSDL tư liệu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và khoa học kế cận; CSDL thống kê lưu trữ; diễn đàn trao đổi nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ… có thể đăng tải và thực hiện trên Website VTLT thông qua đường truyền leased line và web server do Trung tâm Tin học quản lý;

– Lưu trữ toàn bộ các CSDL hiện có đồng thời trên các phương tiện lưu trữ: đĩa cứng, băng từ, đĩa CD, DVD và bảo quản băng từ trong tủ bảo quản chuyên dụng BOSSMEN;

– Tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, có thể phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tại phòng đọc. Thủ tục cho phép đọc, in thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá;

III. Để xuất giải pháp quản lý và triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ 1- Giải pháp trong quản lý

– Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chủ trì, phối hợp với các cơ quan hữu quan, nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy trình mẫu trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hiện hành, lưu trữ cố định;

– Triển khai thử nghiệm phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hiện hành, lưu trữ cố định tại 01 Bộ, 01 tỉnh, từ đó rút kinh nghiệm hoàn chỉnh quy trình mẫu, phần mềm để áp dụng cho các Bộ, các tỉnh khác.

Vấn đề được đặt ra là: có hay không thực hiện được việc cấp chứng nhận tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 theo mặt hoạt động, sau đó các cơ quan có các mặt hoạt động tương tự có thể dùng chung? Nếu được, thì các quy trình tương ứng với các mặt hoạt động đó có tính bắt buộc hay có tính mẫu để tham khảo?

Ví dụ: đối với các hoạt động của một Sở Lao động, Thương binh và Xã hội của một tỉnh có các quy trình: Quy trình cấp Sổ lao động; Quy trình cấp Giấy phép cho người nước ngoài làm việc tại các tổ chức ở Việt Nam; Quy trình cấp Giấy phép dạy nghề; Quy trình thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về Lao động, Thương binh và xã hội; Quy trình tiếp nhận đối tượng xã hội đưa vào nuôi dưỡng tại các Trung tâm Bảo trợ xã hội; Quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ đối tượng chính sách Người cócông với cách mạng… đối với mỗi quy trình trên có thể có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 để dùng chung được không ? Tương tự như vậy, đối với công tác văn thư, lưu trữ?

Quá trình triển khai ứng dụng CNTT đòi hỏi việc khảo sát, phân tích trên cơ sở hệ thống hiện có, tìm hiểu nhu cầu của người sử dụng từ đó xác định hệ thống mới phải làm những gì, có những chức năng gì? tiếp theo là lập trình cài đặt các chức năng cần phải cótheo thiết kế và triển khai ứng dụng. Quá trình triển khai ứng dụng bao gồm các bước soạn thảo quy trình; đào tạo; triển khai; thu thập thông tin phản hồi; tổ chức kiểm soát và hiệu chỉnh hệ thống; duy trì hệ thống; cải tiến hệ thống; khắc phục, phòng ngừa và hoàn thiện hệ thống…

Như vậy, câu hỏi đặt ra là có một phần mềm đóng gói nào có khả năng đáp ứng được tất cả các đòi hỏi trên không? đặc biệt là các yêu cầu duy trì, cải tiến, hoàn thiện,…

Để việc triển khai có tính khả thi, chúng tôi đề xuất là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình mẫu và phần mềm mẫu trên cơ sở mã nguồn mở để các cơ quan hành chính nhà nước có thể tuỳ biến và phát triển các chức năng có tính đặc thù. Các cơ quan hành chính nhà nước có thể tuỳ chọn các phần mềm ứng dụng khác không nhất thiết sử dụng một phần mềm. Đồng thời ban hành chuẩn dữ liệu trong việc lưu trữ và trao đổi các CSDL trong công tác văn thư, lưu trữ (yêu cầu đáp ứng quy trình mẫu và dùng chuẩn dữ liệu có tính bắt buộc).

Sơ lược về sự hình thành và phát triển các chuẩn Marc, Duplin Core, XML và đề xuất dùng chuẩn dữ liệu để lưu trữ và trao đổi các CSDL trong công tác văn thư, lưu trữ:

Chúng tôi đề xuất là sử dụng chuẩn Duplin Core kết hợp với chuẩn riêng do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đưa ra; sử dụng ngôn ngữ XML để trao đổi CSDL trong công tác văn thư, lưu trữ.

2- Giải pháp triển khai ứng dụng

Nhằm góp phần thực hiện nhiệm vụ “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” đã được Nghị quyết Đại hội Đảng khoá X đề ra, chúng tôi kiến nghị trong thời gian tới thực hiện các giải pháp triển khai ứng dụng:

– Thiết lập hệ thống an toàn mạng tại các mạng cục bộ của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và mạng diện rộng tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

– Tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ và các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước;

– Bổ sung các thiết bị lưu trữ, thiết bị bảo quản bảo đảm yêu cầu an toàn dữ liệu và đủ để lưu trữ quản trị dữ liệu được cập nhật trong giai đoạn này;

– Tiếp tục xây dựng, duy trì, phát triển các phần mềm ứng dụng;

– Thiết lập hệ thống Backup dữ liệu và phục vụ khai thác trực tuyến online;

– Kiểm tra, hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan TW và địa phương trên cơ sở quy trình mẫu và chuẩn dữ liệu;

– Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thu thập các CSDL tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu trên cơ sở dữ liệu đã được chuẩn hóa và đóng gói bằng ngôn ngữ XML./.

Th.s Lê Văn Năng – Giám đốc TTTH, Cục VT&LTNN

Cơ Quan Quản Lý Nhà Nước Là Gì ? Khái Niệm Về Cơ Quan Quản Lý Nhà Nước

Cơ quan quản lý nhà nước là cơ quan nhà nước hoạt động có tính chuyên nghiệp, có chức năng điều hành xã hội trên cơ sở.

Các cơ quan quản lí nhà nước ở nước ta thuận hê thống cơ quan hành chính nhà nước, bao BSNG Chính phủ; các bộ, cơ quan ngang bộ: Uỷ ban nhận dân các cấp, từ cấp tỉnh đến cấp xã. Hệ thống ©8© cơ quan quản lí nhà nước có thể phân loại ` Hổ! tiêu chí khác nhau: căn cứ vào tiêu chí KHEnI cấp trung ương – địa phương có các cơ quan quản ÏÍ nhà nước trung ương và các cơ quan quản lí nhà nưde địa phương; căn cứ vào chức năng quản lí, có thể phân chia thành các cơ quan quản lí nhà nước theo ngành, lĩnh vực và cơ quan quản lí nhà nước theo lãnh thổ. Theo đó, Chính phủ và các bộ, các cơ quan ngang bộ được gọi là cơ quan quản lí nhà nước Ở trung ương, Uỷ ban nhân dân các cấp được gọi là cơ quan quản lí nhà nước ở địa phương. Căn cứ vào chức năng quản lí thì Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp được gọi là cơ quan quản lí nhà nước theo lãnh thổ; các Bộ, cơ quan ngang bộ được gọi là cơ quan quản lí nhà nước theo ngành hoặc theo lĩnh vực. Ở Việt Nam, Chính phủ là cơ quan quản lí nhà nước cao nhất, có chức năng thống nhất quản lí việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước. Uỷ ban nhân dân các cấp có chức năng quản lí nhà nước trên phạm vi lãnh thổ địa phương, tổ chức điều hành việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của địa phương trên cơ sở chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.

Tuỳ thuộc vào vị trí của mình, từng cơ quan trong hệ thống cơ quan quản lí nhà nước được pháp luật giao những quyền hạn nhất định để thực hiện chức năng thay mặt nhà nước điều hành xã hội trên phạm vi lãnh thổ, ngành hoặc lĩnh vực theo thẩm quyền do luật định. Các quyền hạn và nhiệm vụ cơ bản của các cơ quan có chức năng quản lí nhà nước là: ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong phạm vi thẩm quyền do luật định; tổ chức, hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ trên các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lí, thanh tra, kiểm tra công tác của cấp dưới; xử phạt hành chính theo thẩm quyền quản lí…

Bạn đang đọc nội dung bài viết Giải Pháp Công Nghệ Cho Đề Án “Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước” trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!