Đề Xuất 11/2022 # 21 Cách Sử Dụng Tính Năng Paste Trong Excel / 2023 # Top 13 Like | Photomarathonasia.com

Đề Xuất 11/2022 # 21 Cách Sử Dụng Tính Năng Paste Trong Excel / 2023 # Top 13 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về 21 Cách Sử Dụng Tính Năng Paste Trong Excel / 2023 mới nhất trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Lệnh Paste Special xuất hiện ở hầu hết các ứng dụng văn phòng, nhưng có lẽ người dùng Excel vẫn được hưởng lợi từ lệnh này nhiều nhất. Sử dụng tính năng cơ bản này – cũng như các lựa chọn Paste khác – người dùng có thể thực hiện một số tác vụ thông thường cùng một số vấn đề phức tạp hơn. Những thủ thuật này rất dễ thực hiện và chắc chắn bạn sẽ sử dụng chúng nhiều hơn trước đây một khi đã biết tới chúng.

Trong Excel 2007 và 2010, Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home. Trong Excel 2003, Paste Special trong menu Edit. Đối với những ai hay dùng phím tắt, chúng tôi có một bảng ở cuối bài, bao gồm những phím tắt để thực hiện hành động phổ biến.

1. Copy chiều rộng của cột

Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích thêm, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:

Chọn một ô trong cột mục tiêu.

Ở thẻ Home, kích vào lựa chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep Source Column Widths. Lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa khi bạn sử dụng Excel 2007: Chọn PasteSpecial từ menu Paste dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa chọn Column Widths trong mục Paste và kích OK.

Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.

2. Thực hiện các phép tính

Người dùng có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia. Chỉ cần điền số rồi nhấn [Ctrl] + C. Sau đó, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.

Người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị. Sử dụng quá trình tương tự như bên trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một như bên trên. Excel sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ, nó chỉ thực hiện các phép tính lần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy.

3. Dán với phép tính

Bạn đã bao giờ muốn sao chép một số vào một ô mới, đồng thời thực hiện tính toán trên số đó cùng một lúc chưa? Hầu hết mọi người sẽ sao chép số vào một ô mới và sau đó nhập công thức để thực hiện phép tính.

Bạn có thể loại bỏ bớt bước thừa đó bằng cách thực hiện tính toán trong quá trình dán.

Bắt đầu với một bảng có chứa các số bạn muốn thực hiện phép tính trên. Trước tiên hãy chọn tất cả các ô ban đầu và nhấn Control+ C để sao chép. Dán các ô đó vào cột đích nơi bạn muốn xuất kết quả.

Tiếp theo, chọn phạm vi ô thứ hai bạn muốn thực hiện phép tính trên và nhấn Control+ C để sao chép. Chọn lại phạm vi đích, nhấp chuột phải và chọn Paste Special.

Trong cửa sổ Paste Special, bên dưới Operation, chọn thao tác bạn muốn thực hiện trên hai số. Nhấn OK và kết quả sẽ xuất hiện trong các ô đích.

Đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện các phép tính nhanh trong bảng tính mà không cần sử dụng các ô bổ sung chỉ để thực hiện những phép tính nhanh.

4. Hoán đổi cột thành hàng

Thủ thuật dán hữu ích nhất trong số tất cả các mẹo được đề cập ở bài viết này là hoán đổi một cột thành một hàng. Mẹo này đặc biệt hữu ích khi bạn có một trang tính với các mục theo chiều dọc (dạng cột) và muốn sử dụng nó làm tiêu đề trong một trang tính mới.

Đầu tiên, highlight và sao chép (sử dụng Control+ C) cột chứa các ô bạn muốn chuyển đổi thành một hàng trong trang tính mới.

Chuyển sang một trang tính mới và chọn ô đầu tiên. Nhấp chuột phải và chọn biểu tượng hoán đổi trong Paste Options.

Thao tác này dán cột ban đầu vào bảng mới dưới dạng một hàng.

Phương pháp này rất nhanh chóng, dễ dàng và loại bỏ những rắc rối khi phải sao chép và dán các ô riêng lẻ.

5. Copy định dạng

Hầu hết chúng ta sử dụng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ổ khác hoặc sang một hàng nào đó. Tuy nhiên, khi sử dụng Format Painter có đôi chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng. Dưới dây là cách sử dụng Paste Special để thay thế:

Với cột hoặc hàng đã chọn, chọn Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard. Excel 2007 yêu cầu thêm một bước phụ nữa: Chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down, kích Formats trong mục Paste và kích OK.

6. Copy định dạng biểu đồ

Người dùng có thể phải mất nhiều công sức để định dạng cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại phải thực hiện lại tất cả công việc tương tự với loại dữ liệu khác. Trong trường hợp này, đừng nên tái định dạng lại biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special. Giả thuyết này cũng tương tự như cách số 5, nhưng các bước thực hiện có đôi chút khác biệt:

Excel phản ứng khác biệt khi copy định dạng biểu đồ, nhưng nó có thể dễ dàng hoàn thành tác vụ.

7. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống

Sử dụng lựa chọn Skip Blanks, bạn có thể thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua những ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Nói theo cách khác, nếu có một ô trống trong dữ liệu gốc và một giá trị trong dãy cần paste tương ứng, lựa chọn này không thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống. Bạn có thể sử dụng nó với tất cả các lựa chọn khác:

Chọn ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích.

Từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special.

Excel sẽ không ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống.

8. Copy Data Validation

Sau khi bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, có thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối với ô hoặc dãy khác. Tin tốt là bạn không phải thực hiện lại toàn bộ các bước bên trên. Sử dụng Paste Special, bạn chỉ việc copy lại là được:

Thiết lập Data Validation có thể gây nhàm chán và tốn thời gian; Paste Special là cách dễ dàng hơn nhiều!

9. Xóa văn bản trên Web

Khi copy văn bản từ Web, bạn có thể gặp rắc rối bởi Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. Nhìn chung, đây không phải là điều bạn muốn. Nếu bạn đã kích hoạt tính năng Excel’s Show Paste Options (có trong bảng Advanced của hộp thoại Excel Options), bạn sẽ thấy icon Clipboard ngay lập tức sau khi dán đoạn văn bản vào trong bảng tính. Người dùng có thể chọn Match Destination Formatting từ menu Clipboard dạng drop-down để loại bỏ những định dạng không cần thiết.

Nếu đang sử dụng Excel 2010, chắc hẳn bạn sẽ thấy thích khi sử dụng giải pháp Paste Special này:

Copy đoạn văn bản từ trên Web.

Trong Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản.

Sử dụng lựa chọn này để copy dữ liệu ngoài, không chỉ văn bản Web vào Excel.

10. Paste quy chiếu

Người dùng có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng. Ví dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1. Thông thường, chúng ta sử dụng những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức lớn hơn. Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu một ô với chính nó. Paste Link có thể giúp khi quy chiếu nhiều ô:

Sử dụng Paste Link nhanh hơn so với việc quy chiếu thủ công.

Phím tắt cho những hành động Paste:

11. Sao chép kết quả công thức

Một trong những điều khó chịu nhất đối với thao tác sao chép và dán trong Excel là khi bạn cố gắng sao chép và dán kết quả của các công thức. Điều này là do, khi bạn dán kết quả công thức, công thức sẽ tự động cập nhật sang ô mà bạn đã dán nó vào.

Bạn có thể ngăn điều này xảy ra và chỉ sao chép các giá trị thực tế bằng một thủ thuật đơn giản.

Chọn các ô có giá trị bạn muốn sao chép. Bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào và chọn Copy từ menu pop-up.

Bấm chuột phải vào ô đầu tiên trong phạm vi bạn muốn dán các giá trị. Chọn biểu tượng Values từ menu pop-up.

Thao tác này sẽ chỉ dán những giá trị (không có công thức) vào các ô đích.

Việc này loại bỏ tất cả sự phức tạp xảy ra khi bạn sao chép và dán các ô công thức trong Excel.

12. Sao chép công thức mà không thay đổi tham chiếu

Nếu muốn sao chép và dán các ô, đồng thời vẫn giữ những công thức trong đó, bạn cũng có thể làm điều này. Vấn đề duy nhất với việc dán các công thức theo cách này là Excel sẽ tự động cập nhật tất cả các ô được tham chiếu ở nơi bạn dán chúng.

Highlight tất cả các ô có chứa những công thức bạn muốn sao chép. Chọn menu Home, nhấp vào biểu tượng Find & Select trong nhóm Editing và chọn Replace.

Trong cửa sổ Find and Replace, nhập = trong trường Find what và # trong trường Replace with. Chọn Replace All, rồi nhấp vào Close.

Điều này sẽ chuyển đổi tất cả các công thức thành văn bản với dấu # ở phía trước. Sao chép tất cả các ô này và dán chúng vào nơi mà bạn muốn.

Tiếp theo, highlight tất cả các ô trong cả hai cột. Giữ phím Shift và highlight tất cả các ô trong một cột. Sau đó giữ phím Ctrl và chọn tất cả các ô trong cột đã dán.

Với tất cả các ô vẫn được highlight, lặp lại quy trình tìm kiếm và thay thế ở trên. Lần này, nhập # vào trường Find what và = trong trường Replace with. Chọn Replace All rồi nhấn Close.

Khi việc sao chép và thay thế được thực hiện, cả hai phạm vi sẽ chứa những công thức giống nhau mà không dịch chuyển các tham chiếu.

Quy trình này có vẻ giống như những thao tác thừa, nhưng nó là phương pháp đơn giản nhất để ghi đè các tham chiếu được cập nhật trong những công thức được sao chép.

13. Tránh sao chép các ô ẩn

Một phiền toái phổ biến khác khi sao chép và dán trong Excel là các ô ẩn sẽ gây cản trở khi bạn thực hiện thao tác. Nếu chọn và dán các ô đó, những ô ẩn này sẽ xuất hiện trong phạm vi bạn dán chúng.

Nếu bạn chỉ muốn sao chép và dán các ô được hiển thị, hãy chọn các ô này. Sau đó trong menu Home, chọn Find & Select, rồi nhấn vào Go To Special từ menu drop-down.

Trong cửa sổ Go To Special, kích hoạt các ô Visible cells only, rồi nhấn OK.

Bây giờ nhấn Control+ C để sao chép các ô. Nhấp vào ô đầu tiên nơi bạn muốn dán và nhấn Control+ V.

Thao tác này sẽ chỉ dán các ô có thể nhìn thấy.

Lưu ý: Dán các ô vào một cột trong đó toàn bộ dòng thứ hai bị ẩn sẽ thực sự ẩn ô hiển thị thứ hai mà bạn đã dán.

14. Dán cùng công thức vào các ô còn lại trong phạm vi

Nếu bạn đã nhập công thức vào ô trên cùng bên cạnh một loạt các ô đã được điền, thì có một cách dễ dàng để dán cùng công thức vào các ô còn lại.

Cách điển hình mà mọi người thực hiện là nhấp và giữ handle ở phía dưới bên trái của ô đầu tiên và kéo xuống phía dưới cùng của phạm vi. Thao tác này sẽ điền vào tất cả các ô và cập nhật tham chiếu ô trong những công thức tương ứng.

Nhưng nếu bạn có hàng ngàn dòng, thao tác kéo xuống phía dưới có thể hơi khó khăn.

Thay vào đó, hãy chọn ô đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và di chuyển handle phía dưới bên phải trên ô đầu tiên cho đến khi bạn thấy hai đường thẳng song song xuất hiện.

Nhấp đúp chuột vào handle gồm hai đường song song này để điền đến cùng của cột nơi có dữ liệu ở bên trái.

Kỹ thuật này giúp điền vào các ô xuống một cách nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lý các bảng tính lớn.

15. Copy bằng cách sử dụng thao tác kéo và thả

Một phương pháp tiết kiệm thời gian khác là sao chép một nhóm các ô bằng cách kéo và thả chúng trên trang tính. Nhiều người dùng không nhận ra rằng bạn có thể di chuyển các ô hoặc phạm vi chỉ bằng cách nhấp và kéo.

Hãy thử điều này bằng cách highlight một nhóm các ô. Sau đó di con trỏ chuột lên cạnh của các ô đã chọn cho đến khi nó thay đổi thành hình dấu thập.

Nhấp chuột trái và giữ chuột để kéo các ô đến vị trí mới.

Kỹ thuật này thực hiện hành động tương tự như sử dụng Control+ C và Control+ V để cắt và dán các ô, nhưng sẽ giúp bạn bỏ bớt được một vài tổ hợp phím.

16. Sao chép từ ô phía trên

Một mẹo nhanh khác để bớt phải sử dụng các tổ hợp phím là lệnh Control+ D. Nếu bạn đặt con trỏ bên dưới ô muốn sao chép, chỉ cần nhấn Control+ D và ô bên trên sẽ được sao chép và dán vào ô đã chọn.

Control+ Shift+ ' cũng thực hiện hành động tương tự.

17. Sao chép từ ô bên trái

Thay vào đó, nếu bạn muốn làm điều tương tự nhưng từ ô bên trái, chỉ cần chọn ô bên phải và nhấn Control+ R.

Thao tác này sẽ sao chép ô bên trái và dán nó vào ô bên phải, chỉ với một lần nhấn phím!

18. Sao chép toàn bộ trang tính

Nếu bạn muốn làm việc với bảng tính nhưng không muốn làm hỏng trang tính gốc, sao chép trang tính là cách tiếp cận tốt nhất.

Thực hiện điều này khá dễ dàng. Đừng liên tục nhấp chuột phải và chọn Move hoặc Copy. Hãy tiết kiệm một vài lần nhấn phím bằng cách giữ phím Control, nhấp chuột trái vào tab trang tính và kéo nó sang phải hoặc bên trái.

Bạn sẽ thấy một biểu tượng trang tính nhỏ xuất hiện cùng với dấu +. Nhả chuột và trang tính sẽ được sao chép tới nơi bạn đặt con trỏ chuột.

19. Lặp lại các giá trị đã điền từ những ô bên trên

Nếu bạn có một loạt các ô muốn kéo xuống dưới trong một cột và lặp lại các giá trị đó, thì việc thực hiện rất đơn giản.

Chỉ cần highlight các ô mà bạn muốn lặp lại. Giữ phím Control, bấm chuột trái vào góc dưới bên phải của ô dưới cùng và kéo xuống số lượng ô mà bạn muốn lặp lại.

Thao tác này sẽ điền vào tất cả các ô bên dưới các ô được sao chép theo kiểu lặp lại những giá trị bên trên.

20. Dán toàn bộ cột hoặc hàng trống

Một mẹo khác để bớt phải sử dụng các tổ hợp phím là thêm những cột hoặc hàng trống.

Phương pháp điển hình mà người dùng sử dụng để thực hiện việc này là nhấp chuột phải vào hàng hoặc cột nơi họ muốn để trống và chọn Insert từ menu.

Một cách nhanh hơn để làm điều này là highlight các ô tạo thành hàng hoặc cột dữ liệu mà bạn cần để trống.

Giữ phím Shift, nhấp chuột trái vào góc dưới bên phải của vùng chọn và kéo xuống (hoặc sang phải nếu bạn chọn một phạm vi cột).

Thả chuột trước khi bạn nhả phím Shift.

Thao tác này sẽ giúp bạn chèn thêm các khoảng trống.

21. Dán một ô đơn nhiều lần

Nếu có một ô dữ liệu mà bạn muốn sao chép sang nhiều ô khác, bạn có thể sao chép ô này, rồi sau đó dán nó lên bao nhiêu ô tùy thích. Chọn ô bạn muốn sao chép và nhấn Control+ C để copy.

Sau đó chọn bất kỳ phạm vi ô nào bạn muốn sao chép dữ liệu.

Thao tác này sẽ sao chép ô đó sang bao nhiêu ô tùy thích.

Sử dụng tất cả 21 mẹo và thủ thuật ở trên sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với bảng tính Excel.

Sử Dụng Paste Trong Excel, Dùng Paste Special Di Chuyển Dữ Liệu Trong / 2023

Paste trong Excel không đơn thuần chỉ là copy từ một dữ liệu nào đó và sao chép sang mộ dữ liệu khác mà việc sử dụng Paste trong Excel đem lại rất nhiều chức năng năng khác nữa. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn những ai đang sử dụng Excel cách dùng paste trong Excel và các chức năng đem lại.

Khi học excel, chắc chắn bạn đã trải qua bài học về cách sử dụng Paste trong Excel, và trong đó, chắc hẳn sẽ để ý có một dòng lệnh là Paste Special, vậy Paste Special có khác gì so với Paste thông thường trong Excel mà khi học Excel bạn chưa nắm rõ hay không?

Hướng dẫn sử dụng tính năng Paste trong Excel

Hơn thế nữa, liệu Paste Special liệu sẽ đem lại lợi ích gì cho người sử dụng hay việc sử dụng Excel của bạn có nhanh hơn không, tất cả sẽ được làm rõ với các tính năng mà chúng tôi liệt kê ra sau đây, giúp bạn có cái nhìn mới về việc sử dụng Paste trong Excel.

Bước 4: Bạn thấy toàn bộ bảng đã chuyển sang in đậm và có màu đỏ, như vậy bạn đã hoàn tất quá trình copy định dạng mà không làm mất dữ liệu.

2. Thực hiện phép tính

Khi bạn copy một ô kết quả đã bao gồm các công thức nhập vào, vậy làm thế nào để dòng tiếp theo Excel sẽ tự hiểu là bạn đang tính giống dòng trên mà ban nhập công thức. Tất nhiên chúng ta sẽ không sử dụng cách kéo thả kết quả để hệ thống tự tính toán rồi. Ở đây chúng ta sẽ sử dụng Paste Special.

Bước 1: Như trong đề bài, chúng ta sẽ Ctrl + C(Copy) ô F6 tức là tổng của giá trị đầu tiên

Bước 3: Ngay lập tức chúng ta sẽ thấy kết quả của ô phía dưới đã tự động tính tổng sau khi quy chiếu y hệt dòng đầu tiên.

Nhưng như đã nói, ví dụ trên rất đơn giản và giúp bạn hiểu cách sử dụng Paste trong Excel khi muốn Thực hiện phép tính. Bạn có thể áp dụng chúng cho những bảng tính, cột tính có đơn vị lớn hơn bảng ví dụ trên.

3. Copy chiều rộng của cột

Đây là một trong những cách dùng paste trong Excel khá phổ biến, với cách paste thông thường chúng ta sẽ không thể copy cả chiều dài, rộng của cột mới mà phải tuân theo chỉ số cột mới. Cách để giúp bạn có một bản sao mới y hệt với các bản sao cũ là copy chiều rộng sử dụng Paste Special.

Bước 3: ngay lập tức, bạn sẽ có một bản sao hoàn hảo vô cùng với tính năng trên Paste Special rồi đấy.

4. Hoán đổi dữ liệu

Hoán đổi dữ liệu là cách bạn thay đổi dữ liệu theo chiều khác nhau. Từ chiều ngang sang dọc và ngược lại. Việc hoán đổi được sử dụng với nhiều mục đích, tuy nhiên trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách trực quan nhất về công cụ này khi sử dụng Paste trong Excel.

Bước 3: ngay lập tức, bạn sẽ thấy dữ liệu hàng ngang đã được chuyển về dọc rồi đấy, đây quả thực là 1 trong những công dụng rất hay của Paste Special phải không.

Bước 1: Có 2 ảnh với 2 kiểu hiển thị biểu đồ khác nhau, dữ liệu khác nhau. Nhiệm vụ của chúng ta là copy định dạng bên trái sang cho bên phải mà không làm thay đổi giữ liệu bên phải.

Bước 2: Nếu chúng ta sử dụng Copy and Paste thông thường làm, bạn sẽ thấy ở bảng bên phải không thay đổi được định dạng, mà còn bị gộp thêm cả dữ liệu.

Bước 4: Kết quả sẽ như hình dưới, biểu đồ bên phải vẫn giữ nguyên được giữ liệu mà hình dạng đã thay đổi.

6. Thay thế các công thức bằng kết quả đã tính toán

Thật khó để mô tả chính xác cho bạn biết công dụng của cách làm này để làm gì, nhưng bạn hoàn toàn có thể hình dung cách sử dụng Paste trong Excel dưới vị dụ sau đây, liệu nó có gì khác so với thông thường.

Bước 2: Nếu sử dụng cách copy, paste thông thường. Sau khi thực hiện tpanf bộ giá trị trả về #Value! lỗi.

Bước 4: Kết quả chúng ta vừa thay thế một cột trong công thức bằng chính kết quả đã tính, như vậy loại bỏ hoàn toàn công thức trong đợt sao chép và tạo nên tổng mới với công thức vẫn giữ như cũ.

Tính năng này rất hay được sử dụng trong việc thay thế dãy hàm RAND() với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Tất nhiên RAND() không phải là một hàm được sử dụng nhiều.

7. Copy data Validation

Tính năng Data Validation trong Excel giúp bạn quản lý các cột, bảng dữ liệu rất tốt. Bạn lập ra rất nhiều quy tắc cho chúng nhưng làm thế nào để áp dụng các quy tắc tương tự đó cho một bản tính mới hoặc một cột mới?

Tiếp theo đó là mộ cột có chức danh các phòng ban trong công ty. Đề bài đặt ra làm thế nào để đổi chức danh từ cột này sang cột kia ?

Lưu ý: khi được set Dât Validation, bạn sẽ không thể chỉnh sửa trực tiếp vào ô.

Bước 4: Ngay lâp tức chúng ta đã thấy mọi thiết lập của bảng bên trái đã có thể sử dụng cho bảng bên phải rồi đấy.

8. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống

Tính năng Skip Blanks, cho phép bạn thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua các ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Như vậy bạn sẽ chẳng cần ô giá trị dữ liệu gốc mà vẫn hoàn thành phép tính, không gây ra lỗi. Mặc dù phương pháp này rất ít khi được áp dụng cũng như rất khó để triển khai trên mô hình lớn, tuy nhiên đây cũng là một trong những tính năng rất hay của Paste Special được bổ sung vào.

Bước 1: Hãy tưởng tượng chúng ta có một bảng dữ liệu với rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, vậy làm thế nào để copy từ dữ liệu cột này sang cột khác mà không hề gây lỗi cho dù cùng định dạng hay khác định dạng.

Bước 1: Ở đây chúng ta có 1 bàng dữ liệu, yêu cầu ở đây là tham chiếu toàn bộ cột Họ và tên xuống phía dưới, vậy ta sẽ làm thế nào?

Bước 2: Trong qua trình copy bạn sẽ dính không ít lỗi định dạng, các loại kích thước.

Bước 4: Kết quả hiện ra ngay chính là cột họ và tên, mặc dù Paste quy chiếu được áp dụng nhiều hơn cho tính toán nhưng qua ví dụ trên chắc hẳn các bạn đã hiểu thêm các sử dụng công cụ này. Và với các dữ liệu không có sẽ trả về giá trị 0.

10. Xóa văn bản trên web, trên các chương trình khác

Sẽ rất khó chịu khi bạn copy dữ liệu từ web, hay từ các chương trình khác mà phải dữ nguyên định dạng, kích thước của chúng vào bảng Excel. Có một cách giúp bạn loại bỏ toàn bộ các điều trên, bắt dữ liệu copy phải theo định dạng bạn đang để, hoặc ít nhất là theo định dạng Excel.

Bước 1: Ở đây chúng ta có 1 bảng chia ra làm 2 kết quả copy với kiểu thường và kiểu Paste đặc biệt.

Bước 2: Ở kiểu bình thường, văn bản vẫn được giữ nguyên kích thước, Font UTM Avo mà chúng tôi sử dụng trước đó.

Bước 4: Font chữ đã được đặt mặc định trở về Calibri, khác hẳn với kiểu trên.

Vậy tính năng này có ích gì cho ban. Hãy tưởng tượng khi bạn copy một đoạn dài trang web, có thể lên đến vài nghìn chữ với vô số định dạng màu sắc. Rất khó để có thể cho chúng về một quy chuẩn trong Excel. Tính năng này trong Word thì lại rất dễ dàng hơn, do đó công cụ Paste Special sẽ giúp bạn giải quyết việc này.

Cách Sử Dụng Hàm Sum Để Tính Tổng Trong Excel / 2023

SUM là một hàm Excel phổ biến và rất hữu dụng, đồng thời cũng là một hàm số học cơ bản. Như cái tên của nó, hàm SUM dùng để tính tổng trong Excel. Và các tham số có thể là tham số đơn lẻ hoặc những dãy ô. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng hàm SUM để tính tổng trong Excel, những lỗi thường gặp khi tính tổng bằng SUM và cách khắc phục.

Đây là những nội dung chính trong bài viết này:

Định nghĩa hàm SUM trong Excel

Excel định nghĩa SUM là một phép tính “tổng tất cả các số trong dãy ô”. Nghĩa là hàm SUM có nhiệm vụ tính tổng số những con số và tham số có trong các ô và dãy ô.

Cấu trúc của hàm SUM

Hàm SUM có hai cấu trúc do đó có thể được viết theo hai cách:

=SUM(num1,num2, … num_n). Ở đây ” num1,num2, … num_n” biểu thị cho những số chúng ta sẽ tính.

=SUM(CellRange1,CellRange2,…CellRange_n). Trong đó:“CellRange1,CellRange2,… CellRange_n” là những cột số.

Những chú ý trong phép tính SUM:

Hàm SUM có thể tính số thập phân và phân số.

Trong phép tính SUM: =SUM(num1,num2, … num_n), nếu bạn nhập tham số “num” không phải là số thì hàm SUM sẽ hiện thị lỗi #Name? Error.

Và tương tự như vậy, ở phép tính =SUM(CellRange1,CellRange2, …CellRange_n) chứa nội dung không phải số thì hàm SUM sẽ bỏ qua giá trị đó.

Hàm SUM không phải là dạng hàm động lực học. Vì vây, nếu bạn sử dụng phép tính SUM vào dãy các ô rồi lọc ra một vài giá trị nào đó thì đầu ra của phép tính SUM sẽ không thay đổi theo gía trị gần nhất. Do đó tốt hơn hết, bạn nên dùng hàm Subtotal cho trường hợp này.

Những ví dụ về hàm SUM

1. Ví dụ 1, tổng các số nguyên: =SUM(10,11,19) nghĩa là cộng các số 10,11,19 và 40 là kết quả 40.

2. Ví dụ 2, tổng các số thập phân: =SUM(10.2,9.6,2,4), đơn giản là phép tính cộng của 10,2+9.6+2.4 và cho kết quả 25.8.

3. Ví dụ 3, tổng các số phân số: =SUM(4/2,8/2). Phép tính cộng các số 4/2 và 8/2 và kết quả là 6.

4. Ví dụ 4, hàm SUM bị lỗi do có chứa nội dung không phải số và đó cũng là lý do phép tính cho ra #Name? Error.

5. Sử dụng dạng thứ hai của hàm SUM [=SUM(B2:B10)] để tính tổng cho các số trong dãy số (B2:B10) thay cho các tham số và cho ra kết quả 60.

Rút gọn của phép tính SUM:

Thay vì viết phép tính theo cách đơn thuần, bạn có thể sử dụng cách sau:

Đầu tiên, lựa chọn dãy số rồi ấn ” Alt +” và kết quả sẽ hiển thị ở ô tiếp theo.

Sử dụng các phép toán khác trong phép tính SUM

Các phép tính khác như (+, – , / và *) có thể được dùng trong hàm SUM. Ví dụ như =SUM(2*4) và hàm SUM sẽ cho ra là 8. Tương tự như vậy với các phép tính còn lại.

Trên thực tế, hàm SUM sẽ xử lý tất cả các tập hợp số bao gồm cả dãy số hoặc phép tính. Vì vậy, điều đầu tiên nó sẽ đánh giá kết quả của phép toán vá nếu không có gì khác biệt thì sẽ cho ra kết quả.

Sử dụng Hàm SUM cùng với những hàm khác

=SUM(A2:L2)/COUNTA(A2:L2)

2. SUM của A2:L2 chia cho số tháng trong năm trong A2:L2 không tính ô bị bỏ trống.

Sử dụng hàm SUM trên nhiều trang tính

=Sheet1!A1+Sheet2!A1+Sheet3!A1

Do vậy, vấn đề này sẽ trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng hàm SUM 3D:

=SUM(Sheet1:Sheet3!A1)

Hàm SUM đã tính tổng các ô A1 có trong tất cả các trang từ 1 đến 3.

Cách này rất hữu ích để tính từng trang đơn của những tháng (tháng 1 đến tháng 12).

=SUM(January:December!A2) đã cộng tất cả ô A2 ở từng trang từ tháng 1 đến tháng 12

Phương pháp 3D này cũng được sử dụng tương tự như vậy trong các hàm AVERAGE, MIN, MAX,…

Các vấn đề thường gặp và cách giải quyết:

Trường hợp 1: Hàm SUM hiển thị #####.

Hãy kiểm tra độ rộng cột, vì ##### thông báo không đủ chỗ trống để hiện thị kết quả.

Trường hợp 2: Hàm SUM hiển thị chữ và không ra kết quả. Hoặc chỉ hiện số nhưng không phải số thập phân.

Kiểm tra lại định dạng của cột. Hãy vào Format và chọn Number để lựa chọn dạng bạn muốn. Nếu sau khi định dạng, ô hiển thị chữ không thay đổi, bạn nên ấn F2 và enter.

Trường hợp 3: Hàm SUM không câp nhật.

Bạn phải chắc chắn rằng Calculation được đặt ở chế độ Automatic. Đầu tiên vào Formula, chọn tùy chỉnh Calculation. Sau đó ấn F9 để trang tự động cập nhật.

Trường hợp 4: Một vài giá trị không được sử dụng trong hàm SUM.

Chỉ có giá trị hoặc dãy có chứa số mới được đặt ở trong hàm. Những ô trống, hàm logic, hoặc chữ sẽ bị loại bỏ.

Trường hợp 5: Hàm cho ra kết quả #NAME? Error.

Đã có lỗi chính tả ở đây. Ví dụ, =sume(A1:A10) thay vì =SUM(A1:A10).

Hàm If Trong Excel, Cách Sử Dụng Hàm If Trong Excel. / 2023

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến và quan trọng trong tính toán với excel. Hàm này giúp người dùng yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng.

Trong bài viết này, Học Excel Cơ Bản sẽ giúp bạn tìm hiểu về cú pháp và cách dùng phổ biến của hàm IF trong Excel.

1. Chức năng của hàm IF trong Excel

Hàm IF là một trong những hàm logic giúp người dùng kiểm tra một điều kiện nhất định và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là TRUE hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE.

2. Cú pháp của hàm IF trong Excel.

Trong đó:

Logical_test (bắt buộc): Là một giá trị hay biểu thức logic trả về giá trị (đúng) hoặc (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.

Value_if_true (không bắt buộc): Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn.

Value_if_false (không bắt buộc): là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn.

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số nhưng chỉ tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc. Để hiểu hơn về cách dùng hàm IF mời bạn quan sát những ví dụ bên dưới.

3. Hướng dẫn sử dụng hàm IF trong Excel.

3.1. Sử dụng hàm IF cho dạng số.

Trong đó:

E4: Là giá trị cần so sánh (Điểm thi của học sinh có mã là M01).

“Đỗ”: Giá trị trả về của hàm nếu biếu thức so sánh trả về là đúng.

“Thi lại” : Giá trị trả về của hàm IF nếu biểu thức so sánh trả về là sai.

Ý nghĩa công thức: Nếu E4 (điểm thi của học sinh mã M01) lớn hơn hoặc bằng 5 thì kết quả trả về của hàm IF là Đỗ, còn nếu E4<5 thì kết quả trả về của hàm IF là Thi lại.

Sau khi nhập công thức cho ô F4, ta kéo xuống copy công thức cho những học sinh còn lại. Hoàn tất ta sẽ được kết quả như hình sau:

Hình 2: Hàm IF trong Excel.

3.2. Sử dụng hàm IF trong văn bản.

Nhìn chung, khi viết công thức hàm IF để so sánh văn bản chúng ta thường so sánh bằng hoặc không bằng đối với các chuỗi kí tự.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu các sản phẩm gồm Sản phẩm, Xuất xứ và Thuế. Chúng ta cần hoàn thiện cột thuế với yêu cầu là: Nếu là sản phẩm xuất xứ từ Việt Nam thì thuế bằng 0, còn nếu là sản phẩm nhập khẩu thì thuế là 10%.

Hình 3: Hàm IF trong Excel.

Để điền thuế cho sản phẩm đầu tiền, tại ô D4 ta nhập công thức: =IF( C4=”Việt Nam”,0,10% )

Trong đó:

C4=”Việt Nam”: Biếu thức so sánh xuất xứ của sản phẩm đầu tiên có phải từ Việt Nam không?

0: Giá trị trả về của hàm nếu biếu thức so sánh trả về là đúng.

10%: Giá trị trả về của hàm IF nếu biểu thức so sánh trả về là sai.

Ý nghĩa công thức: Nếu C4 (Xuất xứ của sản phẩm đầu tiên) là Việt Nam thì kết quả trả về của hàm IF là 0, còn nếu C4 khác “Việt Nam” thì kết quả trả về của hàm IF là 10%.

Sau khi nhập công thức cho ô C4, ta kéo xuống copy công thức cho những học sinh còn lại. Hoàn tất ta sẽ được kết quả như hình sau:

Hình 4: Hàm IF trong Excel.

4. Lưu ý khi sử dụng hàm IF trong Excel.

4.1. Hàm IF không phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Cũng giống như phần lớn những hàm khác, hàm IF được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm IF.

Ví dụ khi so sánh một ô nào đó với “Hà Nội” thì hàm IF sẽ hiểu Hà Nội, hà nội, HÀ NỘI, … là như nhau.

4.2. Lưu ý sử dụng hàm IF khi bỏ trống giá trị trả về.

Mặc dù hai biến cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất về cách sử dụng hàm IF.

Hình 5: Hàm IF trong Excel.

Đối với value_if_false cũng tương tự như với value_if_true.

Video hướng dẫn. Gợi ý học tập mở rộng.

Trọn bộ khoá học Excel cơ bản miễn phí: Học Excel cơ bản

Bạn đang đọc nội dung bài viết 21 Cách Sử Dụng Tính Năng Paste Trong Excel / 2023 trên website Photomarathonasia.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!