Đề Xuất 12/2022 # Đề Tài: Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Trong Trường Học / 2023 # Top 14 Like | Photomarathonasia.com

Đề Xuất 12/2022 # Đề Tài: Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Trong Trường Học / 2023 # Top 14 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Đề Tài: Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Trong Trường Học / 2023 mới nhất trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học

LỜI NÓI ĐẦU

Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài tưởng chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết được. Điều đó, khiến cho tôi làm công tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trò, vị trí công việc mình làm đã và đang đảm nhiệm;

Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày;

Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của của các cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý;

Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học” làm đề tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực văn thưlưu trữ trong nhà trường. Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước và các cơ quan quan tâm và chú trọng nhất.

A. PHẦN MỞ ĐẦU

I. Lý do chọn đề tài:

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ.Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.

Trên thực tế công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vaitrò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan

trong.

Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.

II. Mục đích nghiên cứu:

          Hiện nay, hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.

III. Đối tượng nghiên cứu

Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học

Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng xuất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và trường học nói riêng.

Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả công viêc của mỗi cơ quan, tổ chức.

IV. Phạm vi nghiên cứu:

Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ.

Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

V. Phương pháp nghiên cứu:

B. PHẦN NỘI DUNG

I.CƠ SỞ LÝ LUẬN

1. Công tác văn thư lưu trữ.

Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.

Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.

Đểphụcvụtốtcôngtácnghiêncứu,quảnlý,giảngdạyvàhọctậpthìviệc tìm kiếmvănbảnđãlưutrữđòihỏicầnphảinhanhchóng,chínhxác.

Mụcđích củađềtàinhằmgiúpnhânviênvănthưtháogỡnhữngkhókhăn vướng mắc nêutrên.

Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ ở các trường tiểu học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ.

  * Nội dung và nhiệm vụ của công tác vănthư.

1.1.Nội dung của công tác vănthư

-Đánh máy và soạn thảo văn bản

Tiếp nhận và giải quyết văn bảnđến

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bảnđi

Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơquan

Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơquan

Tổ chức quản lý và sử dụng condấu

Đánh máy soạn thảo văn bản:

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Một số qui trình trong quá trình thực hiện:

Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường thực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và cán bộ công chức.

Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.

Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn.

* Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng:

Tờ trình:

Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt.

          – Phần mở đầu:

          + Những căn cứ có tính pháp lý.

          + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

          – Phần nội dung:

          + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.

          + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng.

          + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.

          + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.

          – Phần kết thúc:

          + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết

* Mẫu của một loại Tờ trình:

PHÒNG GD&ĐT……..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS……………..

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:       /TTR-THCS    Hà Nội, ngày ……. Tháng …… năm 20…

TỜ TRÌNH

……………………………………….

Căn cứ ……………………………………………………………………

Căn cứ ……………………………………………………………………

Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bậc các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.

Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị.

Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực

hiện đề xuất.

Nơi nhận:THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Tên đơn vị nhận văn bản;

Lưu VT.                            Họ và tên

  • Báo cáo:

    Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.

    – Phần mở đầu:

              + Những căn cứ có tính pháp lý.

              + Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị. Đồng thời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

              – Phần nội dung:

              + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

              + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

              + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

              + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

              – Phần kết thúc:

              + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

              + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

              + Những kiến nghị với cấp trên.

              + Nhận định những triển vọng

    * Mẫu của một loại báo cáo:

    PHÒNG GD&ĐT……..

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

    TRƯỜNG THCS……..

    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

              Số:       /BC-THCSHà Nội, ngày ……. Tháng …… năm 20…

    BÁO CÁO

    ……………………………………..

         Căn cứ: …………………………………………………………………………

    Căn cứ: …………………………………………………………………………

        I. Đặc điểm tình hình:

    1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về:

             – Tổ chức về bộ máy, nhân sự.

             – Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức.

             – Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác.

          2. Khó khăn và thuận lợi:

             – Thuận lợi

             – Khó khăn

    * Lưu ý:

          Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

        II. Kết quả đạt được:

         Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quả đạt được của cơ quan, đơn vị. (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng  kỳ).

          Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

          Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

    III. Kết luận:

          Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được.

         Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

         Phương hướng nhiệm vụ trong thời  gian tới.

         Những kiến nghị với cấp trên.

    Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

       – Tên đơn vị nhận văn bản;

       – …………………………

       – Lưu VT.

                                                                                                            Họ và tên

  • Công văn đến

    Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê duyệt chuyển cho các bộ phận. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh.

    Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có  hiệu quả công tác quản lý nhà trường và  phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc  quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.

    Công văn đến bao gồm các loại như: Công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo….. của các ban nhành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.

    * Trình tự theo dõi

    – Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản.

    – Đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định)

    Chuyển giao cho hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.

    * Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

    – Trang bìa của sổ trình bày như sau:

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

    SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

    Năm: ……………….

    ĐƠN VỊ………………………………………….

    QUYỂN SỐ………………

    Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .

    Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . .

    – Cấu tạo bên trong của sổ gồm 9 cột

    Ngày

    đến

    Số đến

    Tác giả

    Số, ký hiệu

    Ngày tháng

    Tên loại và trích yếu nội dung

    Đơn vị hoặc người nhận

    Ký nhận

    Ghi chú

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào nhận.

  • Công văn đi

    Công văn đi bao gồm nhiều loại  văn bản như:  Báo cáo, thông báo, kế hoạch, tờ trình, quyết định… được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.

    Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản: 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu công văn đi, có số ký hiệu riêng của cơ quan, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi.

    Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.

    Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng  lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định)

    *Thủ tục quản lý văn bản đi bào gồm các bước sau:

    Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn bản

    Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản

    Bước 3: Đăn ký văn bản

    Bước 4: Chuyển giao văn bản

    Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn bản

    Bước 6: Sắp xếp các văn bản lưu vào sổ

    *Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu

    – Trang bìa của sổ trình bày như sau:

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

    SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

    Năm: ……………….

    ĐƠN VỊ………………………………………….

    QUYỂN SỐ………………

    Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .

    Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . …

    – Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:

    Số, ký hiệu văn bản

    Ngày tháng văn bản

    Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

    Người ký

    Nơi nhận văn bản

    Đơn vị, người nhận bản lưu

    Số lượng bản

     Ghi chú

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    Khi chuyển giao công văn đi cho cá nhân hoặc đơn vị nào nhận hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.

    Trình tự lưu trữ

    Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm.Bắt đầu từ ngày 01/01/20….đến hết 31/12/20….Mở sổ thứ tự 01,02,…bắt đầu từ ngày 01/01/20…,tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp .

    Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.

    1.2.Học bạ, sổ đăng bộ, chuyển đi – đến (hồ sơ học sinh )

    Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ  học sinh là một việc hết sức quan trọng .Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có.

              – Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).

              – Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).

              – Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong từng tháng và mỗi năm học).

              – Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.

             

             

    a. Học bạ:

    *Trang bìa của sổ trình bày như sau:

    TRƯỜNG THCS………………………………….

    Huyện/Quận/Thị xã…..Tỉnh/Thành phố…………

    HỌC BẠ

    TRUNG HỌC CƠ SỞ

    Họ và tên học sinh

    ……………………………………..

    Số…………………/THCS

    – Cấu tạo bên trong của sổ

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

    (Ảnh 3x4cm)

     

     

    HỌC BẠ

    TRUNG HỌC CƠ SỞ

    Họ và tên: …………………………………….. Giới tính ……………………

    Ngày sinh: ……….. tháng ……… năm ………………………

    Nơ i sinh: ……………………………………………………………………….

    Dân  tộc:………………………………………………………………………….

    Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………………..

    Họ và tên cha: ………………………………….Nghề nghiệp: …………………………..

    Họ và tên mẹ: ………………………… Nghề nghiệp: ……………………………………

    Họ và tên người giám hộ: ………………………………….Nghề nghiệp:……………..

    ……..,ngày…… tháng…….năm 20…….

    HIỆU TRƯỞNG

    (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

    QUÁ TRÌNH HỌC TẬP

    Năm học

    Lớp

    Tên trường, huyện (quận, th  xã, TP thuộc tỉnh), tỉnh (TP)

    20….. – 20…..

    20….. – 20…..

              Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.

              Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.

               Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời.

               Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.

  • Sổ đăng bộ:

    *Trang bìa của sổ trình bày như sau:

    – Cấu tạo bên trong của sổ:

    PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

    …………………………………………………….

    CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM

    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

    HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SỔ ĐĂNG BỘ  BẬC THCS

    (kèm theo công vănsố:)

    Căn cứ theo Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Quyết định số07/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ và các văn bản hiện hành.

    Sổ đăng bộ có giá trị pháp lý, dùng để ghi danh sách học sinh nhập học theo khoá học do Hiệu trưởng  nhà trường lưu giữ không thời hạn.

    Minh hoạ số cột của sổ đăng bộ

    STT

    Họ và tên HS

    Nam nữ

    Ngày tháng năm sinh

    Nơi sinh

    (theo đúng khai sinh)

    Dân tộc, con liệt sĩ, con thương binh (hạng)

    Chỗ ở hiện tại

    (ghi rõ tổ, khu phố, xã (Phường))

    Họ và tên cha, mẹ. nghề nghiệp (hay người giám hộ)

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    tiếp theo trang 1

    Vào trường

    Ra trường

    Năng lực đặc biệt.

    HS giỏi môn, cấp huyện (quận), tỉnh  (hay quốc gia)

    Được cấp bằng

    Năm học

    Lớp

    Lý do

    Năm học

    Lớp

    Lý do

    Loại bằng

    Số hiệu

    Ngày cấp

    9

    10

    11

    12

    13

    14

    15

    16

    17

    18

     Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và được phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).

             

              Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.

              c.Hồ sơ chuyển trường(chuyển đi – chuyển đến):

              + Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự đồng ý của nơi tiếp nhận.

              Nếu chuyển trường ngoài huyện, ngoài tỉnh thì nhà trường phải có giấy giới thiệu chuyển trường qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT  để xem xét chuyển đi.

              Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ huynh ký vào sổ.

    d. Quản lý sử dụng con dấu.

    – Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

    – Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.

    – Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ, hoặc đóng dấu trước khi ký.

                   *.Nhiệm vụ của công tác vănthư

    Nhận văn bảnđến

    Ghi số, vào sổ đăngký

    Phân loại và trình lãnhđạo

    Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tàiliệu

    Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày pháthành)

    Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơquan

                     *. Yêu cầu của công tác vănthư

    Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những

    yêu cầu sau:

    Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳhạn

    Phải đảm bảo tính chính xáccao

    Mức độ bí mật của vănbản

     - Sử dụng trang thiết bị hiệnđại

            2.Về công tác lưutrữ

    Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản.Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồsơ,tàiliệuliênquanđềuphảiđượcchuyểnvàolưutrữquachọnlọc.

                      *Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưutrữ

    Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụsau

    Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tàiliệu

    Thống kê tàiliệu

    Bảo quản tàiliệu

    Phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu

    b.  Nội dung của công tác lưutrữ

    Thu thập tài liệu lưutrữ

    Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:

    Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tàiliệu;

    Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưutrữ;

    Chuẩn bị tốt các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu;

    Bảo quản tài liệu lưutrữ

    Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện

    nhằmđảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn của nó.

    Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.

    Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố

    chủ quan của con người như: Do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.

    Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm, chống mối mọt côn trùng… Phải chú ý đến cách bố trí tủ đựng và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưutrữ.

    Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ

    Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân.

    Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ

    *Thời hạn nộp lưu tàiliệu

                 Tài liệu của các tổ chuyên môn, của  các đoàn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp về cho các tổ chưởng chuyên môn, nộp về phòng văn thư lưu

    II.   THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TƯỜNG THCS

    * Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn.         

               1. Đặc điểm tình hình chung

               Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.

               Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ

    quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:

               Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, Nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này.

               Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan… Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. Tuy nhiên:

               Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:

               Văn thư ở các trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước.

               – Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.

               – Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản.

               – Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện.

    2. Thuận lợi

    Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường.  Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo và Ban giám hiệu nhà trường.

    Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. 

    Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác.

    3. Khó khăn

              Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp không khoa học.

              Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng.

    Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt  nhiệm vụ được giao.        

    III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS.

    Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu tất yếu. Chính vì thế nhà trường đã xác định rõ:

    Nâng cao nhận thức của Cán bộ – Giáo viên – Nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;

    Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay.

    Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu  trữ nhằm thực hiện những mục tiêu chung của nhà trường theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính, cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp sau:

    *Chútrọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

    Trong quá trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một quá trình.Mọi hoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch.

    Kế hoạch là xác định mục tiêu mà mỗi nhà trường cần phải đạt được trong một hay nhiều năm tới và các phương thức để đạt được mục tiêu ấy… Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch trong các nhà trường giống như việc tạo nên một cây cầu nối giữa mục tiêu mà trường đó đạt được với phương thức để thực hiện được các mục tiêuấy.

    Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ

    trưởng cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, đơn vị.

    Xác định được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường đã tiến hành xây dựng

    kế hoạch theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường.

    Để xây dựng được kế hoạch nhà trường đã dựa trên các văn bản chỉ đạo của các cấp, các ngành.

    Về cơ bản các quy định đối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm:

    Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;

    Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;

    Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;

    Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức;

    – Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;

    Trên cơ sở các văn bản của nhà nước, hàng năm nhà trường đã xâydựngkếhoạch,banhành Quychếcôngtácvănthư,lưutrữphùhợpvớiđiềukiện thựctếcủanhàtrường.

    *Nângcaonhậnthức,trìnhđộnghiệpvụcánbộ,viênchứctronghoạt

    động của công tác văn thư, lưu trữ

    Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi trong cuộc họp, hội  nghị…Qua đó giúp CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ đó có  ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư lưutrữ.

    Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua

    việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại huyện, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng.

    Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ.

    * Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

    Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính.

    C. KẾT LUẬN

    I. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

              Qua hơn 9 năm làm công tác văn thư của Trường THCS, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:

              – Khả năng soạn thảo văn bản có bước tiến bộ rõ rẹt về phông chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.

              – Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.

              – Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.

              – Việc lưu trữ văn bản đã dần đi vào nề nếp.

              – Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.

              Các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ được bổ sung kịp thời.

              Làm tốt công tác kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.

              Như vậy để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa.

              II. KẾT LUẬN

    Hiện nay công tác văn thư ở trường đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.

    * Bài học kinh nghiệm:

    Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, luôn có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn của mình.

    Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác…

    Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi người làm công tác này phải bình tỉnh và có phương pháp khoa học giải quyết công việc nhanh chóng mang tính kiên trì.

       Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy.

    Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.

    TÀI LIỆU THAM KHẢO

    Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;

    Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;

    Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;

    Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổchức;

    Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm2012;

                                                                                

    MỤC LỤC

    Lời nói đầu………………………………………………………Trang 1

    PHẦN A: PHẦN MỞ ĐẦU  

    I. Đặt vấn đề…………………………………………………………………… Trang 2  

    II. Mục đích nghiên cứu………………………………………….Trang 3

    III. Đối tượng nghiên cứu………………………………………………… Trang 3

    IV.Phạm vi nghiên cứu……………………………………………………. Trang 4

    V. Phương pháp nghiên cứu…………………………………………….. Trang 4

    PHẦN B: NỘI DUNG

        I. Cơ sở lý luận ……………………………………………………………  Trang 5

        II. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS……… Trang 21

        III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT ở trường THCS.. Trang 23

    PHẦN C: KẾT LUẬN

    I. Kết quả nghiên cứu……………………………………………………….. …Trang 26

              II. Kết luận …………………………………………………………… ….Trang 26

              Tài liệu tham khảo………………………………………………Trang

    Skkn Van Thư Một Số Biện Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ / 2023

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ Phần mở đầu I. Đặt vấn đề: Lý do chọn đề tài: Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường đ ư ợ c tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như

    1

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau: +Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường. +Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. +Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.

    2

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    3

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. b) Nội dung: Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều năm trước đây chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ

    4

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ. Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi trường tiểu học An Bình 1, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên. c) Ý nghĩa nguyên tắc: Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.

    5

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác văn thư lưu trữ. Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu một cách thật nhanh chóng, soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung để trình ký. Người làm công tác văn thư nếu có kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ. 2. Thực trạng vấn đề: Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm

    6

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Qua thời gian làm công tác văn thư ở Trường tiểu học An Bình 1 đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau: – Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dực và Đào tạo quận Ninh Kiều và Ban giám hiệu nhà trường. Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác. – Khó khăn: Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và trong xử lý vấn đề. Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.

    7

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 3. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề: * Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký: Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: – Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ

    8

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. – Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. – Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường. – Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên. – Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo. * Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng: a. Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt. – Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình

    9

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    duyệt. – Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng. + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị. + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị. – Phần kết thúc: + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết. * Mẫu của một loại Tờ trình:

    PHÒNG GD&ĐT QUẬN

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

    NINH KIỀU TRƯỜNG TIỂU HỌC AN

    NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

    10

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    /TTR-THAB1

    An Bình, ngày ……. Tháng ……

    năm 20…

    TỜ TRÌNH ………………………………………. Căn

    cứ

    ……………………………………………………………………….. Căn

    cứ

    ………………………………………………………………………… Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bậc các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị. Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất. Trân trọng kính chào!

    11

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Nơi nhận:

    THỦ TRUƯỞNG ĐƠN

    VỊ – Tên đơn vị nhận văn bản; – Lưu VT.

    Họ và tên` b. Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo. – Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. + Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị. Đồng thời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. – Phần nội dung: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

    12

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan. + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. – Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. + Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng. * Mẫu của một loại báo cáo:

    PHÒNG GD&ĐT QUẬN

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

    NINH KIỀU TRƯỜNG TIỂU HỌC AN

    NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

    /BC-THAB1

    An Bình, ngày ……. Tháng ……

    năm 20… BÁO CÁO …………………………………….. Căn …………………………………………………………………………..

    13

    cứ:

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Căn

    cứ:

    ……………………………………………………………………………. I. Đặc điểm tình hình: 1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về: – Tổ chức về bộ máy, nhân sự. – Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức. – Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác. 2. Khó khăn và thuận lợi: – Thuận lợi – Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. II. Kết quả đạt được: Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quả đạt được của cơ quan, đơn vị. (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng kỳ). Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. III. Kết luận:

    14

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được. Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. Những kiến nghị với cấp trên. Nơi nhận:

    THỦ TRƯỞNG ĐƠN

    VỊ – Tên đơn vị nhận văn bản; – ………………………… – Lưu VT. Họ và tên * Biện pháp 2: Các biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu).

    15

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến đều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Ninh Kiều đều được gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn bản. Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi sử dụng phương pháp đơn giản: – Tạo thư mục để chức các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử). – Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. (Sổ văn bản đến 2013.xls)

    16

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục chức văn bản đã nhận. – Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta muốn tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác… ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở …. thì file sẽ lọc ra những văn bản chỉ của Phòng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào… – Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “Sổ văn bản đến 2013”, vào Edit, chọn (Find) –

    Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm được

    sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần tìm.

    17

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    18

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    tốt các chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.

    Phần kết luận III. Kết luận, kiến nghị: 1. Kết luận: Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao. Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát. Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách

    19

    Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

    An Bình, ngày ….

    tháng …. năm

    2013 Hội đồng chấm

    Người viết

    20

    Đề Tài Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt Lê Hồng Phong / 2023

    công việc từ chỉ đạo điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,

    cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn

    bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của

    công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là

    rất quan trọng thể hiện ở 4 điểm sau:

    – Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp

    những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

    kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin cũ, những căn

    cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

    – Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu xuất công việc và giải

    quyết xử lý nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ

    tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ

    thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp

    phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng xuất, chất lượng, hiệu quả và

    đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở

    nước ta hiện nay.

    – Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

    cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ

    quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.

    doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

    hi trên văn bản của hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó. Ví dụ: Văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trường tiểu học đóng trên xã Tam Hiệp (huyện Châu Thành, tỉnh Tiền Giang): Tam Hiệp + Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang thuộc phạm vi quản lý của Bộ công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của thể của Bộ công an, bộ Quốc phòng. + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ: các số ghi ngày, tháng, năm dùng chữ Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Không dùng dấu (/), dấu (-), dấu (.) thay cho chữ tháng, năm. Ví dụ: Bình Phước, ngày 05 tháng 01 năm 2015. Phường 4, ngày 28 tháng 10 năm 2014 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt cạnh giữa dưới Quốc hiệu. - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có tên loại. tên loại văn bản là tên từng loại văn bản do cơ quan ban hành. Tên văn bản nói lên tính chất và tầm quan trọng của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản, giúp người đọc, người giải quyết văn bản xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn bản, tạo thuận lợi cho Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 25 dung văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ trên, đặt cân đối so với dòng chữ. Trích yếu nội dung công văn được trình bày canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Trích yếu nội dung công văn thường sau chữ "V/v" (về việc). - Nội dung văn bản. Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy định được đặt ra; các vấn đề sự việc được trình bày. Phần nội dung (văn bản) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tốt thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng. Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu "chấm phẩy", riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu "phẩy'. Ví dụ: Căn cứ Ngh định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012; - Thẩm quyền ký văn bản. + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt "TM" vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chứ. + Trường hợp cấp phó ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ "KT" vào trước chức vụ người đứng dầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng. + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan. + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắ "TUQ" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 26 các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt cạnh so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký của người ký văn bản được trình bày tại khoảng giữa giữa quyền hạn, chức vụ và họ tên của người ký văn bản. - Dấu của cơ quan. Dấu của cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trong giao dịch với các cơ quan khác và trước pháp luật. Dấu của cơ quan xác nhận tính hợp pháp của văn bản và chữ ký trên văn bản (thể hiện giá trị pháp lý của văn bản). Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều vả dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 2/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Nhà nước. - Nơi nhận văn bản. Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung. + Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất bao gồm từ "Kính gửi", sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. Phần thứ hai bao gồm từ "Nơi nhận", phía dưới là từ "Như trên", tiếp theo là Ví dụ: Kính gửi: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 27 - Phòng giáo dục trung học; - Các trường trung học phổ thông. Nơi nhận: - Như trên; - ; - Lưu: VT. bộ văn thư cần nắm vững. Giải pháp 4: Đưa nội dung kiểm tra chuyên đề " Công tác văn thư, thiết lập và bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách" vào kế hoạch kiểm tra nội bộ nhà trường hàng năm, nhằm phát hiện, chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. 4.1/Đầu năm học Hiệu trưởng nhà trường có kế hoạch kiểm tra thông báo cho cán bộ văn thư biết để cán bộ văn thư chủ động chuẩn bị các nội dung để kiểm tra nhằm mục đích đánh giá những mặt đạt được và chưa đạt của văn thư trong nhà trường. Muốn đạt được kết quả tốt, cán bộ văn thư phải xây dựng được kế hoạch công tác văn thư của mình trong một năm học có phê duyệt của lãnh đạo nhà trường làm căn cứ thực hiện. hoạch công tác văn thư của mình trong năm học: I. Mục đích, yêu cầu. Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời thống nhất quản lý công tác văn thư phù hợp với các yêu cầu của ngành giáo dục và của nhà trường; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tài liệu được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. II. Nội dung triển khai thực hiện. 1. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ. a/ Công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong nhà trường. b/ Hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 28 Căn cứ vào Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước và văn bản chỉ đạo của tỉnh, của ngành về lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ cán bộ văn thư xây dựng các nội dung đồng thời hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường. Ví dụ: - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (căn cứ hướng dẫn tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ). - Hướng dẫn công chức, viên chức trong nhà trường lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan. - Xây dựng nội quy kho lưu trữ cơ quan và Quy định về tổ chức, sử dụng tài liệu. - Tổ chức thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Triển khai và thực hiện nghiêm túc các khâu nghiệp vụ về công tác Lưu trữ theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản dưới Luật. - Rà soạt hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và thực hiện thủ tục thụ, nộp theo đúng quy định; - Tổ chức phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư, cải tạo, nâng cấp hệ thống kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo vệ tài liệu; chỉnh lý tồn đọng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. III. Tổ chức thực hiện. - Cán bộ, công chức, viên chức trong trường thực hiện đúng các nội dung trong kế hoạch. Các tổ chức đoàn thể, tổ, nhóm trưởng chuyên môn tổ chức triển khai cho giáo viên được biết thông qua các buổi sinh hoạt tổ chuyên môn - Cán bộ văn thư tham gia đẩy đủ các lớp tập huấn do cấp trên tổ chức nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc được giao. - Tham mưu với lãnh đạo nhà trường bổ sung cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ. 4.2/ Ngoài ra nhà trường có kế hoạch kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ hàng năm hoặc hai đến ba năm một lần; nhằm đánh giá thực trạng việc triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường. Qua việc kiểm tra đánh giá ưu điểm, tồn tại của Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 29 cán bộ văn thư trong việc thực hiện công việc được giao đồng thời phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát của cấp trên. lưu trữ trong nhà trường: a/ Công tác văn thư. - Việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ. - Việc xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. - Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. - Tổ chức tiếp nhận và xử lý, quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, thực hiện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin, mở các loại sổ đăng ký theo quy định. - Công tác quản lý và sử dụng con dấu. - Công tác quản lý tài liệu mật. b/ Công tác lưu trữ. - Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định. - Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ. - Tổ chức khai thác, sử dụng, công bố, sưu tầm tài liệu lưu trữ. - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ lưu trữ. - Mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu. - Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định. c/ Thời gian kiểm tra. (đưa ra thời gian cụ thể phù hợp với điều kiện nhà trường). d/ Thành phần đoàn kiểm tra. (do lãnh đạo nhà trường thành lập đoàn kiểm tra). VII. Đánh giá kết quả của đề tài. 1. Kết quả đạt được. - Từ những giải pháp nêu trên trong năm học qua công tác văn thư tại trường THPT Lê Hồng Phong có những chuyển biến theo chiều hướng tích cực; các công việc đã đi vào nề nếp và thực hiện tốt hơn giúp cho công tác quản lý của Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 30 nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đã đề ra. - Cán bộ văn thư nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và hiểu rõ trách nhiệm của mình, tích cực hơn trong công việc. Quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản được thống nhất chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ, văn bản, tra cứu tài liệu. - Trong công việc hàng ngày cán bộ văn thư hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lý công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ, lúng túng - Hầu hết cán bộ giáo viên, công nhân viên trong trường nắm được thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. tác văn thư thực hiện tốt nhiệm vụ và đạt hiệu quả cao. - Luôn có mối quan hệ chặt chẽ giữa cán bộ văn thư và thủ trưởng đơn vị trong việc tổ chức, tiếp nhận, giải quyết công văn đến. Đồng thời thủ trưởng cơ quan thường xuyên theo dõi, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên văn thư giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác những công việc hàng ngày. - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư được bổ sung kịp thời đáp ứng yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư như: Máy tính, máy in, tủ, kệ và các thiết bị khác. - Việc bảo quản và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật; con dấu luôn được giữ cẩn thận, chỉ có cán bộ văn thư phụ trách con dấu mới được đóng dấu. 2. Bài học kinh nghiệm. Qua những kết quả đạt được và một số những hạn chế trong công tác văn thư tại đơn vị rút ra được những bài học kinh nghiệm như sau: - Cần phải thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản. - Sổ lưu công văn phải được ghi chép một cách khoa học, trong đó có một quyển lưu công văn ngành, một quyển lưu công văn Đảng. Trong từng quyển sổ lưu của từng cấp có phân định rõ từng loại văn bản cho phù hợp ví dụ như công văn ngành thì có mục công văn về "Thông báo" riêng, công văn về "kế hoạch" riêng. Như thế sẽ có từng đề mục riêng biệt để vào sổ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm công văn khi cần thiết. - Tất cả các công văn đi, công văn đến đều phải lưu vào sổ lưu để tiện theo dõi công việc và tra tìm tài liệu sau này khi cần thiết. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 31 - Lãnh đạo nhà trường thường xuyên theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ văn thư thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, đảm bảo giờ giấc làm việc hàng ngày tránh tình trạng đi trễ về sớm. - Văn bản gửi đến cơ quan phải do bộ phận văn thư xem xét và bóc bì chuyển tới hiệu trưởng để xử lý, những người không có trách nhiệm thì không được xem công văn từ cơ quan khác gửi đến. Đôi khi công văn gửi đến cơ quan mà không thông qua bộ phận văn thư gây khó khăn cho công tác lưu trữ và tra cứu khi cần thiết. 3. Kết luận. Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng và thiết thực; bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành trong nhà trường; là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, đồng thời đảm bảo cho việc quản lý văn bản, sổ sách chặt chẽ. Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tổ chức và công dân. Nhờ có các giải pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên thời gian qua công tác văn thư của nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao. Đề tài cũng cho thấy làm tốt công tác quản lý văn thư là chỉ đạo, tổ chức thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Nhiệm vụ này phải trở thành nhiệm vụ thường xuyên của tất cả các thành viên trong nhà trường cùng phối hợp thực hiện. Đây mới chỉ là những giải pháp về công tác văn thư mà tôi đã tham mưu với lãnh đạo nhà trường trong năm học qua vì vậy nó sẽ có những thiếu sót nhất định (như trong phần chuyên môn nghiệp vụ của công tác văn thư), hoặc những nội dung công việc mà nó chỉ phù hợp tại trường tôi mà không phù hợp với trường khác vì nhiều yếu tố như: công tác tham mưu của cán bộ văn thư với lãnh đạo nhà trường; quan điểm của thủ trưởng cơ quan; điều kiện cơ sở vật chất của từng trường . VIII. Đề xuất. - Để người làm công tác văn thư an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn. - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vất chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo phương tiện đủ cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 32 - Cần cung cấp thêm trang thiết bị phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay. - Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức làm công tác văn thư. - Đối với nhà trường; có quy định rõ về trách nhiệm phối hợp của cán bộ, viên chức nhà trường về công tác thiết lập hồ sơ, bảo quản và lưu trữ tài liệu trong Điều lệ nhà trường. Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà - THPT Lê Hồng Phong Trang: 33 IX. Tài liệu tham khảo. 1. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phú về công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. 3. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 15 tháng 11 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước. 4. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 5. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 6. thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Biên hòa, ngày 15 tháng 05 năm 2015 Người thực hiện Lê Thanh Hà

    Quá Trình Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ Và Đề Xuất Nội Dung Xây Dựng Kho Lưu Trữ Tài Liệu Điện Tử / 2023

    Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm, nghiên cứu và triển khai ứng dụng từ rất sớm. Bài viết sẽ lần lượt giới thiệu tới độc giả những ứng dụng của Cục đã được triển khai và hướng đề xuất nội dung xây dựng kho lưu trữ tài liệu điện tử.

        I. QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CNTT) TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

        1. Nghiên cứu, triển khai ứng dụng

        Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm, nghiên cứu và triển khai ứng dụng từ rất sớm. Năm 1989, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức nghiên cứu đề tài cấp nhà nước: “Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia”, Mã số 48A.02.04 do chúng tôi Dương Văn Khảm, nguyên Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước làm chủ nhiệm. Đề tài đã tập trung phân tích đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ, yêu cầu phân loại, xử lý thông tin tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ.

        Kế thừa kết quả nghiên cứu của Đề tài, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiếp tục triển khai các đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, cụ các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ và cấp cơ sở đã được triển khai nghiên cứu như sau:

        – Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư (1992-1996);

        – Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức lưu trữ (1996-1998);

        – Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ (1993-1998);

        – Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ sau cách mạng tháng 8/1945) (1996-1998);

        – Nghiên cứu ứng dụng công nghệ CD-ROM vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (tài liệu Châu bản) (1995-1996);

        – Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ (1998-1999);

        – Nghiên cứu giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu ghi âm trên chúng tôi (1998-1999);

        – Hợp tác với Trung tâm Tin học, Văn phòng Chính phủ xây dựng chương trình quản lý văn thư và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên Lotus Notes (ngày 03 tháng 4 năm 1999 Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ đã ký bản thoả thuận hợp tác phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nước);

        – Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử (2006-2008);

        – Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử (2009-2010);

        – Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số (2010-2012);

        – Nghiên cứu chuẩn dữ liệu trong việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả với tài liệu lưu trữ điện tử (2012-2014);

        – Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam (2013-2015);

        – Xây dựng khung cơ bản của việc quản lý văn bản, tài liệu trong bối cảnh Chính phủ điện tử tại Việt Nam (2018);

        – Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan (2017-2020).

        2. Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và văn bản quy phạm pháp luật

        Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ như sau:

        – Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ;

        – Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28 tháng 4 năm 2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ;

        – Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09 tháng 8 năm 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng Internet;

        – Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 3 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam trên Internet;

        – Công văn số 240/VTLTNN-TTTH ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc chỉ đạo ứng dụng CNTT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học;

        – Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

        – Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

        – Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

        – Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

        – Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

        – Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

        – Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 15 tháng 11 năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy định quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

        – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ (trong đó, Chương II quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử);

        -  Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

        – Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 23 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

        – Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 23 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

        – Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

        Thực hiện hướng dẫn, quy định và kết quả nghiên cứu từ các văn bản, đề tài nghiên cứu nói trên, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã triển khai ứng dụng và đạt được một số kết quả nhất định như sau:

        a) Trang thiết bị phần cứng:

        – Tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia: sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu. Mỗi tủ đĩa có khả năng lưu trữ lớn và có thể mở rộng dung lượng lưu trữ theo yêu cầu sử dụng; trang bị hệ thống lưu trữ có khả năng quản trị và lưu trữ với dung lượng thông tin khoảng 3TB đối với mỗi Trung tâm. Hệ thống đáp ứng yêu cầu quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tại phòng đọc của các Trung tâm;

        – Tại các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử: đã xây dựng hệ thống mạng LAN trang thiết bị phục vụ công việc chuyên môn, hệ thống máy chủ, hệ thống mạng, hệ thống lưu trữ có khả năng quản trị và lưu trữ với dung lượng thông tin khoảng 5TB, đường Leased line với các hệ thống tường lửa (firewall); Sử dụng thiết bị lưu trữ SAN (Storage Area Network) EVA3000. SAN là một mạng riêng gồm các thiết bị lưu trữ được liên kết với nhau và liên kết với máy chủ (hoặc một nhóm các máy chủ) đóng vai trò như các điểm truy nhập trong SAN.

        Bên cạnh việc dùng SAN, tủ đĩa cứng làm thiết bị lưu trữ chính, tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Tin học sử dụng tape storage để backup các dữ liệu với dung lượng lớn. Các dữ liệu lưu trên tape có nhược điểm là tốc độ truy cập chậm hơn so với trên ổ đĩa cứng nhưng bù lại, có thể lưu trữ được dung lượng lớn dữ liệu với chi phí rẻ, cho phép bảo quản lâu dài. Ngoài các giải pháp lưu trữ nói trên, giải pháp lưu trữ khác phổ biến ở Việt Nam là thực hiện lưu trữ trên các đĩa CD, DVD cũng được lựa chọn tại Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Tin học.

        Hệ thống máy chủ

        Mỗi Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho các chương trình ứng dụng.

        Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, các server được chia làm hai nhóm:

        Nhóm thứ nhất là các internal server nằm trong internal LAN (Application Server, Database Server, Storage Server) dùng cho mục đích lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu, phát triển ứng dụng.

        Nhóm thứ hai là các public server. Đây là các server thực hiện giao tiếp trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng. Các server loại này gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server.

        b) Hệ thống phần mềm:

        Các chức năng chính được tin học hoá:

        – Công tác thu thập tài liệu (nguồn nộp lưu, tài liệu nộp lưu);

        – Quản lý xuất, nhập tài liệu giữa các phòng: phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu; phòng Bảo quản tài liệu; phòng Chỉnh lý tài liệu; phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;

        – Quản lý độc giả, quản lý các quá trình đăng ký mượn, duyệt, thu phí, trả tài liệu;

        – Quản lý các quá trình cập nhật, truyền, nhận dữ liệu, đồng bộ hoá dữ liệu giữa các đơn vị cập nhật dữ liệu với phòng Tin học và Công cụ tra cứu thuộc các Trung tâm Lưu trữ quốc gia với Trung tâm Tin học;

        – Quản lý các loại hình tài liệu: tài liệu hành chính; tài liệu phim, ảnh; tài liệu ghi âm; tài liệu xây dựng cơ bản trên cùng một hệ thống thống nhất;

        – Quản trị hệ thống;

        – Quản lý các quá trình sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu, an toàn và xác thực thông tin;

        – Lập các báo cáo phục vụ công tác quản lý.

        Hiện nay, phần mềm đã được triển khai tại: Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử; Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV, đã phục vụ khai thác, sử dụng tại phòng đọc của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

        c) Cơ sở dữ liệu:

    TT

    Tên cơ sở dữ liệu

    Số lượng 

    Dung lượng (MB)

    Bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia

    Trang ảnh

    Ghi âm

    (Giờ)

    1

    Châu bản Triều Nguyễn

    353836

    36800

    TTLTQG I

    2

    Địa bạ Triều Nguyễn

    694000

    92900

    TTLTQG I

    3

    Nha kinh lược Bắc kỳ

    367310

    50200

    TTLTQG I

    4

    Nha huyện Thọ Xương

    67210

    5780

    TTLTQG I

    5

    Toàn quyền Đông dương

    564000

    108000

    TTLTQG I

    6

    Thống sứ Bắc kỳ

    600000

    115000

    TTLTQG I

    7

    Tài liệu ghi âm

    400

    TTLTQG II

    8

    Đĩa hát

    520

    TTLTQG II

    9

    Phông hội đồng Quân nhân cách mạng

    8540

    TTLTQG II

    10

    Phông ủy ban Lãnh đạo quốc gia

    4978

    TTLTQG II

    11

    Phông phủ Thủ tướng VNCH

    148000

    TTLTQG II

    12

    Quốc hội

    7.201

    449536

    (439Gb)

    TTLTQG III

    13

    Ảnh

    1.117.292

    1048576

    (1024Gb)

    TTLTQG III

    14

    Bản dập tài liệu Mộc bản Triều Nguyễn

    55.324

    TTLTQG IV

    Tổng cộng

    3.925.221

    8.121

    1.906.792

     

    Ths. Lê Văn Năng (Giám đốc Trung tâm LTQG tài liệu điện tử)

    Theo: https://luutru.gov.vn/

    Bạn đang đọc nội dung bài viết Đề Tài: Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Trong Trường Học / 2023 trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!